办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性探讨

段志清

摘 要：随着信息技术的发展和网络时代的到来，人们的生活发生了翻天覆地的变化，信息技术和网络开始逐渐渗透到人们生活的方方面面中，给人们带来了极大的便利，尤其是办公自动化的出现，更是改变了人们的工作。目前，办公自动化已经开始应用于医院的管理工作中，大大的提高了医院管理的效率，在现代医院管理体系中，信息化建设已开始广泛开展，但医院的档案管理工作还未形成体系，医院档案管理依然存在不少的问题。对此，本文将对医院档案实施办公自动化管理进行必要性和可行性分析，从而提出几点医院档案办公自动化管理的对策。

关键词：办公自动化；医院档案管理；必要性；可行性

办公自动化也就是数字化办公，在提高工作效率的基础上可以增加协同办公能力，调整管理体制，最终实现提高决策效能的目的。当今是一个信息化的时代，信息技术迅猛发展，改变了我国的诸多行业，近年来，信息技术已经逐渐渗透到医院的管理工作中，许多医院正在尝试着利用办公自动化来对医院的档案进行管理。这种新型的档案管理方式在很大程度上提高了医院档案的管理效率，但同时也给传统的档案管理工作带来了极大的挑战。对于医院来说，确保档案信息的完整非常重要。现代的大型综合性医院每天的都有数以千计的工作量，医院的行政、医疗、人事档案等各类档案的分类整理工作艰巨，采用办公自动化的档案管理是医院档案管理工作的必然选择。对此，本文将对办公自动化环境之下医院档案管理工作的必要性与可行性进行分析，在此基础上，提出几点切实可行的利用办公自动化进行医院档案管理的对策，以便给我国的诸多医院提供参考指导作用。

1 医院档案办公自动化的现状

（一）缺乏完善的办公自动化系统

现阶段，大部分医院对办公自动化系统的软件投入较少，使得办公自动化系统还不完善，办公自动化水平得不到有效提高，制约着医院档案管理水平的提高。由于各办公室自动化系统的开发商与团队的技术水平高低不一，导致某些开发出来的软件与实际需求存在不少差距，造成系统中缺乏可以将电子文件运转与电子档案工作有效契合的电子档案管理的子系统。

（二）缺乏完善的信息化管理制度

现阶段，医院档案的信息化还处在初级阶段，缺乏完善的软硬件设施，而且电子档案的存储缺乏有效保障，容易导致患者的病历资料泄露，影响患者的正常生活尽管医院对医院档案管理投入了资金，但由于无法建设医院办公高级自动化的成熟档案管理系统，软硬件配套存在差距，始终无法搭建高效的医院档案管理平台，造成医院资金投入的浪费。

（三）缺少档案管理信息化的专业人才

尽管医院在引进先进设备时投入不少资金，但在医院档案管理信息化人才方面的投入不足，档案信息管理系统相对滞后，操作系统软件还未得到及时更新档案管理人员往往缺乏办公自动化该方面的知识，医院缺乏关于办公自动化知识的系统培训，从而导致医院档案办公自动化程度较低，影响医院档案管理工作的进行。

2 医院档案办公自动化管理的必要性

由于医院档案形成时间长，涉及范围广，档案数量大等特点，加快医院档案办公自化的管理已经迫在眉睫。

（一） 办公自动化的档案管理可以大幅度提升档案的效率

医院档案与电子信息技术结合，有效统一了文书处理与档案管理的关系，工作人员每天及时对文件材料进行分类整理，使之成为电子档案，可以减少档案遗失的问题，保证了档案文件的完整性和及时传输性。尤其对于病历档案，需要客观、完整、连续记录病人诊疗和病情的演变过程，办公自动化程度的不断提高，可以帮助医护人员及时准确地掌握病人的病情发展过程。

（二）办公自动化的档案管理更加稳定安全

纸质档案的质量很容易受到外界环境的影响，包括温度、湿度、自然灾害等，使得纸质档案的寿命较短，时间一长，其完整性受到威胁，而相比纸质档案，电子档案的寿命就高很多，并且可以通过备份等手段进行复制。办公自动化使档案电子化，增强了档案的可读性和存储性，还有利于根据不同的需要选择不同的存储载体。此外，办公自动化下的档案可以在网络环境下及时传输，避免了档案在丢失的问题。

3 医院档案实行办公自动化管理的可行性

现在，办公室自动化管理的技术越来越完善，可以通过定期培训人员的方法来实现医院档案自动化管理的规范性。医院要进行对管理人员的定期培训，提升相关人员的专业性与管理水平，而档案管理人才既要有计算机操作能力还要有一定的医学知识。医院要制定一系列的实行与管理规定，建立健全档案管理制度，使得医院的办公室自动化档案管理进入规范化的轨道。

4 完善办公室自动化环境下医院档案管理的对策

（一）建立档案管理子系统

医院应深入研究办公自动化系统，加大办公自动化系统建设的资金投入，在办公自动化系统的基础上建立档案管理子系统，有效运转电子文件运转，并对电子档案进行管理，对电子文档进行归档处理，进一步完善办公自动化系统，较少医院档案管理人员的工作量，并提高其工作效率。

（二）提高档案管理人员的合素质

我国的医疗卫生事业正在不断地发展和壮大，随之涌现出各种各样的新型技术和内容，医院档案数量也在不断增加，各类信息不断丰富，相关管理方法日趋科学化，对档案人员的素质提出了更高的要求。对此，医院要加大对档案管理人员进行相关知识培训，为其提供更多的学习机会，优化器知识结构，提高其综合素质，以便使用办公自动化环境的需求。

（三）科学制定相关管理标准

当前，医院档案管理的相关工作主要包括整理、收集、保管、编排、统计和检索等确保科学地制定档案管理标准，使其能够符合国家和档案部门颁发的相关标准所以应该结合医院档案的实际情况，严格地把关各个环节，实施标准化管理。

5 结论

办公自动化作为信息社会重要的标志之一，运用与医院的档案管理，可以更好的为医院的发展服务。医院档案的特殊性还有时代科技的不断发展共同决定对医院档案进行办公自动化的改革的趋势，办公自动化的运用将不断推动医院档案工作的现代化的进程。

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