关于档案管理方面的数据挖掘分析及应用探讨

吴秀霞

摘 要：随着我国经济的快速发展，档案管理模式也发生了很大变化，传统的档案管理已经不能满足日益增长的信息需求，需要采用新型的档案管理方法。数据挖掘技术是一种能够在繁杂的信息中快速提取出有用信息的技术，将这种技术运用到档案管理中具有重要的意义。本文主要分析了数据挖掘技术，分析了它在档案管理中的应用等，希望能为档案管理的发展提供一定帮助。

关键词：档案管理 数据挖掘技术 分析应用

随着社会的发展，计算机技术有了很大提升，它在各个行业的应用非常广泛，数据库作为办公的一项重要工具，能给人们的工作带来巨大帮助，但是由于人们知识的贫乏，可能会给人们的生活带来一定的困扰，大量的数据使人们不能有效地提取中有用的信息。档案信息是一项巨大的数据库，传统的档案管理模式不能处理大量的数据信息，不能满足当前档案信息的时效性和系统性要求，因此很有必要对传统的管理模式进行改进，以更好的处理档案信息。数据挖掘技术能够很好解决这个问题，将这项技术运用到档案管理中，能大大提高档案管理的效率，推动着社会的快速发展。

一、数据挖掘分析

1.数据挖掘的概念。数据挖掘就是挖掘有价值信息的一种方法。它是在大量、模糊、有噪声、随机的应用数据中挖掘出人们感兴趣的数据信息，通常这些数据都是隐讳的、未知的。数据挖掘技术是在计算机技术的快速发展条件下发展的，它主要利用统计学、人工智能、自动化等技术对数据进行分析，做出合理的归纳总结，得到人们需要数据信息，帮助人们解决问题。数据挖掘是在数据集中提取出新颖的、潜在的、有用的、易被人们理解的数据管理模式，将数据挖掘技术运用到档案管理中，能够充分发挥它的作用，达到良好的档案管理效果。

2.数据挖掘的分析。在使用数据挖掘技术分析时，数据挖掘的方法是不相同的，常用的数据挖掘方法有以下几种。第一，分类分析。根据数据集合的特征，分析相关程序的数据库，找出所需要的模型，以帮助识别未知的数据。第二，关联分析。在已知的数据集合中找出频繁出现的数据集，根据事物的描写特点，从中得出一类相同属性事物的特征。第三，序列分析。这种分析方法是通过分析数据的前因后果判断数据间的联系。第四，聚类分析。在给定的数据中找寻数据对象的价值联系，从而制定相应的管理方案。第五，粗糙集分析。它主要针对不确定、不精确的数据，这种分析方法不需要知道相应的信息，并且算法比较简单。它能够在一系列的数据中快速找到他们之间的关系，并经过归纳总结，得到相应的决策表，以便于用户使用。

二、档案管理方面的数据挖掘的重要性

数据挖掘技术在数据处理方面有着非常明显的优势，传统的档案管理已经不能满足与日俱增的档案信息量的发展，需要开发新的档案管理方法，保证档案管理能顺利进行。首先，将数据挖掘技术运用到档案管理中，能大大提高档案内容的安全和保存质量。档案信息是一个人的隐私和过去，保证档案的安全，才能有效保护相关人员的隐私。并且还能促进档案的保存质量。运用数据挖掘技术能对档案信息进行实施分析统计，及时防范不良行为，有效保护档案信息的安全。其次，数据挖掘技术能及时将档案信息进行收集和编码，发现数据中潜在的信息，提高档案利用的服务水平，增强档案的保密性。第三，数据挖掘技术能降低档案的保管成本，加强档案的鉴定水平，增强档案的真实度，根据档案的特点和规律，抓住档案管理的重点，实现档案的整体管理。

三、档案管理方面的数据挖掘应用

1.档案信息的收集。在档案管理时，第一步就是进行档案信息的收集和分析，对收集到的数据信息合理描述，建立数据集有关的模型或者数据类型，将这个模型或者数据类型同样本进行对比，如果准确性比较高，则可以将其作位相应的标准来对数据进行分类，因此档案信息的收集是最基础的阶段。将数据挖掘技术运用到档案信息的收集中，能够快速建立模型，为档案信息的分类和整合奠定一定的基础。当在档案馆的网页上发布调查问卷时，将调查问卷得到的相应数据同数据库联系起来，这样数据库中就会存在使用者的姓名、性别、学历、职业等个人信息，并对使用者的信息进行描述，决定使用者的类型和需要提供的相应服务，为使用者档案的建立、预测和分类提供个性化服务奠定基础。

2.档案信息的分类。数据挖掘技术能迅速将数据库的信息根据不同的属性特点进行分类，将数据挖掘技术运用到档案管理中，能迅速寻找出所需要的档案信息。数据挖掘技术在进行档案信息分类时，根据数据训练集，建立数据的分类模型，进而对数据进行分类。在档案管理时，能根据用户的相关信息，查找出用户的原始信息，然后通过归纳总结得出使用者的特征。如在使用者访问档案馆的网页时，数据挖掘技术能根据使用者的搜寻信息，自动保存使用的身份信息和搜索信息，如使用者的姓名、性别、年龄、兴趣爱好等，进而对访问者进行信息分类，根据搜索的内容、时间、下载次数等得出使用者的偏好。总的来说，能通过使用者访问档案馆的网页信息，对使用者的偏好和特征进行分类，对使用者的需求进行预测，进而能更加准确快速的为使用者提供个性化的服务，还能显著提升档案管理的效率。

3.档案信息的整合。为了能使档案充分发挥其作用，需要对档案信息进行整合。在档案信息整合时要充分利用信息化技术，将“死档案”开发成为“活档案”，发挥档案管理人员的参与和效益意识，提供良好的档案信息。如在对高效的教学质量进行评估时，高校的档案部门应该将相关的档案资源进行提前收集，并进行展览，展示学校的教学水平和科研成果，使档案资源充分发挥作用。这就需要对档案信息进行整合，将档案数据进行总结和规划，根据数据之间的联系确定相互之间的关联，然后建立统一的信息平台，将这些信息进行整合，这样能大大提高档案管理的效率。如可以将教师的奖项和职称关联，将今年和去年的奖项关联，这样通过检索关键词就能迅速查找出相应的信息，发挥档案的作用。因此数据挖掘技术能使将档案信息进行全面、完整、统一的整合，为使用者提供最有价值的档案信息。

四、结语

综上所述，随着信息化技术的快速发展，将计算机技术运用到档案管理中具有非常重要的意义，可以提高档案信息的需求量和实效性。数据挖掘技术运用到档案管理中，能对档案信息进行收集、分类和整合，大大提高档案信息的搜索速度，迅速找到使用者搜索的档案信息重点，挖掘档案管理人员和档案实体、档案内容之间的联系，进而根据使用者对档案信息的需求，快速寻找到他们最需要的档案信息，为他们提供实时的、迅速的个性化服务。

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