对普通高中学校学籍档案信息化管理相关问题的几点探讨

摘 要：信息技术的迅猛发展，计算机的广泛普及，对普通高中学校的学籍档案管理带来一定的冲击。作为高中学校的档案管理部门，应当与时俱进，加强对学生学籍档案管理的信息化建设，开发出一套符合自身发展的档案管理信息系统，将学生的档案资料管理实现更细致、更全面的工作目标。

关键词：学籍；档案；信息化管理

学籍档案，顾名思义，是一个学生在校期间学习经历的记录，现阶段，我国很多普通高中学校还采取的是传统的纸质学籍档案，只有将学籍档案实现信息化才能使通过网络实现资源共享。如今，信息化时代的到来，信息技术对很多工作都带来了便捷，并且节约了办公成本。本文将结合笔者几年来的学籍档案管理工作经验，提出几点学籍档案管理信息化相关问题的探讨。

1 学生学籍档案信息化的原因

学籍档案信息通常是记录一个人在校期间的学习经历，是学生处于某所学校的法律身份及资格，学生在校期间的表现情况和综合发展情况的信息都可以在学籍档案中体现出来。现阶段，我国普通高中学校大多数还保存的是纸质的学籍档案，由于高中学校的学生每年都在招收，纸质学籍档案的只会越来越多，并且纸质资料不易保存，时间久了会出现纸质档案损坏现象，并且很难修复，给查阅带来很大地不便。因此我国高中学校的纸质学籍档案存在如下四个问题：

1.1 纸质学籍档案不易保管

尽管现如今的造纸技术已经得到很大的进步，但是纸质的学籍档案始终存在不易保管等诸多问题，纸张存储本身容易产生破损，并且在档案管理室还要严格控制室温及湿度，注意防火、防水、防止有害物质等给学籍档案产生的侵害。学籍档案的管理房间要严格按照相关规定控制好各项指数。例如，如果天气湿润，则空气的湿度较大，势必会给纸质档案的保存带来危害，如果没有按照标准保存学籍档案，纸张很容易受到侵蚀。普通高中的学生不断增多，纸质学籍档案的数量也在激增，大量的纸质档案不仅占用越来越多的空间，并且对保管的相关要求越来越多。我国大多数普通高中学校并未严格按照保存措施实施，如果发生火灾、地震等自然灾害或盗窃等意外事故时，学生的学籍档案势必会受到不可挽回的损失。与此同时，保存学籍档案还需要耗费人力和时间，对这些资料分门别类地整理，以供后期的查阅。

1.2 后期查阅不便

我国的普通高中学校随着办学时间的逐渐递增，学生会越来越多，学籍档案资料也会越来越多。面对数量庞大的学籍档案，大多数学校提供不同的房间分散放置，一旦后期需要查阅学生的学籍档案时，需要根据不同的入学时间查找相应的学籍档案，取阅及归还等都非常不便。很多高中学校的学生学籍档案管理都没有提供更加细致的分类标准，大多数学校是按照学生的入学时间及班级进行分类保存，如果在后期查阅时并不清楚学生的入学时间及班级时，查阅工作将无法进行。

2纸质学籍档案将会产生一定的成本投入。高中学校的学生数量在不断增加，随之而来的便是学籍档案数量的持续增加，纸质学籍档案的保存需要一定的空间，并且需要学校提供一定的人力进行管理，如果档案出现损失，修复学籍档案还需要耗费一定的人力和物力。另外，纸张的大量使用不仅产生了成本，而且还不利于环保。

2 普通高中学校学籍档案信息管理系统的设计

普通高中学校由于学生的学籍档案信息量庞大，因此将这些信息汇总起来统一进行数据管理工作量较大，要想建立信息管理系统需要分如下几个步骤进行设计：

首先，要将学籍档案管理的相关信息系统划分出模块。可以分成学籍管理员系统、班主任系统以及学生系统这三个子系统，不同系统针对不同的用户开展工作。在校专门从事学籍档案管理的人员可通过系统实现对学籍档案的综合管理工作。班主任则可以通过信息管理系统对学生的日常成绩的查询和分析进行信息化处理。学生通过信息管理系统可以查询学校的相关公告、课程安排及查询考试成绩等。

其次，根据使用对象的不同制定相应的权限。学校可以根据不同的适用对象采取不同等级权限管理，有管理员、普通用户及学生用户三种不同类型，其中管理员的权限最高，可以对信息管理系统进行全方位地管理，而学生用户的权限最低，仅能从事信息查询及录入。

第三，录入学籍档案信息。在学校建立学籍档案时，首先需要将学生的信息通过填写学籍表的形式收集起来，之后通过相应的管理人员将这些内容录入到学籍数据库中。每年的高中学校学生人数都在不断递增，这样的方式有效减轻了学籍档案管理人员的工作量。

3 学生学籍档案信息化管理应注意的问题

3.1 将电子信息与社会对接

学籍档案信息将伴随每一位高中生一生，因此这些学籍信息不仅是为了记录学生在高中阶段的日常信息，更重要的是为学生在今后步入社会，寻找合适的工作岗位提供参考依据。部分高中学生毕业后可能直接选择就业，此时，学校应当与企业及时合作，为招聘企业提供在校学生的相关信息，帮助企业了解学生在高中阶段的学习情况及能力水平，为学生提供更好地就业机会。

3.2 做好学籍档案信息的保密工作

每一名高中学生的学籍档案信息都是个人的资料信息，学校在对这些信息进行管理时应当注重其安全性及保密性。在学校从事学籍管理的部门应当严格相关的管理制度，保证学生学籍档案信息的安全性，做到准确和完整地记录学生的相关信息，不像其他人及单位透露学生的相关信息，帮助学生做好保密工作。

3.3 针对绝密档案要做到特殊处理

普通高中学校有部分学生的档案信息属于绝密信息，此时学籍档案管理部门应当特别针对绝密的档案采取特殊的处理技术，可以利用计算机及网络将这些信息进行加密处理，这样可以有效保护好绝密档案的安全性，这些信息不会被随意篡改或删除。与此同时，保存好这部分档案的原始资料，甄别好档案工作的真伪，防止有假冒信息冒充绝密信息。这部分信息如没有特殊情况，不得随意供人查阅。

3.4 对原有的纸质学籍档案进行存档

由于计算机及互联网的应用，导致学校的学籍档案管理系统存在一定的不稳定性，并且电子文件经过篡改不易发现痕迹。这就给普通高中学校的学籍档案信息管理带来新的挑战。为了有效保证学籍档案信息的真实有效，保证这些信息系统的数据安全，在学生对学籍档案信息进行录入后，应当将最初的纸质学籍表进行存档，一旦后期需要查阅和共享时，可以将纸质学籍档案信息与电子档案信息相互参照，统一管理。

参考文献

[1]匡定发. 学生档案管理失范问题探析[J]. 云南档案，2015，06：47-51.

[2]胡剑锋，刘君妍. 普通高校学生学籍档案信息化刍议[J]. 兰台世界，2015，17：93-94.

[3]陈东升. 中小学生学籍管理制度建设及其信息化探索[J]. 教育研究，2015，09：78-83.

[4]邱建娥. 中学生学籍档案管理刍议[J]. 浙江档案，2016，03：62.

[5]田甜. 高校学籍档案信息化管理研究[J]. 中国高新技术企业，2015，10：12-13.

作者简介

李春娥（1974-），女，汉族，福建漳平，福建省漳平一中，大专，教员，小学高级教师，研究方向：学籍档案信息化管理。