刍议我国人事档案管理工作不足与改进措施

常景云　矫琳

摘 要：人事档案记录了一个人的工作经历记录，政治面貌等信息，反映出了个人的基本品质以及工作能力等。也是上级在选拔人才时作为考虑的重要材料，自古代开始便有类似的制度，可见人事档案在社会发展中是不可缺少的一部分。现如今我国社会和谐发展，经济稳步上升劳动力的大量流动已经成为趋势，是一项带动地区经济发展的重要措施，但是人事档案的管理却没有跟上发展的步伐，巨大的挑战正在等待着，所以改革传统的人事档案管理体制迫在眉睫，需要解决其中存在的问题，以适应现在时代的前进进度。

关键词：人事；工资；档案管理；问题

人事档案，是单位人事部门在管理活动中形成的反映个人表现和经历的材料，是人的自然情况、社会历史、思想品德、业务能力和工作状况的历史记录。它是单位管理工作的重要内容和依据， 也是国家档案的重要组成部分。它由组织或个人在工作中形成的文件材料、经过收集、鉴别、整理、归档形成人事档案，再通过检索、借阅等形式提供给组织和个人利用，使其作用得以发挥。这就是人事档案管理工作的主要内容。党的十六大提出构建社会主义和谐社会， 全面贯彻落实科学发展观的要求， 人事档案管理工作必须适应社会经济和科技发展的新情况，转变观念，更新管理方式方法，实现人事档案管理现代化，为和谐社会建设服务。用科学的发展观作指导，对人事档案工作进行有效的管理，提高服务效率，最大限度地实现人事档案的使用价值，构建和谐的人与社会之间、人与人之间的关系是人事档案实现现代化管理面临的一个新挑战。

1 目前我国人事档案管理中存在的问题

1.对人事档案管理认识不足

事业单位管理工作中的一个不可或缺的组成部分便是对人事档案的管理。但是显而易见很多事业单位对其的认识还不足够。其中一些事业单位的领导由于自身的观念没有适应时代发展，没有对人事档案管理高度重视，认为其在事业单位发展中不能起到什么特别作用，所以人事档案的工作也很难落实到位。出现类似于材料归档混乱，分类不全等现象。其次人事档案缺少资金的投入，使得管理条件落后工作人员不能更好的对档案进行更好的管理。人事档案管理因为没有受到事业单位的足够重视，因此缺少人才以及资金的支持，而且日常你的员工管理不到位，使得人事档案管理工作很难展开以至于后期很难针对个人的人才档案进行查阅，人事档案管理这个机构的存在很那发挥真正作用。

2.人事档案管理体制不到位

我国现行的人事制度的改革在不断进行当中，这也提高了人力资源市场的人才需求，也造成了事业单位的人才流向社会的现象变得普遍。这虽然是有助于我国人才的共享，促进经济的发展，但更大的挑战也同时带给了地区单位的人事档案管理。总体而言，我国的人事档案改革才起步不久，人事档案管理机制还不够成熟，所以人才的信息档案大都还是档随人的状态，但这种管理模式存在很多弊端，一方面遗失档案的可能性很高，另一方面档案很难做到共享，人才信息的分散有待改进。

3.人事档案信息化水平低

人事档案信息化水平不够高也是在改革人事档案管理中需要注意的一方面。现在是信息化时代，事业单位应该适应时代发展，将信息技术引用到人事档案管理中来，将人才信息规范化，便于后期的管理查阅。就拿单位年底评“先进个人”为例，这就需要查阅候选人以前的工作记录，是否做过违纪的事情作为参考资料，以便于更全面公平的选出优秀个人。如果利用计算机将个人信息变为电子档便可以永久保存，上级在查阅这些记录时也将更便捷，省去了用纸质版会带来的不必要的麻烦。由此可知，将人事档案信息化是十分明智的选择，弥补纸质版档案一些缺点的同时也提供了工作效率，这是现在事业单位需要改进的地方。

2 提高我国人事档案管理水平的措施

1.提高对人事档案管理的认识

人事档案管理在事业单位起到举足轻重的地位，单位上级对人事档案的管理要有充分到位的认识。在改革人事档案管理时，事业单位需要对其有足够的人力和财力的支持，只有这样才能够将管理的质量得到一定程度的提高，办公效率也会有上升。此外，人事档案管理中的人员需要加强自身的素质，提高自身的专业技能，不少人认为管理人事档案是一项轻松的工作，恰恰相反档案管理是要求很高的一项职业，需要人员有丰富的专业知识同时办事也需细心认真。因此培训工作是事业单位要考虑的方面，可以定期安排档案管理人员进行系统的技能学习，以及让他们对办公软件的使用更加熟悉，对国外的一些先进档案管理技术进行适当学习，多方位充分提高对人事档案管理的重视。

2.增大体制创新的力度

社会的发展速度愈渐加快，为了适应社会进步的需求，从“单位管理”转向“社会管理”的人事档案才是目前最事业单位发展的档案管理方式，这也是对人事档案管理体制的一大创新。在以前个人从上小学到大学毕业后面包分配，个人都是根据国家的安排，从而也造成一个观念人是属于单位的，对于档案的管理也变为从属档案，但现在是社会主义经济市场体制个人是属于社会的。所以人事档案管理需要人事到这一点，顺势发展。将人才档案做到共享，集中人才的档案，在人才流动快速的情况下能更好的采用人才，也是促进事业单位的更好发展。

3.提高对人事档案的信息化管理

随着信息技术飞速发展的今天，人事档案管理也应该先进的计算机技术引用于档案管理中，有助于人事档案信息化管理水平的提高。相对于纸质档案，电子档案能有效去除其的查阅不便、纸张损坏等问题的出现。因此，事业单位需要提高对电子档案的建设意识，以电子信息的形式将不同地域单位的人事档案资源存储起来，如此一来对人事档案的查阅能更加的方便快捷，档案的利用率也得到很大程度的提升。其次，事业单位也可以根据自身员工的情况建立内部人员的电子信息档案，这样个人查阅自身信息也更加快速，单位在评选优秀个人的时候也能系统全面的对照职工的档案，公平地得出公平最佳人选。

3 结语

面对日益变动的人才市场，我国需要结合当前的人才发展情况摸索出适应自身人事档案管理体系。改革人事档案管理需要高层领导提升对人事档案的重视性，信息化管理人事档案，以及做到人才信息共享，提升管理职工的专业素质的同时也是提高了档案的管理效率。作为人才大国，新的经济建设方向逐步转向东部，人才的流动也是十分明显，因此对人事档案管理的改革势在必行。

参考文献

[1]郭晶.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].办公室业务，2014，（11S）：12-15.

[2]张同芹.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].科技致富向导，2013，（30）：203.