档案管理与企业文化建设

梅园　廖勇

摘 要：企业文化作为企业的软实力，传承着企业的全部发展史，其语义丰富性及多元性对企业精神及企业文化建设起到促进的作用。而企业的档案文化却难以体现出其自身应有光彩，说明了企业档案文化建设方面还存在一系列的问题，令人深思。

关键词：档案管理；企业文化；症结；品牌

良好的企业文化与档案管理对于企业的高效经营具有重要的影响。企业决策层只有对于档案管理和企业文化建设引起足够的重视，才能最终达到提高企业文化建设进度及档案管理工作效率的目的。因此，需要对档案管理及企业文化的不可替代性进行认真分析，不断为提高企业文化建设和档案管理注入活力。

1 企业档案在企业文化建设中的重要性

档案管理是从企业经营生产开始记录的，记录着企业文化发展的点点滴滴。企业文化不管是有意还是无意，只要用心去收集便会发现企业的亮点，而企业文化是将这些无形的东西化为有形，把平常摸不着的东西以文字、影音或图片的形式展现出来。档案管理是对于企业文化的梳理归纳，让职工知道企业的成就与不足，从而达到“留其精华，去其糟粕”目的。

（1）企业档案是企业文化的活标本

企业档案是开展企业文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文

化有不可替代的作用。企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映是企业员工自己培养创建起来的，不假外求的东西。做好档案管理的企业，在整理完善企业文化时，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则进行梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了，再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结，企业文化就丰富起来了。

企业档案室可以利用各种载体档案，编纂成内容丰富、形式多样的编研材料，为企业的文化建设提供详实的素材。比如我市供电公司编制了《档案全宗指南》《大事记》《基建档案综述》《创新之路—管理成果汇编》《科学技术成果简介》等，充分展示了企业科研、生产的能力和服务水平，体现了企业人集体的智慧既继承发扬企业历史文化的优秀遗产，亦为企业文化建设提供新思路，丰富了文化建设的内容。

（2）企业档案体现了企业文化特色

企业文化建设是现代企业管理的重要内容，是建立现代企业制度的有力保证。企业档案记载企业发展的轨迹，企业的文化思想也被真实地记录在企业档案之中。唯物辩证法告知，共性存在于个性之中，个性亦离不开共性，企业文化亦是如此。企业文化不仅要注重其共性建设，更要注重其个性的设计和塑造，以反映本企业的特色。企业文化的个性设计和塑造离不开企业档案，要通过挖掘积淀在档案中的文化精髓，继承本企业的优良传统，体现企业特色，在企业文化的共性中充分显露其个性。

（3）企业档案具有宣传教育功能

档案具有文化教育的功能，企业档案亦是如此。企业文化的核心是人。企业文化、企业精神、企业形象的诸方面都是由人来体现的。建设企业文化最重要的就是以人为本。企业采取各种措施教育职工，调动职工的积极性和创造性。而企业档案在教育职工中具有独特的作用。如在企业重大活动之际，档案室可以充分利用照片档案，举办大型图片展览，通过展示如各级领导视察的珍贵照片，企业创建初期简陋景象的照片，改革开放后取得成就的照片等，增强职工的自豪感和责任感。

2 滞后的企业文化是企业档案发展迟缓之症结

（1）企业缺乏服务社会公众和被认同的企业价值观，制约了档案工作发展。

总体上看，目前我国企业文化的发展水平仍较为滞后，企业文化的层级和企业发展的速度存在着不相协调的现象。企业文化作为一种组织文化，反映了企业整体的共同追求、共同价值观和共同利益，指明了企业发展的战略方向，引导着员工的行为选择。因而，目前我国的许多企业在狭隘的价值观念的支配和引导下，管理者和广大员上的精神、作风及具他方面的行为，都受到消极的影响和制约管理者和员工根据价值关系去选择规范和引导自己的行为，以追求利润和财富为根本目标，处处以眼前的得失为重，很少从企业的长期利益或企业员工的利益出发考虑问题。这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重，左右了许多企业管理者的思维方式和决策方向，在他们的观念里，档案工作至多只是一种资料整理工作，并不直接参与企业的利润创造过程，也没有直接为企业核心竞争力的培育提供资源。因此，很多企业管理者缺乏基本的档案意识，本能地排斥档案工作，没有建档的自觉性和动力。概而言之，我国企业档案工作先天基础薄弱，缺乏原动力和主体积极性，极大地制约和束缚了档案工作的顺利发展。

