人事档案管理探究

张秀菊

摘 要：人事档案是人事管理部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，并按照有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。本文将从人事档案管理方面做简要概述分析。

关键词：人事；档案；管理

市场经济的发展，增大了人事档案的管理与使用范围。长期保持人才、信息、学术活动与外部系统的交流，这样有利于博采众长，有利于人员内部的调整和结构的优化，有利于组建一支具有竞争力和创造力的人才队伍。要长期保持队伍结构的优化，需要靠事业心和利益驱动相结合的人才流动机制来实现。把高素质人才更大范围地盘活，这一切都增大了人事档案管理的范围与作用。

1 人事档案管理特点

1.对市场经济建设的步伐和速度起到促进作用

在市场经济条件下，要想取得稳健的步伐和高速的发展，离不开科学技术，而科学技术的进步则取决于人才的素质，需要有一支宏大的专业技术人才队伍。人才已成为决定经济兴衰、事业成败、竞争胜负的关键因素。纵观世界各国的发展计划或发展战略，几乎都有一个共同点，即无论是发达国家还是发展中国家，都把社会、科技、经济发展的依据放在“人才资源”这个支撑点上。科学技术问题、现代化问题，实质上是人才问题，科学技术水平越高，市场经济越发展，人才就越显得重要。

2.考察和了解人才的重要工具和落实待遇、澄清问题的重要凭证

市场经济建设中需要各种人才，从人事档案中了解人才状况是重要手段之一。如干部人事档案，是组织人事部门知人善任的重要依据。知人是善任的基础，而要真正地做到知人，就得历史地、全面地了解入。不仅要了解人的过去，而且要了解人的现在；不仅要了解其才，还要了解其德；不仅要了解其长处及特点，还要了解其短处及弱点。要做到这一点，必须在直接观察了解干部的现时表现的同时，查阅干部人事档案，系统了解一个人的过去经历和工作情况。只有这样全面地历史地了解干部，才能科学地用人，才能有效地防止不讲德才条件，而凭主观臆断和一时情感任用提拔干部的问题。

3.市场经济建设中开发人才、使用新人才，进行人才预测及制定人才计划的重要手段

社会主义市场经济体制的建立，各级人才市场的诞生，使得各种层次、各种形式、各种渠道的人才交流日益增多，科技人员、高校教师、各类专业人才的流动日益频繁，为人才开发创造了有利条件，人事档案对于新单位领导掌握调入者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要作用。如大型外资、合资企业招聘用人，人事档案作用不凡。人事档案的建立，是人类走向文明与进步的产物。一些经济发达国家都十分注重人事档案信息的建立。

4.推行和贯彻国家公务员制度的重要依据

按照国家公务员制度的有关规定，用人机关可面向社会直接招考公务员，但对所招公务员的人事档案，有着严格要求。人事档案记载着个人的自然状况、社会关系、历史和现实表现，没有个人档案的出具，就无法保证今后机关工作的严肃性，因此，那些断档而参聘的人员，已失去被聘用的可能。对在机关单位工作的公职人员来说，随着人事制度的改革，各级组织、人事部门在干部考核、任免、工资调整等工作中形成了大批反映干部新情况的材料，在机关干部辞退职制度逐步推行的现行体制下，无论今后被辞退，还是在机关单位留用，这些材料都是继续工作的依据，与自身利益息息相关。

2 人事档案管理存在的问题

1.档案管理工作的重要性淡化

很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，对档案管理工作重要性的认识力度不够。

3.缺乏制度化的管理流程，档案管理工作的不规范

档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；档案整理不规范。在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用。

3 人事档案加强措施

1.提高思想认识，加大投入，进一步夯实档案工作基础

部门领导要从思想和行动上要高度重视人事档案的管理工作，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时，各单位要在档案工作上舍得投入，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；要按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

2.提升档案管理人员的素质，提高人事档案管理质量

随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。同时，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性，从而全面提高人事档案管理质量。

3.建立健全人事档案管理制度，加快人事档案工作科学化、现代化进程

现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，再其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。

随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高，建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享，大大提高档案的利用效率。

4 结语

人事档案管理工作是重要的管理工作之一，其改革已经提上了日程，只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，在这一改变过程中， 改变旧有模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，全面开发信息资源，充分有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。

参考文献

[1] 罗志超. 人事档案管理工作现状的分析与对策[J]. 黑龙江教育学院学报，2011年第3期.

[2] 田忠智.浅谈人事档案工作中的问题与对策[J].兰台世界， 2009年第6期.