谈高校财务“报销难”的原因与解决对策

张娟娟　马巧选

摘 要：目前，我国高等教育事业飞速发展，高校经费来源渠道日益多元化，经费收入规模不断扩大，而财务人员不可能同比增加，加之财务报销日益复杂，“报销难”已经成为困扰各高校财务的重要问题。文章就高校财务“报销难”的现状及原因进行剖析，并给出提升财务报销效率的措施及建议。

关键词：高校财务 报销流程 报销分流

中图分类号：F234 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）03-100-02

近年来，我国高等教育事业飞速发展，高校师生规模不断扩大，国家对高校的经费投入力度也持续增加，财务收入日益多样，财务支出更加复杂，使得高校财务报销业务量及难度大大增加，财务“报销难”的问题已经逐渐凸显。现阶段，如何规范高校财务报销流程，提升高校财务报销效率，已经成为高校财务管理的一个重要课题。

一、高校财务“报销难”的原因剖析

1.国家监管严格，各类政策影响重大。高校的资金来源大多以国家财政拨款为主，辅以学费收入、科研经费收入、联合办班收入、校办产业的上缴收入等形式。高校经费来源的特殊性，决定了经费支出要接受国家的严格监管。财政部针对高校各项资金、资产的管理政策，多达几十种，例如，“国家科技重大专项经费管理办法”、“国家科技支撑计划专项经费管理办法”、“关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见”等。不同的政策侧重点不同，所管理的各项经费在报销范围、报销标准上各有差异，这给高校财务人员带来一定的难度。另外，随着全球经济的发展，我国经济政策的制定依据与背景也在不断发生变化，在执行过程中可能与实际情况不相符或出现滞后性，影响着财务人员的判断力，从而增加了报销的难度。例如，碰到政策中没有明确规定的经济事项，财务人员不仅要检查发票的真实性，还要判断事项发生以及报销范围的合理性等问题。

2.会计核算与预算脱离，经费报销日益复杂。高校经费来源日益广泛，经费规模不断扩大，导致高校财务关系也愈加复杂，经费报销难度大大增大。同时，高校经费使用具有特定性的特点，而经费预算又不可能具体到每笔经费如何使用上，导致会计核算在实务操作中越来越复杂，经费项目的设置呈现批量性增加的趋势，这就要求高校财务人员在核算过程中掌握各类经费的支出要求和范围，不仅增加了财务报销的工作量，也使得报销的过程更加复杂。

3.财务报销流程繁琐，程序简化需要过程。如何简化财务报销流程，是近几年来各学者探讨高校财务报销问题的一个重要方面。其中，无现金报销、网上预约报销、公务卡报销等是现阶段备受关注的成果。无现金报销方式在出纳清点现金以及报销人领取现金的环节简化了程序，但是，并没有减少高校与银行之间的对账工作；网上预约报销方式的关键在于把发票的分类、粘贴工作分摊给经费报销人，而财务人员仍然需要对票据进行审核；公务卡报销方式有效地减少了现金支付的风险，但是，如何将公务卡使用进行普遍性的推广仍需要一个过程。

4.报销时间过于集中，尤为年底更加突出。图1列示了“某高校近五年平均每月制证数量”，可以看出，报销时间集中在6、9、10、11、12月，尤其是11月和12月更加严重。分析原因，6月份是暑假放假前一个月，9月份是暑假开学第一个月，暑假期间学生实习、教师外出出差、培训任务多；10月、11月和12月则是会计年度上的最后一个季度，部分财政经费拨款等支出不理想，有可能会被收回。平时，教师由于教学任务及科研工作的忙碌，疏忽了财务报销，而在经费要被收回时才产生紧迫感，将积攒已久的发票集中报销。而集中报销并不能达到预期的效果，一方面，集中报销导致财务大厅嘈杂、拥堵，每日解释问答的声音互相掩盖，如同集市，在如此嘈杂的报销环境中，教师等待时间又很长，难免会引发情绪焦躁；另一方面，面对拥挤的人流，加之复杂、繁重的报销工作致使财务人员大脑超负荷运转，在嘈杂的环境中久坐，势必会影响工作质量和效率。

5.财务报销信息不对称，发票整理不规范。高校的各类报销制度，大到财经法规，小到报销程序，由于信息不对称，宣传不到位，导致师生们无法及时、准确地掌握，严重影响财务报销的准确度和效率，这也是很多教师口中所说的“报销难”的一个重要原因。由于信息不对称，部分师生获取的发票信息不准确、不完整、不规范，例如付款单位名称错误、缺少费用清单或明细、发票专用章或财务专用章没有加盖，类似发票无法报销，只能重新换取，客观上导致了“报销难”的情况时有发生。

二、提升财务报销效率的措施及建议

1.增加财务人员人数，加强人员业务培训。目前来看，高校经费收入成逐年增长趋势，而财务报销人数不可能同比增长，为了缓解经费增长与报销人员缺乏之间的矛盾，应当适度扩大财务人员的规模，增加人数，才能将报销人员从繁琐、高强度的报销工作中解脱出来。在保证报销人员有足够的时间进行思考和判断之后，才谈得上提高报销效率、加快报销速度等问题。

报销效率的提高离不开高水平的业务能力。一方面，当国家出台新的政策和法规时，高校要及时组织财务人员进行学习，准确、全面地掌握新政策、新法规的各项规定及内涵，做到与时俱进；另一方面，高校要增加财务人员的培训经费，可以聘请银行、税务、审计等单位的专家来讲授工作中的问题及解决办法，也可以在单位内部各个科室之间开展业务交流，对实际工作中出现的问题进行集体讨论，形成解决方案，避免出现同一报销业务不同人处理口径不同的情况。

