档案信息化与人才队伍的建设

摘 要：随着信息技术的不断发展与广泛应用，档案工作发生了深刻的变化，相应地对档案人员的要求也有了新的变化；本主要阐述了信息化大环境下档案信息化与人才队伍的建设的必要性与措施。

关键词：档案信息化；人才；计算机

21世纪是知识经济的新世纪。以计算机技术、网络技术、多媒体技术为支柱的现代信息技术，越来越迅速地渗透到社会生活的各个方面。信息化时代已经到来，信息化是当今世界发展的必然趋势。随着国企改革的日益深化，决策部门对信息的要求量也必然更加迫切。近几年来档案工作有了一定的进步，但离档案信息化目标还存在距离，与国外先进的档案管理水平和资源开发利用能力也还存在差距，有待于我们进一步提高认识，采取有效措施，推进档案信息化，使资源得以充分开发利用，更好地为企业、为社会服务。档案工作只有审时度势，建立起既熟悉档案专业知识又懂得信息化技术的复合型档案信息化人才队伍，才能融入知识经济时代。

1 档案工作在信息化背景下产生的变化

（1）档案载体形式的变化

在档案信息化前，信息仍以纸张为主要载体存在。档案信息数字化是其载体从量变到质变，发生根本变化，信息脱离载体而存在，即是我们所说的电子档案、电子文件。从利用上来说，信息可全天侯开放，从档案信息的保管上来说，它可以无限复制，这就克服了纸质档案由于独一无二所带来的弊端。

（2）档案管理方式的改变

档案信息资源数字化就是利用数字化技术将其他形式存储的信息资源转化为计算机可识别的二进制代码形式。这样，档案信息的存储、加工、管理、使用方法上都发生了变化，借助计算机技术和网络环境实现对数字化信息资源的有效管理和利用。传统档案管理主要是物理管理，档案信息数字化使企业档案馆摆脱库方式的管理方式，档案馆更多地像是人的大脑。档案不再像传统文档那样按照某种特定的顺序排列在框架上，档案的排列完全虚拟化。在数字化档案库里，没有找不到的存在文件，即是我们通常所说的“全文检索”。这种方法有助于提高信息的收集和使用效率。档案信息数字化可以妥善解决珍贵档案文献的保护利用问题。对于珍贵的档案文献原件，处于易损或变质状态时，经数字化后，可制作视读替代品，将原件保存，使原件得到了可靠的安全保护，同时也提高了档案信息内容的使用效率。

（3）档案利用方式的改变

传统的档案是利用档案，用户必须到档案馆去，这种利用十分不便。数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，只需有一台联网的电脑，即可进入档案查询系统，查阅自己需要的档案信息，网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境和极好的良性循环之中。

2 档案信息化与人才队伍建设的必要性

计算机和网络的产生使我们进入网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。以信息技术为代表的现代科学技术迅猛发展，极大地改变了档案的载体、传播方式，以及档案工作的内容、形式与档案工作者的工作手段、方法。

首先，档案部门出于自身和国企信息化管理需求使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机在国企档案管理中，得到了广泛应用。国企档案部门有着得天独厚的优越条件。

其次，计算机大量应用于企业管理，产生了大量的数字化文件，进而产生了数字化档案，即电子档案。许多国企建立企业局域网，各个单位与部门之间相互连接。有的部门还利用计算机建立了各种数据库、实现资源共享；这为档案信息的开发利用提供了广阔的平台。

推进档案信息化的关键是人才，由于电子档案信息内容的数字化、文档处理的一体化、电子档案保存的技术化、开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方式，这就对档案管理人员提出了更高的要求，只有合理利用，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足单位发展对档案工作的要求。《全国档案事业发展“十一五”计划》把信息化与人才队伍建设列为战略重点之一，明确了“十一五”期间档案信息化管理的主要任务。作为档案事业重要组成部分的国企档案工作，在信息化背景下，档案信息化自然也提出了更高的目标，这同时也带来了巨大的发展机遇。

3 档案信息化对人才队伍建设的要求

档案信息化建设是档案工作的重要组成部分，其发展愿景就是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，打造数字化档案，形成具有一定规模、不受时空制约的航空工业档案资源管理利用及档案业务协同办公平台。档案信息化建设要求档案工作者有创新意识。从根本上说，信息化对档案工作的最大挑战，不是技术和设备的挑战，而是管理理念和管理模式的挑战。

作为档案工作者，信息时代的今天，要增强服务意识，要为企业职工提供优质高效的档案服务，改变过去封闭式的被动服务方式，主动地、开放性地为单位提供档案信息服务，用工作成效来提高档案工作的社会地位，扩大档案工作的影响，从而引起对档案信息化人才培养的关注和重视。

档案信息化建设要求档案工作者必须与时俱进，不断更新服务观念，创新服务方式，运用现代服务手段，适应新的服务要求。这样才能跟上时代步伐，不断拓展服务领域，提高服务效果，才能使档案信息化建设具有升级和活力。

档案信息化建设要求档案工作者会运用现代化管理设备。越来越多的新技术将陆续应用于档案工作的各个方面，这就要求信息时代的档案工作者必须具备掌握新知识、新技术及运用新设备的能力，才能适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要。

4 档案信息化与人才队伍建设的措施

要引进一些具有档案专业及计算机技术的人从事档案工作。档案工作属于行政管理，却有很强的专业性、业务性及技术性。特别是档案信息化建设，必须要有懂专业、懂技术、观念新、敢创新、有开拓精神的新生力量参与，以改变档案部门的学历层次、年龄结构、男女比例不合理的局面。既能增强生机与活力，又能加快档案信息化建设步伐。

要加强档案部门现有人员的继续教育与培训，为培养创新人才搭建平台。引进人才是有限的，故培养人才势在必行。因为有大量的工作主要还是靠现有的人员来完成，这就要求现有的年龄偏大、學历偏低、专业知识偏少、不懂操作现代化管理系统和设备的档案工作者，通过参加继续教育，不断充实提高自己。单位内部要营造良好的学习氛围，尽可能地为档案工作者提供接受继续教育的机会，通过参加培训。全面提高综合素质及工作水平。档案继续教育机构要改变流于形式、没有实效的培训方式，适应时代调整充实学习内容，革新教育方式，使继续教育成为培养档案创新人才的阵地。

大力宣传档案工作的重要性和作用，提高档案工作者的地位和待遇，用激励机制留住人才、吸引人才。档案部门与其它部门相比，不但不被看重、而且工作辛苦、待遇不高、无人关注等，这些都是造成年轻人不愿来、已有人才流失的重要原因，也使档案人才队伍成为单位的弱势群体。因此，必须要通过增加档案工作人员的福利待遇，方便职称评定等形式，提高档案工作者的地位。对档案工作的需求给予适当的投放，改善其工作环境及办公条件，一视同仁地对待档案工作及其人员，使他们没有被遗忘的感觉，才能激发他们的工作热情，自觉自愿地加入到档案信息化建设行列中。

档案信息化与人才队伍的建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案部门只有克服困难，迎难而上，与单位其他部门同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好的服务。

作者简介

刘子墨，陕西，汉族，本科。