房地产项目档案管理存在的主要问题及对策分析

郭莉明

摘 要：房地产项目档案管理是房地产档案管理的重要组成部分，其对于促进房地产的长远发展有着重要意义。然而，目前我国房地产项目档案管理中还存在些许不足，需要引起相关人员的特别关注。本文就当前房地产项目档案管理存在的主要问题进行了简要分析，并就应该如何加强房地产项目档案管理提出了若干对策。

关键词：房地产；项目档案管理；问题及对策

随着城镇化进程的加快，房地产行业也获得了飞速的发展。目前，房地产行业已经成为了我国的重要产业，其对于促进国民经济的发展有着重要作用。房地产项目开发是房地产行业发展的前提和基础，做好房地产项目档案管理工作对于控制项目开发的成本、加强项目工程管理有着重要意义[1]。目前我国房地产行业管理人员对于项目档案管理的重视程度还存在不足，导致项目档案管理中还存在不少的问题，需要引起注意。本文就房地产项目档案管理存在的问题和对策进行了简要分析。

1.当前我国房地产项目档案管理存在的主要问题

1.1 归档意识较为薄弱

虽然目前我国房地产行业发展较为迅速，但是部分房地产负责人对于项目档案管理的认识还存在严重的不足，导致房地产项目档案管理工作存在不少问题。房地产行业负责人对房地产项目档案管理的意识主要表现在，管理人员不重视规范档案管理人员的行为规范，导致档案管理人员归档工作不到位，档案管理的工作质量一般，效率较低。此外，由于某些档案管理人眼缺乏必要的法制观念，在进行归档时没有获得相关的文件或者资料，导致归档信息错误或者不全，也是房地产项目档案管理中存在的重要问题。

1.2 档案管理形式和手段较为落后

目前房地产项目档案管理的主要管理形式为图片、图表和文字，这种档案管理形式较现代化的技术发展而言，明显更加落后[2]。随着现代科技的不断发展，房地产项目档案管理应该由电子档案管理为主，纸质档案管理很容易影响文件和档案的保存质量，最终影响档案管理的成本和经济效益。对于档案管理中的重要文件，一旦保存过程中出现任何问题，还将会影响到房地产的正常发展。因此，房地产项目档案管理的管理形式和水平必须要受到重视。

信息时代的发展要求档案管理人员应该采用更加先进的档案管理手段，即电子信息档案管理。与传统的人工档案管理相比，电子信息管理可以极大的提高工作人员的工作效率和工作质量，还能够方便人们及时查找相关的资料和信息，对于保存房地产项目档案也具有一定的保障。但是目前我国房地产项目档案管理在电子信息管理方面还存在较大的不足，部分房地产管理人员没有配置相应的硬件和软件，导致电子信息管理设施不足。此外，房地产项目档案管理人员的专业素质不足也影响了档案管理的质量，需要引起相关管理的重视。

1.3 档案信息的收集不够全面

房地产项目档案管理需要档案管理人员对项目开发相关的信息进行全面收集，这期间包括较多重要的产权档案文件和项目开发相关的文件，例如房产买卖、房产转让文件、他项权设计和撤销以及房屋登记等[3]。所有与房地产项目开发相关的文件，档案管理人员均必须做好资料收集工作和登记工作。但是，实际上并不是所有的房地产项目档案管理人员都可以亲自接触到这些资料和信息，这就使得房地产项目档案管理工作和实际的项目开发情况存在一定的出入，导致档案管理存在较为严重的质量问题。例如，房产已经转让的却没有及时进行注销，导致产权记录出现错误等。

1.4 对档案管理的风险重视程度不足

房地产项目档案管理与一般的档案管理不同，房地产项目档案管理的档案内容大部分均为产权管理的重要资料和信息，其对于产权管理的质量和效率有着重要的作用。但是，同样的，房地产项目档案管理的重要性也就意味着其面临的风险较大，必须要求房地产管理人员具有较强的抗风险能力。但是，目前我国房地产项目档案管理的现状却是，管理人员的抗风险能力较差。虽然我国房地产项目档案管理的保护措施相对较为完善，管理结构也较为隐蔽，但是很多房地产项目档案管理在面临库房监控设施不足、安全设施存在隐患等问题时必然会带来较为严重的档案管理质量问题。

