探析会计档案管理工作存在的问题以及对策

刘敏

摘 要：会计档案，从广义而言，涉及会计凭证、会计账簿、财务报告等会计专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。本文简要分析了会计档案管理工作中存在的问题，并提出相关的解决措施。

关键词：会计档案；问题；对策

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是一种极其重要的信息资源。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。

1 会计档案的作用

1.1 为单位的财务工作及经营管理提供决策依据

经济工作必须按照经济规律办事，力求以最小的劳动耗费获取最大的经济效益。财务软件中的会计档案中所记载的各种事项和数据，均是本单位执行国家预算或经营活动的原始记录。通过利用会计档案，可以分析、对比历年来各项资金的来源和运用情况，以及财务、成本计划执行情况，查明获得成绩和出现失误的原因，为各单位内部财务工作及经营管理提供决策依据。

1.2 为保护国家财产、查处经济案件提供有力证据

会计档案，尤其会计凭证，既是登记账簿的依据，又是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。它保留了许多历史标记，如经济事项中经办人员、财会人员、单位负责人等相关人员的签字、印章等，均为真凭实证，是揭露和查处经济犯罪活动的有力证据。各类账簿可以随时反映各单位的资产的增减变化情况和实有数额，查明财产的保管和使用情况，从而有效地保护国家财产安全。通过会计档案，还可查明各项经济业务是否符合有关政策、制度的规定，有无铺张浪费和损害社会财产的行为，从而严肃财经纪律，防止违法乱纪现象的发生。

1.3 为研究会计历史和经济发展提供研究资料

会计档案是各单位在特定的经济活动中形成的，反映了一定时期内国家的财政、经济、政策及会计核算的原则、方法和程序，记载着各种经济业务的数据和事实，具有重要的查考、利用价值，为研究会计历史和经济发展提供了丰富的原始资料。同时，通过会计档案的积累，还可以为企事业单位、机关团体编写大事记、开展会计历史研究等提供经济活动方面的原始材料。

2 会计档案管理工作存在的问题

2.1 相关人员对会计档案管理重视不够

会计档案管理相关人员指的是单位领导和财务人员，现阶段领导比较注重经济效益、社会效益，对会计档案管理比较忽略。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，甚至认为会计档案管理费时费力，根本不把财务资料的整理、归档工作列入议事日程，造成会计人员对会计业务非常熟练，但是对会计档案规范化整理的要求知之甚少。没有设专人负责管理会计档案，有的单位甚至由出纳兼管会计档案，不符合《会计基础工作规范》要求和《会计档案管理办法》的规定。

2.2 财务档案管理不完善、不规范、不重视

我国1999年1月1日实施的《会计档案管理办法》第四条明文规定：各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。因此，设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

2.3 会计档案保管期限和销毁不规范

尽管《会计档案管理办法》第八、第九条规定了会计档案保管期限，第十、第十一条规定了会计档案进行销毁的程序和特殊情况处理。但是，由于思想上缺少足够的重视，客观上缺少专人会计档案管理，很多单位会计档案都存在着超期保管的问题（永久保存的除外）。这个问题表面上看没有大碍，实际上造成有限的保管设施资源浪费，不利于新会计档案的保管利用。

3 解决会计档案管理工作问题的对策

3.1 领导带头提高对会计档案管理的重要性的认识

《会计档案管理办法》第四条明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”可见从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化轨道。因此，领导要带头认真学习《会计法》和《会计档案管理办法》，财会人员更要主动地学法守法，领会掌握会计档案管理的规定和要求，在此基础上认真履行职责做好会计档案管理工作。领导要为会计档案管理工作创造必要的条件，为其解决工作中存在的实际问题，配合有关部门加强对会计档案管理工作的督查。

3.2 做好会计档案装订立卷工作

会计档案的装订立卷是会计档案管理的重要工作内容，装订是否规范合理很大程度的影响了后期的档案管理及查阅。在装订前按照日期、编号等信息合理的整理会计档案，摘除多余的金属物（订书针、大头针、曲别针等），大的张页和附件应折叠为凭证大小，但要避开装订线并保证数字完整，保证凭证序号正确，盖章及附件完整；装订时尽可能缩小所占部位，外加规格略大的牛皮纸封面，凭证厚度合理，装订牢固，美观大方；装订号后在封面填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于以后的调阅工作。

3.3 保证会计档案适当的保管期限

《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉外及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出，保管到事项完结时为止。单独抽出的会计档案，应当在销毁清册的备注栏内和保管清册的相关栏内列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。另外，考虑到《刑法》和《民法通则》的诉讼时效以及调查取证的延时，应将会计档案的最低保管期限适当调整为22～25年，使之更好地为社会主义法制建设服务。

4 结束语

总之，会计档案管理是现代企业财务管理和会计事务管理的重要内容。为了促进企业财务管理的合理化、现代化，达到建立现代企业制度的根本目的，必须实行有效的会计档案管理，规范会计工作，保证会计档案资料的质量，为投资者、债权人、社会公众及政府宏观调控部门提供真实、准确的会计资料，为维护市场经济服务。

参考文献

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[3]温晓云，关于提高财务档案利用率的几点建议[J]，经济师，2014.