浅谈新闻资料库的数字化建设与管理

徐雅琴

(中国人民大学　新闻学院，北京　100872)



浅谈新闻资料库的数字化建设与管理

徐雅琴

(中国人民大学新闻学院，北京100872)

随着媒体的信息化和数字化日益发展，新闻院系的新闻资料库的建设日渐引起重视。该文探讨了新闻资料库的数字化建设流程，以及如何进行数字化的加工和信息化的开发，最终促进资料库的开发和网络共享，使资料库在教学和培训中发挥作用，并能与同行进行交流，有利于新闻资料的传播和研究。同时，还探讨了在新闻资料库的管理中，需要加强管理意识，进行相关的技术培训，培养复合型的管理和技术人才，以迎接未来新闻资料库建设的各种挑战。

新闻资料库；数字化建设；资料库共享；资料库管理

和专业媒体集团的资料库相较，新闻院系的各类图文、影像等数据资料规模不算大，但丰富的课程案例资料对今后的教学研究能起到参考和借鉴作用，一些有特色的珍贵的影像资料、文物资料在未来也会具有历史价值、社会价值甚至经济价值。鉴于此，新闻院系的资料库建设是很有必要的。截至2015年，大多数高校的新闻院系还没有成立专门的新闻资料库，发展也较为缓慢。

随着媒体的信息化和数字化日益发展，人们接触的媒体世界不再只是纸质的和平面的，而是数字化的和多媒体的。“大数据”和“云数据”也被广泛提及，各行各业的信息化数据从以前的毫不起眼到现在逐渐被发掘出了社会的、经济的价值。受到“大数据”革命[1]和数字媒体兴起的双重启发，新闻院系的各类图文、影像等数据资料的数字化加工和信息化开发应得到更多的重视。

1　新闻资料库的建设

新闻资料库需要收集的资料内容较为分散，形式也较为多样，因此需要建立较为规范的系统流程。需要整理的主要材料有：大量的数字化图文及影像资料、各种纸质的新闻案例资料以及一些珍贵的历史档案。媒介形式上主要是以纸质媒介或数字媒介为主。表现手段上主要有文字、图片、声音、影像或其他多媒体手段。

新闻资料库的数字化建设是一个比较繁复的过程，不仅需要对纸质的资料进行前期的数字化扫描，还涉及大量的数字资料进行后期的压缩整理、存储和检索的问题。因此，进行资料库的建设，首先，需要准备海量的数据存储空间；其次，要进行在线数据库的建设。这样才便于新闻资料的检索以及共享，最理想的解决办法就是建设媒体资产管理系统[2-3]。但由于建设费用较高，只有少数专业媒体单位会采用。

除了对新闻资料库进行建设以外，还要充分开发利用和共享它，使资料库在教学和培训中发挥作用，也能与同行进行交流，有利于新闻资料的传播和研究。

1.1资料库建设的流程

新闻院系的资料根据内容一般分为以下3类：院系活动影像资料和历史档案、学生作品资料、案例教材资料。根据资料存在的形式不同，需要归档的流程也不同。在纸质文档时代，直接进行纸质文档的档案保存即可，但现在还需要进行资料库数字化的建设。

根据档案管理的专业流程，资料的归档一般分为以下5个流程：收集、整理、鉴定、保管和统计。收集指将分散的文件经过挑选，按照一定的制度集中保存；整理指将文件进一步分门别类；鉴定指对文件进行审查和鉴别，去粗取精，将确实已经失去保存价值的档案剔除；保管是需要对档案进行合适的保存，以防文件出现损坏或丢失；统计是要求对文件的状况进行数量的观察和分析研究，形成科学的管理办法[4]。以下是新闻院系的各种资料进行收集和整理分类的情况。

1)院系活动影像资料和历史档案。

主要是日常会议活动、学院重大活动以及珍贵的历史档案。该部分归档的类型主要是图片、影像、音频文件和大量纸质的文字资料等。根据活动时间、活动类型、文件类型等依次进行收集、整理、鉴别和保管。此外，纸质资料都需要进行数字化流程再存档。

2)学生作品资料。

主要是历年来的学生作品资料。由于新闻院系的学生作品主要是媒体作品，故以各种媒介的方式进行分类。该部分主要有平面报纸、图片、音频、视频、网站、电子杂志等。根据学生作品的年代、课程、作品类型的不同，依次进行收集、整理、鉴别和保管。此外，部分纸质作品资料需要进行数字化流程再存档。

3)案例教材资料。

主要是课程案例资料。形式主要有文字资料、图片和视频。特别是有特色的影像案例资料，应该根据案例资料的年代、课程、材料类型的不同，依次进行收集、整理、鉴别和保管。这些资料中的大部分都需要进行数字化流程再存档。

