烟草档案管理信息化发展

庄婷婷

摘 要：随着烟草行业的快速发展，烟草企业发展过程中所收集的资料越来越多，在信息化时代背景下，必须要对传统的管理模式进行改进。本文对当前烟草企业发展过程中的档案管理信息化策略进行分析和探讨，旨在提高烟草档案管理效率，促进烟草行业的不断发展。

关键词：烟草档案；档案管理；信息化管理；对策

档案管理是烟草企业发展过程中的一项重要工作内容，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等。烟草企业发展过程中会产生很多的资料文件，在当前的时代背景下，烟草企业对档案管理工作的认识程度逐渐提高，在烟草企业内部设置了专门的档案管理部门，招聘专业化的档案管理人员，但在实际工作过程中，档案管理依旧存在较多的问题，信息化不足是面临的一个严重的问题。在当前的信息化时代背景下，档案管理也要逐渐信息化，对传统的手工归档方式应该要逐渐淘汰。但是当前烟草企业的档案管理过程中信息化程度不高，很容易出现各种错误，对此要积极加强对这些问题的解决，加强对信息技术的利用，以提高烟草企业的管理水平。

1 烟草档案管理的作用

在烟草企业的内部管理中，档案管理是其中不可或缺的一个部分，档案信息包括很多方面，比如人力资源档案、财务档案、科研档案等，这些都是烟草企业发展过程中的重要内容，这些档案的收集与保存，对于烟草企业的各项经济活动的开展有很大的帮助，为烟草企业的发展提供更多有用的材料。具体说来，烟草企业的档案规范化管理对于烟草企业的发展有以下几个重要的作用。第一，有助于规范烟草档案活动，在烟草企业的档案管理过程中，对档案进行规范化管理，可以对各种资源进行有条不紊的收集和整理，并且对档案进行合理地保存，从而使得档案管理工作水平不断提升，从而促进烟草档案工作的可持续发展。第二，有助于对档案信息内容的安全保护。在档案管理过程中，由于各种不规范的行为导致档案缺失的现象时常发生，比如对于档案保存时不进行存档记录，因此很容易导致再次利用档案时找不到档案所在的地方。尤其是在信息化过程中，信息化档案管理成为一个必然趋势，但是信息化过程中面临的一个严重的问题就是安全隐患，对此必须要积极加强对各种安全问题的防范，烟草档案的规范化管理是促进档案信息安全的有效途径，可以防止一些非法的行为对档案进行利用，从而确保档案资料的齐全。

2 档案信息化管理过程中存在的问题

档案管理方法的创新是对档案管理工作效率进行提升的一个重要措施，当前很多烟草企业虽然在努力加强对管理模式的改进，积极制定档案管理的规章制度，对烟草企业的各项工作进行协调，但由于当前有的管理人员的管理意识和方法比较落后，档案管理信息化意识不足，因此使得档案管理过程中的信息化程度不够，很多档案管理工作依旧采用传统的方式，没有借助各种信息技术手段进行高效管理，传统的管理方式又不规范，所以使得很多档案管理水平不高，存在管理不规范的问题。在具体的管理过程中，烟草企业信息化管理水平还有待提升，在具体管理过程中存在的问题主要有几个方面，第一，比如对于各种档案信息的更新，基本已经实现了计算机系统的应用，很多烟草企业都设置了电子档案，便于内部用户的使用，但有的烟草企业对信息化系统的建设还是不够完善，而且对于各种档案信息没有进行及时更新，最终导致很多档案信息丢失，读者在网络上查询不到相应的信息，对烟草企业的发展产生了一定的影响。第二，管理人员的信息化能力不高，不能满足当前的管理需求。在当前的时代背景下，很多烟草企业对管理工作创新改革的认识程度逐渐提高，但是由于当前很多烟草企业的管理还面临着比较严重的阻碍，因此进行管理的创新改革是一个十分必要的过程，其中表现出来的问题主要是体现在管理信息化程度不足方面，管理过程中很多工作人员都没有经过系统性的信息化培训，对各种先进的信息技术的掌握程度较低，最终导致档案管理信息化水平得不到提升。第三，信息管理制度比较落后。在当前很多烟草企业的发展过程中，信息管理制度是为烟草企业信息管理提供保障的重要基础，在管理过程中由于信息化管理意识不足，因此信息化管理的制度不够完善，比如没有规定详细的责权制度，对档案信息化管理模式没有进行创新，因此使得很多信息被丢失，作的效率较低。

