蓝图档案管理方法探讨

赵媛媛

摘 要：文章从蓝图归档、档案管理人员体系建设、蓝图档案库房管理及利用方法等几方面对蓝图档案管理的方法进行了探讨。

关键词：蓝图；档案；管理；利用

蓝图档案是设计人员的劳动成果的直接表现形式，一本蓝图档案蕴含着多个人的智慧结晶，属于企业核心机密。在油田开发建设的过程中，只有管理好蓝图档案，才能使之更好地被利用，更好地服务于油田的发展。我公司现有蓝图档案21万余册，在保证信息共享、运行稳定的同时，还要考虑信息的保护与隔离，严格防止非授权用户的侵入和信息的泄漏。怎样管理好，利用好这些档案，是本文将要探讨的问题。

我公司档案管理中心蓝图组承担着公司的施工图蓝图、初设图纸、地质资料、可研报告及预算资料的存档，同时也负责蓝图的借阅工作。有5名同志分专业和类别共同进行这些工作。蓝图库房占地面积约900平米，库内安装密集架，蓝图档案按项目号顺序及专业顺序竖直摆放于密集架上。库内安装有空调，加湿器，除湿机，温湿度记录仪，消防报警系统等。

一、蓝图档案一体化平台管理

严格执行公司项目一体化平台应用，设计文件的校审、存档、出版均通过一体化平台运行。蓝图组的蓝图档案归档在一体化平台应用时，必须注意以下几个环节：

（一）纸质蓝图验收，确定项目号、文件号、版次是否正确，签署是否齐全，图面有无掉字、掉页现象，文件号与目录内容是否相符等，并确定文件与底图的文件号、内容一致。

（二）对归档蓝图实物相对应的平台电子文件进行核对并归档。

（三）对归档蓝图打印条形码，并粘贴在相应纸质蓝图左上角，不串不漏。

（四）按项目号编写归档蓝图目录，目录按文件号排序，内容与实物内容相符，不串不漏。

（五）按照项目号、专业、文件号的排序方式，将蓝图档案入库。

蓝图档案电子文件与纸质文件必须共同存档，两者缺一不可。纸质蓝图档案为设计人员利用蓝图查询资料提供了便利，而归档电子文件可以方便设计人员在一体化平台上查询检索，也可以制成光盘进行长久保存。

二、加强蓝图档案管理人员素质培训

蓝图档案管理是一项科学而严谨的工作，档案管理人员负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，不仅需要定期进行工作职责和体系培训，也需要加强档案管理基本素质教育：

（一）耐心检验

纸质蓝图往往成批的送来，闻着刺鼻的氨水味，对纸质蓝图一页一页的检验，变成一个巨大的工作量，看似简单，却要具有极大的耐心。耐心是做好蓝图归档工作的保障。

（二）细心把关

纸质蓝图有时会出现串页，缺页等装订问题，也有时会出现文件号或版次有误等问题，把问题斩断在存档之前，确保蓝图档案的准确性，这需要工作人员眼明心细。细心是做好蓝图归档工作的基础。

（三）落实责任

当遇到纸质蓝图有问题，或纸质蓝图与平台电子文件不一致时，需要工作人员及时地与出版人员或设计人员联系沟通，解决问题，这需要工作人员具有高度的责任心。责任心是做好蓝图归档工作的前提。

三、蓝图档案库房管理方法

设计图纸的参考套用频繁，这需要我们档案工作者根据本单位的实际情况和库房管理条件分析研究，采取相应的保护措施进行科学的管理。档案库房技术管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，达到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防有害生物及气体、防尘、防污染、防磁等目的，确保档案安全存放。

（一）防光、防尘

每周对蓝图库房进行一次大扫除，清理地面台面灰尘；密集架尽量靠拢；窗帘拉紧，防止阳光直射；对新来的蓝图尽快整编入库，尽量减少蓝图档案在库外堆积的时间，柜内要放置防虫剂。

（二）防潮、防高温

加强库内温、湿度监控，及时进行调整，达到适宜的温、湿度。利用库房内空调、除湿机、加湿器等设备，将库房的温度控制在14℃-24℃；湿度控制在45%-60%；根据天气情况，定期对蓝图库房进行通风；每周更换温度湿度记录仪纸，记录每天的温度湿度情况。

（三）防火

蓝图库房内安装有七氟丙烷灭火系统，定期对七氟丙烷灭火系统探头进行检测，每天对七氟丙烷控制系统进行检查记录。

四、蓝图档案利用方法及现状

（一）蓝图档案检索方法

对于一体化平台应用之后的蓝图档案，可直接进入平台的“图档管理”里面的“蓝图档案”进行检索，可对项目编号、项目名称、专业等进行组合检索；对于一体化平台应用之前的蓝图档案，我公司有专门的蓝图档案管理系统，利用其中的网络检索系统，设计人员可利用网络远程检索蓝图信息，可对档案号、项目号、项目名称、类别、存档日期等多字段进行组合检索，也可对单个字段进行多关键词检索。

（二）蓝图档案利用方法

设计人员根据自己需要的蓝图档案，填写蓝图借阅审批单，相关人员签署后，在档案管理中心蓝图组进行蓝图借阅，工作人员对借阅的蓝图档案进行借阅录入，蓝图档案编号采用条形码扫描录入，提高准确性和操作效率。电子文件由其他班组负责，并对档案管理权限严格要求，分角色设定权限。

（三）蓝图档案利用现状

目前，蓝图档案主要是用于设计人员项目运行时的参考用图，同时，也用于公司每年项目审查时的用图，以及公司压力容器设计资质换证及压力管道资质换证审查时的用图。2015年全年蓝图档案利用量约6000册。

保存档案的目的是为了满足现实利用需求和社会长远利用需要，因此档案利用服务工作体现着档案工作的根本目的。档案部门只有首先管理好档案，才能更好地做好档案利用工作，为企业发展服务。