2. 房地产项目档案管理对策分析

2.1 建立和完善房地产项目档案管理信息系统

科学技术的发展和时代的变化要求房地产行业负责人必须要加强对档案管理的重视，并且选择最新的项目档案管理形式和手段进行管理。房地产项目档案管理信息管理系统是符合现代化档案管理的有效管理手段，其能够利用现代化信息技术建立完善的档案管理制度，包括档案归档制度、检索制度、文件撤销和管理制度以及安全防范和风险防范制度等[4]。房地产项目档案管理信息管理系统的建立可以更好的规范房地产项目档案管理的行为和规范，避免管理人员在归档和管理过程中出现疏漏，影响档案管理的质量。此外，房地产项目档案管理信息系统的建立可以采用统一的档案管理标准，能够方便人们在网络系统中查询相关的资料，切实发挥房地产项目档案管理的社会服务功能。

2.2 提高房地产项目档案管理人员的专业素质

房地产项目档案管理信息管理系统的建立必然要求档案管理人员能够具备相应的专业素质。目前我国房地产项目档案管理采用的大多是传统的档案管理形式或者较为初级的信息管理形式，这种情况下档案管理人员的专业发展和素质均较为有限[5]。要改变这一现状，提高房地产项目档案管理人员的专业素质，促进房地产项目档案管理效率和质量的提高必然要求房地产管理人员能够加强对项目档案管理管理人员专业素质的重视，广招高素质的档案管理人才，并为企业内部的专职档案管理人员提供更多的培训机会及学习机会，促进档案管理人员素质的提高，建立高素质人才队伍。

2.3 优化档案收集，提高抗风险能力

信息时代下房地产项目档案管理可以利用现代化影响技术对房地产项目开发相关档案信息进行收集，这样可以使房产档案信息更加形象和直观，方便人们查询和整理。此外，房地产项目档案管理质量的提高还需要管理人员能够档案抗风险能力。首先，房地产管理人员必须要强化风险意识，并对档案管理人员进行风险防范教育，提高档案人员的风险意识。其次，企业管理人员要定时做好风险评估工作，及时发现档案管理过程中存在的风险因素，并采取有效措施防范风险[6]。最后，加强做好风险预防工作。例如，在使用电子信息技术进行电子存档后，还要对纸质档案进行完整保存，防止出现意外情况删除电子信息档案。当然，管理人员还需要对电子信息档案进行备份处理，以备不时之需。

3.结语

综上所述，当前我国房地产项目档案管理存在的主要问题包括归档意识较为薄弱、档案管理形式和手段较为落后、档案信息的收集不够全面以及对档案管理的风险重视程度不足，要提高房地产项目档案管理的质量和效率要求房地产负责人必须建立和完善项目档案管理信息系统、提高房地产项目档案管理人员的专业素质，并优化档案收集，提高抗风险能力

参考文献

[1]王伟东. 对当前房地產档案管理的问题及对策探究[J]. 智能城市，2016，05：177.

[2]张硕. 房地产公司项目管理中存在的若干问题与对策分析[J]. Chinas Foreign Trade，2010，12：69.

[3]龚玲. 刍议房地产企业建设工程类档案的管理与归档[J]. 办公室业务，2015，01：48-49.

[4]陆冬梅. 干部人事档案管理和利用存在的主要问题及对策分析[J]. 办公室业务，2015，10：71.

[5]吴建华，王玮，杭珊，余益飞. 我国房地产估价档案管理现状调查与分析[J]. 档案学通讯，2011，06：93-96.

[6]杨冬宁. 房地产产权档案管理中存在的问题及对策分析[J]. 科技与创新，2014，20：73+76.