3 档案信息化管理策略

（一）加强对烟草档案信息化管理的重视

随着市场竞争不断加强，烟草企业在市场环境中面临的压力也越来越大，尤其是随着新媒体的不断出现，人们的生活方式发生了很大的改变，传统的档案管理主要是对各种档案进行整理的过程，在新时期，如果烟草企业不能对管理模式进行创新，则会导致烟草企业的发展变得缓慢，甚至逐渐被淘汰。整合烟草企业的资源是促进烟草企业快速发展的一个重要途径，为了使得烟草企业可以实现全面发展，则应该要对档案管理中的任何一个环节都进行完善，在新的时代背景下，档案管理理念应该要不断创新，尤其是面对信息化社会而言，这种创新更应该要及时、到位。由于当前很多烟草企业在发展过程中对各种现代化的管理意识认识不到位，对现代市场经济中的竞争意识不足，因此没有注意到档案管理的信息化的重要性。在未来的发展过程中，应该要积极加强对烟草企业对档案信息化管理模式的认识，对档案管理体系进行完善，从而使得档案管理工作能够得到有效地完成，借助信息化手段对一些档案工作进行处理，对烟草企业的人员进行调配，使他们发挥出更加重要的作用。

（二）加快信息基础设施的建设和完善

要想在档案管理过程中实现信息化管理，一个重要的基础就是要加强对各种信息技术设备的完善，比如要加强烟草企业信息管理系统的构建，对档案管理工作进行统一的规划和管理。就当前形势而言，我国的很多烟草企业信息化管理系统建设过程中的各项基础设施的建设还不够，因此烟草企业在发展过程中，要结合信息时代的要求，对企业的各种基础设施进行完善，比如对计算机设备进行配备、建立相应的数据库等，从而使得烟草企业的各种档案能够形成电子档案，并且能够在内部系统中进行分享，内部人员可以通过一定的权限查阅相关的档案。针对当前很多烟草企业的信息设备以及信息管理系统现状，还应该要为烟草企业要配备更多的计算机，并且要对烟草企业的信息管理系统进行完善，对工作人员对信息系统的使用权限进行规定，从而使得员工在日常工作中能够对各种问题进行处理，根据自己的权限对烟草企业的档案管理工作进行完成，比如人力资源部门的员工要及时对企业的人力资源档案进行更新，对于人员的流动情况进行记录，使得企业领导者可以对企业的人员组成情况有更加详细的了解，便于做好人员招聘、人员岗位调整等工作。

（三）加强档案管理人员的综合能力水平的提升

档案管理是烟草企业发展中的一个部分，其包括的内容十分繁复，在当前的时代背景下，应该要加强对信息化管理模式的应用，管理人员要学会使用各种信息手段，对档案管理的各项任务进行落实。比如烟草企业的管理人员要借助各种通信技术、计算机技术对各种档案信息进行管理和利用，要借助信息技术对档案信息进行更新等。在工作中应该要对烟草企业的管理人员进行定期培训，包括对技能培训以及职业道德素养培训，比如加强各种计算机技能的培训，使得烟草企业的档案管理人员能够对信息化发展的趋势有所了解，并且能够掌握更多的信息技术，从而提高档案管理效率和水平。

4 结语

综上所述，在长期的发展过程中，烟草企业的档案管理模式都比较陈旧，信息化时代背景下，必须要积极加强对档案管理模式的创新，借助信息技术和各种信息设备，实现档案信息化管理，提高档案管理水平。

参考文献

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