2.规范财务报销流程，细化财务报销岗位。财务报销流程繁琐、难以理解，是现阶段高校“报销难”的一个重要原因，高校要从基础环节做起，不仅要把财务报销流程规范成文本性的文件，更要通过绘制报销流程图来简单、明了地列示出各项费用的报销操作过程，以方便经费报销人查询。笔者以差旅费和教学设备维修费为例，绘制报销流程图（见图2）。可以看出，出差前预借差旅费、出差后返回报销差旅费或是教学设备维修费报销业务，报销人可直接按照流程图所示办理手续，简洁、明了，容易理解。这样，可以有效避免因手续不齐全而多次往返财务部门的情况发生。

按照报销业务类型的不同，高校可以分别设置事业经费报销岗、国拨专项经费报销岗、横向科研经费报销岗、纵向科研经费报销岗以及其他经费报销岗等，通过细化报销岗位，细化财务人员的工作内容，明确分工，在既有分工又能合作的前提下，财务报销效率才能大幅提升。

3.构建新型报销模式，有效衔接三项成果。前面提到，无现金报销、网上预约报销、公务卡报销等是近年来学者在研究如何简化财务报销流程上取得的三项重要成果，网上预约报销的关键在于让经费报销人参与到财务报销的前期工作中，让报销人进行票据的简单分类、计算与粘贴工作，减轻了财务人员的工作负担，是一种配合、协作的报销形式；无现金报销的优势是减少了现金支付的风险，简化了财务出纳清点现金以及报销人领取现金的环节；公务卡报销则直接有效地规避了现金支付的风险。由此看来，网上预约报销的优势主要体现在报销前的准备上，经过这一环节，财务人员可直接进行票据的审核与制单，省时、提高效率，而无现金报销和公务卡报销的重点是报销完成后的支付方式，规避现金支付风险，规范支付环节，通过银校互联系统，直接将报销资金打入公务卡中，省时、省力。因此，高校财务报销可以考虑把网上预约报销、无现金报销和公务卡报销结合起来，构建新的财务报销模式。

4.督促师生报销分流，合理安排报销时间。为解决报销时间过于集中的问题，缓解集中报销带来的压力，高校可以采取报销分流措施，给暂付款清理、催回发票、往来费用等常规性的业务设置清理期限，以督促师生及时办理；对横向科研等项目经费，可以同科研管理部门一起协商，共同引导师生将项目开展过程中用到的办公用品、劳保用品、试验材料及试剂、实验设备等费用结算业务分散开，尽可能安排在上半年相对轻松的时间进行办理，并逐步实现由学校统一采购、统一报销；在财务报销任务重的月份，可以设置兼职的财务报销秘书岗位，大多数高校都有经济管理专业，在财务部门设置学生实习岗位，对他们进行简单的业务培训，让其了解学校的各类经费报销管理办法，掌握财务报销流程以及发票合规性检查要求，由他们负责接待并解决各类财务报销业务的咨询、解释及引导工作。这样，财务人员就能有更多的时间去判断和思考资金来源的合理性、签字手续的完备性、会计科目的选择以及凭证摘要的书写准确性，搭建起报销人与财务人之间有效的沟通桥梁。

5.普及财务报销知识，解决信息不对称问题。首先，各高校财务部门要加强网站建设，将报销中涉及的法律法规、国家政策、高校财务制度、经费收支管理规定、费用审批程序、科研经费报销规定、经费支出范围、经费报销流程、原始单据粘贴要求、学费收缴系统等系统、文件的功能、使用方法与要求通过网络系统进行公开，以方便报销人查询；其次，高校财务部门可以设置专门的答疑解惑时间或是电话热线，为报销人提供咨询服务；第三，高校财务部门可以通过向全校师生开展报销业务培训会或讲座等多种形式，宣传增加财务报销工作的透明度，让全校师生全面地掌握财务报销知识，了解财务报销的流程与要求，也可以鼓励各学院配备专职的报销人，对于科研业务比较多的教师配备报销秘书，定期对他们普及财务报销知识，着重培养。

6.查询发票真伪验证，共同接受监督与检查。高校经费来源的特殊性，决定了经费支出要接受国家的严格监管。财务人员审核的发票、单据、制过的凭证等都要接受教育部、税务机构、审计机构等多个方面的监督与检查，且凭证存放时间长达15年。因此，为了尽量减少不必要的财务审核风险和会计核算风险，高校财务报销须知中可以明确要求报销人自行提供其报销发票的真伪查询证明，在报销之前，自行网上查询真假并打印出查询结果，秉持发票“谁报销、谁负责”的原则，财务人员不再进行查询。这样，不仅可以节约财务人员的时间，提高报销效率，也可以引导师生共同监督发票真伪，抵制假发票。

随着高校财务报销流程的逐步规范、报销岗位的逐步细化、报销模式的逐步创新、报销信息的逐步透明化及财务管理水平的逐步提升，再加上人员业务能力的进一步提高，财务“报销难”将不再是困扰高校财务的难题。

参考文献：

[1] 周文琼，谢靖，叶枚，申艳丽.面向移动云计算的高校财务报销审批系统.财会月刊，2014（10）上：117

[2] 赵建荣.“网络报销”在企业财务管理中的运用分析.商业会计，2014（5）：10，97

（作者单位：中国石油大学（华东），中国石油集团海洋工程（青岛）有限公司 山东青岛 26600）

（责编：若佳）