人事档案工作重要性认识

翟长军

摘 要：文章认为随着我国经济的快速发展与社会的进步，档案的社会价值进一步显现和提升，为此，要提升对档案重要性的认识，正确认识档案的价值，改进档案管理，从而发挥档案在经济建设与社会发展中的作用。

关键词：档案；重要性；认识

随着市场经济制度的确立，我国加快了政治、经济体制改革的进程，人事管理及其人事档案工作面临着新形势，档案的社会价值进一步显现和提升。为此，各级政府档案管理部门要顺应时代潮流，正视人事档案工作中存在的问题，抓住机遇，勇于改革，提升对档案重要性的认识，正确认识档案的价值，改进档案管理，从而发挥档案在经济建设与社会发展中的

作用。

1 科学认识档案的社会价值

人事档案是各级各类人事管理部门在人事管理活动中形成的经过认可的记录与反映个体经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的资料。人事档案以个体为单位，集中保存和备查，具有重要的凭证价值和参考价值。因此，人事档案的社会价值，是由自身的社会属性所决定的。无论在何种的情况下，只要有人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用诸多方面的人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。

随着互联网技术的普及和广泛运用，人事档案进入数字信息化时代，人事信息成为重要的社会资源，以人员信息为主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。因此，人事信息的收集和利用成为具有战略意义的社会工程。市场人力资源的合理配置、各单位间和从业者之间的沟通和联系、单位自身的人事管理和人才培养，以及愈加社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，上述诸多信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。因此，必须正确认识人事档案的社会价值，充分发挥人事档案工作的重要作用，在服务于组织人事工作的基础上，为相关单位和从业者提供良好的信息服务，优化市场人员资源配置，促进经济繁荣和发展，从而强化从业人员的社会化管理，推动国家社会保障体系的建立和完善，维护社会的长期稳定。

2 现阶段人事档案管理现状

基于以上所述，各级各类档案管理部门应充分认识人事档案的社会价值，提升社会公众档案意识，加快人事档案工作运转机制，然而事实上，人事档案管理现状并不尽如人意，主要表现为：

1、社会化程度不够 现行档案管理以单位为管理主体，因此管理主体之间缺乏有机联系，与日益社会化的人员流动性不适应，形成不了社会化的服务网络。分散管理不便于统一规范档案操作程序和社会人事档案资源的整合、 利用；多头管理和繁琐的流程影响了档案随人员的自由流动，造成弃档、丢档的现象。

2、档案参考价值不大 受传统工作方式影响，人事档案内容陈旧、雷同、空洞、失真，档案的形成和收集缺乏针对性和规范性，不能反映个人的最新动态，内容雷同不能反映个人的独特才能，失去档案的参考价值，难以有针对性的提供权威的证明材料；内容的空洞，无法满足社会对人事档案信息的新要求；内容的失真，违背了人事档案真实性的特征，失去了档案的凭证价值，造成负面的社会影响。

3、服务水平不高 档案管理人员“重藏轻用”，观念陈旧， 缺乏服务的积极性和主动性。人事档案从属于组织人 事工作，服务职能被管理职能所掩盖，造成服务方向不清晰、服务职能不明确；加之部分单位档案的数字信息化水平不高，以至于工作效率不高。

4、约束机制缺位 应当看到，不少企事业单位用工不需要政府部门审批，因而忽略用工建档， 致使依靠行政手段维系运转的人事档案工作陷入尴尬境地。 缺乏相应约束机制使用工单位为了摆脱旧的人事制度束缚，缺乏长远的人才培养战略， 或逃避社会保险费用降低运行成本，不重视人事档案，不接收和建立人事档案。上述情况致使人事档案工作运转不畅，无法运转。

3 强化档案管理的举措

基于以上所述，各级档案管理部门要正视工作中存在的问题，采取科学举措，保证工作的有效运转，从而发挥人事档案的价值。

1、提升社会化水平 档案管理部门要打破壁垒，实行社会化管理，整合社会档案资源，打破现行的以企事业单位或社团组织为管理主体的管理体系，对社会的档案实行统一的管理，形成社会化的工作网络，从而整合社会档案资源，便于统一和规范操作程序；实施人事代理制度，落实人员社会化档案代理。

2、纳入社会保障体系 社会上发生的劳资纠纷和社会保障费用征缴方面的问题，其根源是缺乏相应的人事档案资料。人事档案资料的缺失，影响劳动者自身维权行为，给国家社保经费的征缴带来困难。因此，实行社会化人事档案代理制度，把人事档案纳入社会保障体系，作为用人和劳动保障的必备条件，通过立法建立健全新型的社会化的人事档案制度，维护劳动者的正当权益。

3、规范操作程序 档案管理要面向现代社会需要的，因此要公开、公正、透明。工作中要科学规范地形成和收集人事档案资料，在保证档案资料真实可靠的前提下，提升档案资料的科学价值。档案管理部门在严格人事档案基本规范，从档案资料的形成、收集、整理、归档各个环节，制定出规范性的操作章程，严格操作，保证档案资料的真实、可靠和鲜活，全面提高档案质量。

4、加强服务 档案管理要转变工作理念和工作方式，倡导服务至上的理念，由管理者变为服务者；在实行社会化管理方式的基础上，明确档案社会化管理部门的职务职能，建立健全相关的配套服务措施，通过服务体现档案社会价值；利用科技手段，建立方便、快捷和自动化程序较高的档案管理服务系统，提高服务效率。

总之，档案管理部门要顺应时代潮流，正视人事档案工作中存在的问题，抓住机遇，勇于改革，提升对档案重要性的认识，正确认识档案的价值，改进档案管理，从而发挥档案在经济建设与社会发展中的作用。