纸质资料数字化的流程分为档案预整理、数字化加工、信息处理、信息组织和信息存储等步骤[4]，如图1所示。其中有两个最关键的技术：①进行纸质图文资料扫描。根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式。纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。扫描过程中，确保不对档案原件造成破坏，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。②进行深加工，针对每份影像页面进行深处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、版面无暗影、无干扰信息。影像深处理包括：去黑边、去污点、纠偏等。处理完的图像并保存，保存格式为PDF[5-6]。容易忽略的是，对于图片和影像等原始数字资料，也需要进行相关的格式转换和压缩之后再存档，没有进行压缩的图文资料的数字化产物是存储在电子媒介上的庞大繁复的数据[7]，难以管理、共享和使用。如影像资料往往占用空间较大，则在保证清晰度的情况下，可以进行高效的无损压缩之后再保存，这样就能大大节省存储空间和共享带宽。

图1　纸质文档数字化加工流程

纸质文档数字化流程中也需要注意以下两方面的问题。首先，对纸质存档的文件进行编号。每一份文件都有一个唯一的档号，以该档号作为这份文件扫描后的图像文件或图像文件夹的名字，这样有利于文档的一一对应和目录检索。其次，要建立规范合理的目录数据库，并进行校对以免出现不合格的目录数据。

存档方式主要以硬盘存储为主，光盘备份为辅。硬盘保存是为了读取方便、共享自由、便于开发使用、但安全性方面稍差；光盘备份不仅受到存储空间限制，且不能自由共享，但优点是安全可靠、免受病毒攻击。两种存档方式应互补。

1.2资料库的开发和共享

在建设新闻资料库的同时，还应对这些资料进行开发利用，实现网络共享，不只在学院的教学科研中发挥实际作用，也应尽可能给同行中有需求的人士共享使用。

以中国人民大学传媒实验教学示范中心为例，该实验中心在学院的支持下建设了新闻传播学案例库。该案例库是我国新闻传播学界第一个全面覆盖本学科各专业方向、全方位服务于新闻传播各门业务课程的标准案例库。该案例库根据新闻传播学课程方向设置了13个栏目及145个子栏目。目前案例库中已经上传了700余份新闻传播学一线教师在实际授课中归纳总结出来的宝贵的案例资料，发挥了良好的交流和示范作用。

同时，该实验中心还建设了数字化的新闻博物馆。该博物馆已经收集整理了300余份国内外的新闻传播史和传播技术史的资料，最有特色的是一些珍贵的原创新闻史料，有口述新闻史和邵飘萍纪念馆。该数字博物馆的建立既保存了珍贵的影像资料，也为后来的新闻史料研究提供了充分的素材。

通过新闻传播学案例库的搭建和数字新闻博物馆的建设，充分挖掘了新闻资料的学术价值。案例库既能指导和帮助学生进行新闻相关课程的学习，同时对课程实践中的收获进行了共享，留存了宝贵的实践资料，也为后来者的学习和研究提供了极大的帮助和参考。新闻博物馆既成功地将新闻资料进行了归档和整理，又能共享给网络上的新闻史学爱好者进行学习和查阅，让新闻资料发挥了最大的作用。这两个例子是进行新闻资料库建设很好的参考。

对于影像资料收集较丰富的学校还可建立影像资料库和在线点播系统。复旦大学传媒实验教学示范中心开发了自己的在线点播系统，为学生网络视频点播提供了充足的影像资源。其中有近300部学生视频作业、600余部纪录片等影像资料，可以实现校园网内在线点播，既方便了教学科研，也方便了学生间的交流。这也是进行新闻影像资料库建设和共享的极好例子。

这些建设较早的资料库经过长期的积累和良好的管理，一定会发挥越来越大的学术价值和社会价值。

1.3资料库的传播与发展

通过对新闻资料的收集，还可进行新闻的传播研究。充分发挥有特色的资料库的优势，以此为桥梁，搭建和业界、学界进行交流和探讨的传播平台。

以安徽大学影像传播与研究中心为例，该中心侧重于纪实影像的生产、传播与研究。中心下辖“安影映像”和“安影论坛”两个平台。前者致力于各类影像的展映，为影像生产提供一个传播和交流的平台，将影像传播研究中心打造成具有鲜明特色的展映平台；后者致力于邀请业界和学界精英来中心举办各类交流活动，分享业界经验与学界思考，以期进一步提升学生的视觉素养、艺术想象力、鉴赏力和创造力。

同时，还可以寻求与企业和媒体单位合作，共同开发一些有市场需求的资料库项目，既发挥了资料库的价值，也能实现一定的经济效益，这样也利于继续促进资料库的发展。

集中优势资源和力量，对学院中的特色新闻资料库进行建设，挖掘数据的潜在价值，实现数据共享，提高竞争力[8]。

2　新闻资料库的管理

2.1加强管理意识

进行新闻资料库管理的关键是加强管理意识。在纸质材料还比较盛行的年代，实验室建设中，可能不包含资料室建设部分，或者不太重视资料库的建设。在数字化的今天，各种材料的数字化越来越普及，各种图文、音视频等数字化文件越来越多，必须重视新闻资料库的建设，否则，就会跟不上数字化时代的脚步。

