大学生就业档案管理问题研究

周建军

摘 要：高校学生档案的现状已无法满足大学生求职和学校就业服务的需求，因此，迫切需要建立适应大学生就业实际的专业档案。通过建立开放、信息化的就业档案管理体系，充分发挥就业档案的功能，助推大学生实现高质量就业。

关键词：就业档案；问题

课题：本文系本文系河南省高等院校哲学社会科学创新团队（研究方向：大学生专业技能与岗位对接模式研究，编号：2013-CXTD-09）部分成果。

大学生就业档案是指大学生在校期间直接形成的、能够反映其就业竞争力、具有参考和保存价值的各种信息资料，是大学生就业能力的重要佐证，是毕业生建立劳务关系的重要媒介。由于目前高校学生档案存在[1]：内容不全、利用滞后、管理落后等问题，不能很好地为招聘单位提供及时全面的参考依据，甚至阻碍大学生就业。为此，高校在招聘活动中普遍采用向用人单位提供《毕业生就业推荐表》、《毕业生成绩单》、《求职简历》等专门实证材料，对学生在校期间的思想品德、学业成绩、平时表现等進行综合性评价和鉴定，供用人单位参考。但是，这些材料无论在内容上还是在可信度方面都难以满足用人单位考察的需要。因此，建立大学生就业档案，已成为大学生就业服务实现“全程化、全员化、信息化、专业化”的重要环节。

1 建立大学生就业档案的必要性

1.人力资源市场急需就业档案

本世纪以来，我国普通高校毕业生就业实现了由“计划分配”到“市场调配”的根本性转变，实施劳务双方互相选择（简称“双选”）达成劳务协议已成为当前高校毕业生就业的主渠道。在此过程中，作为劳资方的用人单位，需要深度的了解、考察毕业生的特质、素养、能力、成绩、个人需求等诸多方面的因素；同时，作为劳务方的毕业生也需要向用人单位展现自我特长、优势、爱好、经历、职业价值观、职业认知等，以达到双方深度了解。因此，建立反映大学生个人就业力状况的专业档案，已成为求职“双选”过程中不可缺少的重要载体。

2.高校学生档案无法满足求职的需要

⑴档案内容无法满足“双选”的需要

根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》规定（第27号令），高校学生类档案：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。是以入学资格、毕业资格审查为重点的实证材料，不能涵盖学生的素质全貌，更不能满足用人单位对毕业生全面考察的要求。

⑵管理机制上无法满足学生求职的需要

目前我国高校大学生档案管理仍然沿用计划经济条件下的传统管理模式，实施“档随人走”原则，往往在学生毕业后档案才能整理完备。而高校对毕业生开展就业服务是从大学生毕业的前半年开始，学生档案在时间上节点上无法保证毕业生“双选活动”的需要。同时，高校对大学生开展“全员化”就业服务，实施“请进来，走出去”的就业推介办法，需要对学生档案不断的进行“出入流转”。而当前高校档案信息服务缺乏主动性、系统性与有效性[2]，仍以“保管”和“保密”为重点的档案管理机制也无法满足高校多形式就业服务的需要。

2 大学生就业档案内容

大学生就业档案是以记录反映大学生职业成熟度以及就业竞争力为主要内容的信息集合体。主要包括：个人基本信息、就业竞争力信息、求职意愿记录等三个部分。具体如下：

1.个人基本信息

个人基本信息是用人单位了解学生的最基本材料，主要包括：个人介绍（姓名、年龄、籍贯、民族、政治面貌、高中阶段情况等）、家庭情况（家庭住址、父母及家庭成员基本情况、主要社会关系基本情况）、健康状况（身体状况、以往病史等）。由于在招聘过程中，用人单位往往会从从行业需求和选好用好人才出发，十分重视学生个人政治面貌、户籍来源、父母职业、健康状况等。如：食品行业对健康特别关注；招聘乡村教师往往喜欢招收本地的学生；高校招聘辅导员一般要求是中共党员；某些行业招聘还十分关注学生父母是否是系统内员工等。因此，准确、完整的个人信息对大学生就业具有重要的参考价值。

2.就业竞争力信息

⑴个人特质记录

“人职匹配”和“人岗适合”是用人单位选人以及大学生选择职业（岗位）的基本原则。这就要求大学生就业档案中要详细记录大学生个人特质，包括：职业兴趣的霍兰德代码、性格测评结果、职业价值观测评结果、职业能力测评结果等。由于上述材料有一定的动态性，应以毕业前的最后一次测评为准，并辅以就业指导课程教师鉴定意见，保证测评结果的信度和准度。便于用人单位从职业特质和职业认知上去考察了解求职大学生，提高选人的科学性和准确性。

⑵见习实习记录

是否具有实际工作体验，是用人单位所关注的重点之一。因此，就业档案要如实记录大学生的职业体验过程的相关信息。包括：见习实习岗位、实践过程、生产效率、主要收获、单位评价等。要对职业体验过程实施定性与定量相结合记录办法，强化可量化因素的记录，增强信息的参考价值。

⑶ 职业技能状态记录

大学生就业能力主要包括三个方面：通用职业技能、专业知识应用技能、自我管理技能等三个方面。通用职业技能材料主要包括：担任学生干部材料、英语等级证书、计算机等级证书等；专业技能实证材料包括：学业成绩，专业（岗位）技能证书，实习实践材料，竞赛荣誉证书等；自我管理技能（品质）实证材料主要包括：诚信记录、优秀党员、优秀团员、优秀学生、爱心捐献、诚信记录等资料。需要指出的是当前大学生的学业成绩，只记录了学业绝对成绩，没有记录学生成绩在同专业、年级中的相对位次，因而难以进行同类横向比较。因此，在学业成绩信息记录中，既要记录绝对数据，也要记录相对数据[3]。便于用人单位按照自己的要求进行筛选。

