新形势下科技档案资源管理的信息开发模式研究

摘 要：新世纪已进入信息时代，档案作为一种信息面临的是市场经济所带来的机遇与挑战，特别是科技档案，如何把握机遇，迎接挑战，在不断前进的经济建设中发挥其内在价值和利用价值，是摆在我们档案工作者面前的重要课题。然而，有的档案工作忽视了如何更好地提高对科技档案的利用工作。我们应当审时度势，不断探索新的方式，利用新手段，及时开发科技档案信息，提供优质服务，推动档案工作不断发展。本文对当下科技档案资源的开发及利用进行了研究分析。

关键词：科技档案；信息开发模式；管理理念；合法利用

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录象、录音等科技文件材料。

1 科技档案作为档案的自身的特点

（一）专业性的特点

（二）成套性特点 任何科技生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，在其运转过程中产生了严格的逻辑关系，该关系决定了科技文件的相互联系性和因果关系。

（三）现实性特点 一般来说，其他文件材料归档以后，基本上完成了现行功能，多是用来进行历史查考。科技档案则不同，归档进入科技档案部门的大多数科技档案，不仅没有退出现行使用过程，而且将在较长的时期内发挥现行效用。科技档案，特别是工程设计档案，既要真实地记录科技活动的历史过程，反映科技活动主体的历史面貌，还要真实地记录和反映科技活动主体的现实面貌，它是静态的、又是动态地记录和反映科技活动主体的实际情况。

（四）复用性的特点 这就是说有些科技档案可以最大量的，重复多次地照搬照套于新的科技活动中，这些特点是由科学技术的继承性特点决定的。

2 积极总结科技档案管理新经验，加强科技档案信息资源的开发力度

科技档案信息资源的开发是科技档案实现科学管理的基础环节，它能将科技档案中蕴藏的丰富成果激活，实现科技档案的应有价值。因此，新时期，科技档案管理工作者应联系档案管理的实际，在重点分析研究档案管理问题的基础上，积极总结科技档案管理新经验，更新发展理念、创新工作思路，努力在更高的起点上提出具体的改进思路和具体的改进措施，确保档案管理水平有新的突破，加强科技档案信息开发力度。

一是优化馆藏。做好科技档案的收集、整理、归档等馆藏工作是实现科技档案信息资源开发利用的物质基础。档案管理工作者可充分利用传统手工技术与现代技术，重视各种载体档案材料的收集，采取多种手段加大档案资源的征集力度，大力丰富馆藏、优化结构，确保科技档案的完整性。同时，加强档案资料抢救修复工作，保证科技档案资料齐全。

二是加强档案信息开发深度。采取“提前介入、全程跟踪、及时收集、规范整理”的方法，主动跟踪课题研究进展，与科技人员合作互动，采取重点收集、集中收集等方式及时收集相关资料。同时，对形成的档案资料，要及时接收、整理、归档，妥善保管。并深入了解科技成果的先进程度，了解经济市场的需求，及时、适度、有效地开发档案信息资源，挖掘档案信息的价值潜力，加强档案信息开发的深度。

三是灵活运用档案信息资源开发策略。在遵守前台与后台并进、制度整合与技术整合兼顾、系统规划与多方参与等原则的基础上，针对不同档案资源客体对象的著作权与信息产权状态，应科学选择不同的档案信息资源开发利用策略。如：加大对非公共信息产权性质的档案信息资源开发力度，并对其利用范围进行科学控制；针对不同产权性质的档案资源可通过获得著作权人的使用许可后进行档案资源开发利用；在档案著作权保护期限之外实施对其开发利用等等，加强科技档案信息开发力度。

3 以信息化为主导，建设科技档案利用体系

档案资料信息涉及面不仅广泛，信息量也非常的庞大。在迅猛发展的信息技术时代背景下，以信息化为主导，对档案信息资源进行全面收集、科学管理、系统开发，建设科技档案利用体系，建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保安全的档案安全体系，成为现阶段加强科技档案利用率的关键和重点。

首先，科技档案信息化编研。充分发挥“档案信息网”的优势，采用网页文件编制实用的电子科技档案编研。档案管理工作者应根据社会和读者的需求，科学整理、分析、提炼和加工馆藏档案信息，将分散的原始信息通过网络数据库平台进行集约化管理，汇集成各种编研成果。并及时在网上发布、更新档案管理信息，丰富内容和形式，更好地宣传、提供档案信息资源，提高其利用率。

其次，科技档案信息化检索、查询。积极利用多媒体科技档案管理软件，提供网上查询，实现档案资源信息共享、并行检索、分布式检索、知识的智能检索、知识挖掘、异构信息整合检索和全息检索、自然语言检索、跨语言信息检索、问答系统、概念空间、信息融合技术等检索技术，配置与科技档案管理现代化相适应的软、硬件，扩大档案利用过程中原本被限定的有限的空间、时间、服务等范围，为档案利用者提供更良好、更积极主动的服务也创造了可能，从而提高档案利用效率。

最后，拓宽科技档案信息化服务渠道。根据“统筹规划、突出重点、需求导向、创新开发、整合资源、确保安全”的原则，运用各种现代信息技术、网络技术、电子技术，建立网上现行档案文件服务中心，实时地进行科技信息的收集、整理和发布。同时，与企业、基层农技工作者、专家教授等建立教学基地、科技下乡等网络相关平台，从而拓宽科技档案信息化服务渠道，促进科技档案利用率的提高。

4 提高档案管理人员素质，扩大科技档案信息资源的开发及利用效益

随着信息和网络时代的到来，档案事业规模的不断扩大，档案信息载体日益多样，档案管理的手段日趋先进，对档案人员的素质也提出了更高的要求，档案工作人员综合素质的高低直接影响着档案信息资源的开发及利用效益。新时期，科技档案管理人员必须熟知科技档案管理的法律法规，熟练掌握档案管理工作基本理论和技能，熟悉档案开发及利用工作的各个环节、步骤，以“积极开发、主动服务“的工作理念向全社会提供高效率的优质服务。通过开发和利用科技档案中记录的图纸资料、生产经验，生产技术、实验总结、总结报告、文献汇编等，提高劳动者的技能，提高劳动生产率，从而提高经济效益。同时，现代生产各环节中的技术含量日益提高，其研制、生产、改进和发展都离不开科技档案所提供的技术经验支撑，档案管理人员通过科技档案的开发和利用，能够促进技术创新、技术进步，不断研发新的产品，提高产品档次，拓宽产品规格，从而提高产品的市场占有率，获得更高的经济效益。

总之，档案工作者必须认清形势的变化，不断更新观念。加快档案事业的发展，创新理论；更新知识，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识，与时俱进，以服务为宗旨，以创新为主题，使档案工作有新的进展和突破，更好地为国家的利益服务，为全社会服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促进档案管理工作实现现代化、科学化。

参考文献

[1]闰莉书.加强高校档案工作，开发档案信息资源[J].兰台世界，2012（23）.

[2]姚晓莲，索丽娜，崔薇.科技档案信息，资源科学开发和有效利用的探讨[J].内蒙古民族大学学报，2013（05）.

作者简介

王浩，河南省射击运动管理中心，科员，方向：体育教育训练学（体育教学原理与方法）