一旦投入进行资料库的建设，如何管理资料库也需要进行一番组织和安排。资料库的管理工作较宽泛繁复，类似于档案管理但也不尽相同。新闻资料库工作涉及资料的收集整理、数字化扫描、存储、光盘刻录等，任何细节都不能马虎。首先，需要建立完善的管理制度及专人负责制度。只有在严格的管理制度下运行，才能保障资料库有条不紊的建设。其次，要发动师生的积极性， 提高服务意识[9]。为了提高教师参与资料库建设的积极性，可以根据项目进度和工作量进行补助或将教师参与的工作折算入教学工作量。另外，为了提高质量，也鼓励学生助教参与资料库的整理和校对等工作。再次，运行经费要充分保障。资料库的运行经费主要由学院提供。在某些情况下，如果学院经费不足，可以向学校申请提供相应的经费支持。此外，对外合作也能为资料库的建设提供经费支持。最后，新闻资料库的数字化建设涉及技术类工作较多，除了数字化的工程比较重要以外，网络安全方面也不能放松警惕，否则被病毒攻击之后很容易造成数据丢失和系统瘫痪。另外，光盘的储存也需要注意储存环境，以免光盘被污染，应备份以防丢失。

2.2进行相关技术培训

要建立高质量的数字化资料库，人才是关键[10]。作为新兴的实验室建设，除了需要加强管理以外，还需要进行相关技术的培训。

1)进行档案管理工作的培训。资料库的管理主要是进行档案管理相关的工作，因此需要进行档案管理的培训。需要培训的内容有：档案的实体管理、档案的信息资源开发利用等。

2)进行资料数字化的培训。主要是进行纸质资料的扫描或数字资料的高效无损压缩，以节省存储空间和共享带宽。可以考虑和一些公司合作，先让公司提供相应的数字化的技术支持，再开展技术培训。

3)进行网络知识和网络安全的培训。在发挥数字化资料作用的同时，也应该将这些资料进行开发利用。在开发利用时，难免要和服务器、网站等能提供共享服务的网络设备和网络服务打交道，这就需要掌握一定的网站制作和网站编辑技能。同时，比较重要的是，必须掌握网络安全的技能，才能避免被病毒攻击。主要需要的工作就是在硬盘上安装杀毒软件，定期进行查毒杀毒，否则病毒攻击之后容易造成数据丢失和系统瘫痪。

3　结束语

数字化新闻资料库的建设日渐引起重视，但传统的新闻资料工作也不可忽视。早就有学者提出新闻资料工作的复合化发展[11]，即传统资料管理工作和数字化新闻资料工作的长期并存。未来新闻资料库的建设和管理需要复合型人才，也将会面临越来越多的技术上和管理上的挑战。

[1]维克托·迈尔-舍恩伯格，肯尼思· 库克耶.大数据时代[M].盛杨燕，周涛，译.杭州：浙江人民出版社， 2013：41.

[2]赵保颖， 琚存华.浅谈媒体资产管理系统的应用[J].现代图书情报技术， 2008(2)：19-23.

[3]张顺良.建立现代服务型媒资管理系统[J].视听纵横，2014(5)：110.

[4]陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学[M].3版.北京：中国人民出版社，2008.

[5] 国家档案局.纸质档案数字化技术规范(DA/T31-2005).北京：国家档案局，2005.

[6]豆丁网.纸质档案数字化的基本流程及技术要求[EB/OL].[2014-12-16].http：//www.docin.com/p-684462697.html.

[7]龙波，杨丽芳，肖健，等.大规模图文资料数字化的实现方法[J].广西科学院学报，2008，23(4)：275-276.

[8]昂贞.新形势下新闻资料管理的创新[J].中国报业， 2004(11)：76-77.

[9]吴彦平.网络环境下新闻资料服务工作浅析[J].中国广播，2006(5)：51-53.

[10]曾晶.网络环境下的新闻资料工作[J].记者摇篮，2005(2)：21-22.

[11]周海旭.新闻资料工作的复合化发展[J].记者摇篮，2005(12)：59-60.

Discussion about Digitization Construction and Management of the News Database

XU Yaqin

(SchoolofJournalismandCommunication，RenminUniversityofChina，Beijing100872，China)

Withthegrowingdevelopmentofmediainformationanddigitizationtechnology，thenewsdatabaseconstructioninschoolsofjournalismhasarousedmoreandmoreattention.Thispaperexploredthedigitizationconstructionprocessofnewsdatabase，andhowtocarryoutthedigitizationandinformationtechnologydevelopment，andultimatelypromotedthedevelopmentofdatabaseandnetworksharing.Itwouldnotonlymakethedatabasetobeusedinteachingandtrainingandhelpnewsinformationtospread，butalsoresearcherscouldcommunicatewithpeers.Atthesametime，thenewsdatabasemanagementneededtostrengthenconsciousness，andcarriedouttherelevanttechnicaltrainingfordevelopingcompoundtalents，inthefuturecouldmeetchallengesinthenewsdatabaseconstruction.

newsdatabase；digitizationconstruction；databasesharing；databasemanagement

2015-05-11；修改日期: 2016-06-28

北京市实验教学示范中心教育教学基金资助项目(1171413205)。

徐雅琴(1984-)，女，硕士，工程师，主要从事实验室管理和网络多媒体教学方面的工作。

G21

Adoi:10.3969/j.issn.1672-4550.2016.04.064