⑷ 其他相关记录

不属于以上内容范畴但又能够间接体现大学生就业力的信息，应计入相关记录当中，有可能对大学生就业起到参考作用。如：休闲活动、体育比赛、文学、音乐等方面的成绩等。

3.就业推荐材料

《毕业生就业推荐表》是学校向用人单位推荐毕业生的书面材料。一般包涵：个人简历、毕业专业、政治面貌、学制、任职情况、社会实践、奖惩情况等学生在校期间表现情况的信息。《毕业生就业推荐表》由院（系）负责人根据毕业生日常表现，对毕业生做出综合评价，提出推荐意见并盖章确认，交学校招生就业处审核盖章。

4. 高校毕业生就业去向资料

按照大学生就业统计办法，大学生就业可分为协议就业和灵活就业，因此大学生就业去向的实证材料主要有三种。⑴《高校毕业生就业协议书》，也称谓“三方协议书”。⑵《灵活就业合同》，是由省教育主管部门统一印制的劳务双方签订的有法律约束力的短期（六个月以上）就业合同文本，由毕业生与用人单位直接签订。⑶就业证明，是因故未能签订规范协议（合同）而由用人单位出具的工作证明，也是学生就业的实证材料之一。

3 大学生就业档案运行模式构建

就业档案运行模式是档案主体、档案管理者、档案使用者紧密联系并相互作用的过程。主要包括资料收集→归类整理→鉴别鉴定→开放利用等四个环节。运行模式见图示1

1.资料收集

资料收集是建立就业档案的“基石”。档案资料的完整性和准确性直接确定档案信息的可利用价值。由于就业档案资料涉及校内多个部门和校外许多单位，具有来源渠道多、技术性强的特点。为此，一要明确就业档案材料收集的范围，做到收集有“据”。二要建立完善的就业档案材料收集机制，做到收集有“序”。

首先要依据相关性原则、实用性和客观性原则，明确就业档案材料所包含的范围，依照前面所述的就业档案内容来逐一进行收集。同时，既要注意收集结论性原始材料，也要收集“中间材料”，以便对采集材料的鉴别鉴定。材料收集要坚持客观性、完整性原则，既要收集正面性资料，也要收集负面性材料。

其次，建立档案资料收集机制。档案收集可以分为三个阶段进行。第一阶段为分散采集阶段。由学院（系）就业专干（辅导员）按照就业档案材料目录，在大学生进入最后一学年初，采集相关信息，收集原始材料。第二阶段为汇总阶段。各学院（系）将收集的材料汇总起来，并对学生逐一建立相应的信息资料。第三阶段为移交阶段。各学院（系）将汇总的纸质材料和电子档案材料移交学校就业中心。

2.资料整理

高校建立大学生就业档案的根本目的在于服务大学生充分就业，档案管理必须做到编排有序，使用查找方便。由于就业档案内容形式多、来源复杂、周期性较长、有一定的动态性，必须建立档案整理机制，对档案进行科学分类和整理。根据学校实际，可以建立：“档案馆（室）+就业中心”联动机制，即在学校档案馆（室）的指导下由就业中心负责整理和临时代管，通过验收后最终移交档案馆（室）统一管理。

3.鑒别鉴定工作

就业档案材料鉴定识别既要去伪存真，又要进行价值判断。由于就业档案内容几乎涵盖大学生在校期间的所有活动，内容多，涉及面广，因而档案材料识别量大。应根据有无价值和价值的大小的原则，确定档案材料的存毁。鉴定工作要遵循严格的鉴定程序，首先确定档案材料是否属于就业档案的内容，以确定其存留。第二，判断材料的真实性、可靠性、完整性和准确性，保证真实可靠，同时既要审核单项材料的完整性，也要审核材料之间的逻辑系统性，使档案实体成为有机联系的整体。 。

档案鉴别鉴定工作需要相关部门的配合，要争取材料源地单位部门的支持，做到“追根溯源”。学校教务部门、学生管理部门、团委、招生就业部门、实习就业基地、学校纪委等都是材料鉴定的协作单位。

4.就业档案的开发利用

建立大学生就业档案，是档案工作的创新。可以从以下三个方面提供档案服务。第一，运用现代信息技术手段，形成系统性综合化就业档案信息资源，建立网络化信息服务平台，为学生个人、用人单位以及社会及时、全面了解求职大学生就业需求和就业现状提供有效服务，提高求职效率，降低求职成本。第二，主动向人才市场提供毕业生就业信息，推介毕业生，促进大学生充分就业。从根本上实现高校就业工作的“全员化、信息化、专业化”。第三，为高校开展人才培养质量跟踪调查提供必要的信息。通过就业档案提供的毕业生就业去向，实施就业跟踪调查分析，可以了解高校毕业生的岗位流向，查找高校人才培养的优势与不足，促进学校开展以就业为导向的高校教育教学改革，提高人才培养质量。需要指出的是，毕业生离校后的2年择业期仍是高校大学生就业档案服务重点时期，择业期过后学校可以关闭就业档案信息化服务平台，转入纸质档案服务。

参考文献

[1]金鑫.档案管理在大学生就业中存在的问题及对策[J].前沿.2004（5）：100-102。

[2]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯.2011（5）：92-93。

[3]姜元.浅谈以就业为导向的大学生档案信息化建设[J].职业.2011（2）：29。