（2）企业制度层的建设难以达到规范和统一，使得管理结构不堪一击，殃及档案机构生存。目前，许多企业管理者只注重则务目标和企业的赢利能力，要求任何企业行为都能跟企业的利润直接挂钩。而企业生存空间的艰险往往使企业疲于应对内部纠纷和外部挑战，发展缺乏连续性和稳定性，無法形成积极稳定的企业价值观。因而，许多企业在发展过程中，经常屈从于外部压力，频繁改组企业的内部管理机构，导致企业的管理结构缺乏稳定性和规范化。在这种情况下，档案工作由于它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态，效益的产生又其有潜在性，难以具体量化，更难以进入企业管理者的视野，容易被忽视，本能地被剔除于企业的管理框架之外。有的企业即使配备了档案人员，也还是属于兼职性质，在企业的管理架构中处于边缘位置，缺乏足够的权力和资源，无稳定性可言。有些企业虽然建立了档案机构，但一旦面临所谓的组织结构设计优化和管理体制重新安排，在利润杠杆面前，档案机构也经常成为重组的牺牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部门。在这种环境当中，企业档案工作难以得到企业管理者的重视，缺乏包容的企业文化和稳定的组织基础，档案机构也自然无法在企业的管理架构中稳固立足和强化发展。

（3）企业追求表而效应，企业文化培育度肤浅，使企业档案成为应景摆设

企业文化最常见的培育方式就是宣讲和培训，而不是认真落实企业的日常行为。至于企业精神、企业理念、企业价值观以及创新精神等更是无人问津，结果只是形式上热闹，内涵上空洞，根本达不到实际效果，忽视了对企业文化内涵的挖掘和体现即使有的企业的企业文化有所倍育和发展，但也多是千篇一律，人云亦云，缺乏个性，“拿来王义”现象明显。

因此，看起来好像企业文化建设搞得轰轰烈烈，有模有样，但其实很多都是徒有其表。企业的这种“实用主义”作风和浮躁的心态对档案工作产生了很不利的影响。譬如，有些企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值，有必要开展档案工作，依样画葫芦地建立了档案室，购置了设备，安排了相应的工作人员，但结果却往往走形变样，蜻蜓点水走个形式，档案上作并没有制度化、经常化地开展起来，仅仅成了企业文化建设的道具和装饰品。企业管理者没有真正理解档案工作的本质要求，也缺乏落实和完善档案工作的诚意和决心，导致企业员工也错误地理解档案工作，以为档案工作只是整理文件材料，抄抄目录，纯粹是应景之事，没有真正利用档案。

3 打造企业文化品牌是企业档案文化建设发展之路

（1）拓宽视野，强化网络建设，丰富档案信息资源。

丰富档案信息资源，首先要求拓宽视野，开门办档，企业档案管理部门要从企业文化建设的战略高度，正确处理企业档案与企业文化建设的内在关系，把企业档案信息资源建设作为企业文化建设的前置性和基础性工作来做。

一是档案门类要全。在注重文书档案收集的同时，注重各种专业档案的收集，使各种不同门类的档案共同组合成从不同的侧面反映企业发展历史的档案系统

二是开门办档。企业的各种活动总是在一定的社会环境中进行的，企业的形象也有待于社会的认可。因此，在注重挖掘企业内部档案信息资源的同时，要面向全社会征集档案资料。

三是在注重收集纸质档案的同时，注重其它介质档案的收集。当前，特别要注重音像档案和实物档案的收集，因为音像档案和实物档案一直是企业档案中的“短腿”，并且在企业文化建设中，这部分的档案往往比纸张档案宣传教育效果更为主观和形象生动。其次，强化档案信息资源的网络建设档案资源建设。网络纵向覆盖企业决策层和普通员工，横向覆盖企业内部各个管理层，并通过建立责任制和考核制度、奖惩制度来激活网络中各个元素的能动性。

（2）优化整合档案信息资源，为企业文化建设提供深加工产品

所谓优化整合档案信息资源，即档案管理部门对企业档案信息进行“去粗取精，去伪存真”的深加工处理，使企业档案信息系统化，并通过编研而物化为企业文化建设的有形产品。其具体形态有：企业精神和职业道德的表述、厂史厂志厂刊、各种陈列室影视宣传作品、企业年鉴的编撰发行、科技活动成果编研材料的展览、各种专题资料汇编等。另外，企业档案部门还可以通过建立企业档案网站，及时发布百姓关心的档案信息，深入宣传企业的历史和文化，树立良好的企业形象。

（3）提高档案管理人员的文化意识，彰显企业档案的文化品位

一是转变档案管理人员的思想观念档案管理人员不是“死资料”、“故纸堆”的守门人，而是企业文化建设的中流砥柱者，应把企业又化建设视作应尽的职责，走在企业文化建设阵营的前沿，积极参与企业文化建设规划、计划的制定和实施。二是转变工作作风由单纯的查档接待服务改变为主动为企業文化建设出谋划策，提供档案信息资源服务，争取机会为企业创造价值。三是加大编研力度，为企业文化建设提供丰富多彩的产品。

参考文献

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