“互联网+”背景下企业档案信息化建设策略研究

李晓丹

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）06-000-02

摘 要 本文首先从“互联网+”的提出出发，界定了“互联网+”的定义及内涵。进而探讨在互联网+的背景下档案信息化建设存在的问题，人才队伍建设不足，格式不统一，信息化建设平台落后，档案整理质量不高，泄密隐患等问题，进而有针对性的提出相应的措施：加强加强专业化人才队伍建设，加强企业档案电子化、信息化平台建设，统一软件、统一格式，严格管理，加强责任心等。

关键词 互联网+ 档案信息化 策略研究

一、“互联网+”的提出与内涵

2015年3月5日，李克强总理首次在政府工作报告中提出“互联网+”行动计划。通俗地讲，“互联网+”就是互联网+各个传统行业，但这并不是简单地相加，而是要利用移动互联网、大数据、云计算等信息通信技术以及互联网平台，让互联网与传统的经济社会生活进行深度融合，在科技创新中不断赢得新发展。其中的关键是创新，因为只有创新才能使这个“+”变得有价值、有意义。也正因为此，“互联网+”被人们认为是创新2.0下的互联网发展新业态、新形态，是创新2.0推动下的经济社会发展形态演进。

二、“互联网+”对企业档案信息化建设的倒逼

当今时代是信息时代，互联网与传统行业深度融合，对传统行业产生重大影响，起到变革的作用。对于企业档案信息化档案管理而言，“互联网+”时代的到来也起着重要的变革作用。一方面，“互联网+”是加快档案信息化建设现代化步伐、提升档案信息化系统整体功能的重要机遇，但另一方面，当前企业档案管理还处于相对传统和保守的阶段，“互联网+”也使得档案信息化建设面对诸多挑战和问题。具体来讲，当前企业档案信息化存在的主要问题表现在以下几方面：

（一）“互联网+档案信息化”的思想认识不深，人才队伍建设不足

部分企业对档案信息化建设缺乏全面的了解和清醒的认识，在信息化建设中表现出消极态度，反应迟缓；信息化建设的组织机构、工作机制不完善，特别是在“互联网+”战略背景下，部分企业把信息技术专业人员看成是底层操作人员，没有花大力气培养懂技术、会操作的专业人才队伍。

（二）软件、数据格式不统一

无规矩不以成方圆。企业档案数字化软件的使用，需要统一标准、统一指导，但一些公司和企业在档案管理中盲目上马，各自为战。例如有调研表明，河南省范围内使用软件公司有量子伟业、上海中信、北京盛赞、清华紫光、新锐英城、世纪科怡、东方飞扬、泰恒、简帛、中信外包等20多家，个别名义上是公司，实际是一年至两年的代理商，甚至是一人公司。各软件公司开发的软件往往具有自定义数据的功能，再加上各单位情况不一致，上级部门没有统一数字化前的格式，造成了软件、数据格式的不统一。同时也造成主管部门接收所属单位的电子档案时，档号字段也没有著录，不能挂接，最关键的是公司倒闭将会引起更大不可挽回的损失。

（三）信息化建设平台落后，多以纸质形式保存档案，不便于查阅和共享

受“白纸黑字，立此为证”等传统观念的影响，一些企业在档案管理中一直以来都是重点关注纸质档案。按档案管理的要求，纸质档案保存环境要求较高，要求温度、湿度适宜，防潮、防蛀，而且纸质档案体积庞大，保管需占用一定空间，随着时间推移，需要较大的专门档案库房来进行存放，不经济。

也正是在纸质档案管理的形式下，一些档案不便于查阅和共享，使用率低，价值降低。因为纸质成果在后续借阅时，要通过档案管理员先进行原始的检索、查阅，查询其保存准确位置后再进行借阅，费时费力，档案利用率低下。

（四）檔案整理质量不高

目前有些单位早期的档案本身整理就有问题，如页码漏编、跳号；题名拟写有误、过于简单；文件装订倒装、排列有误；页面破损等，这样扫描著录的电子档案也是错误的。

（五）数字化有泄密隐患

一是数字化前没有进行整理鉴定，有可能造成网络泄密；二是数字化企业人员的不确定性及电脑硬盘的失泄密现象时有发生；三是管理、监管不到位，后期服务、版本升级、黑客攻击等都有泄密隐患。

三、基于“互联网+”的企业档案信息化建设策略

通过以上分析可知，企业档案信息化建设存在诸多的问题与不足，也给我们的企业档案信息化建设指明了方向和目标。由此，我们需要基于“互联网+”思维，从加强人才队伍建设、加强科技平台建设等方面提出了“互联网+企业档案信息化”的建设策略。

（一）加强专业化人才队伍建设

“互联网+”企业档案信息化技术，必须坚持以人为本，始终培养应用型人才和青年档案信息化人才放在第一位，这是档案信息化的成功之本。 培养大量既懂档案业务、企业管理，又熟悉大数据、互联网、物联网信息技术的复合型人才，建立复合型、多层次的专业队伍，优化人员结构，这是进一步推动“互联网+”企业档案信息化工作的人力保证。

（二）加强企业档案电子化、信息化平台建设

企业档案电子化、信息化平台是“互联网+”企业档案信息化技术的基本条件。随着计算机技术的普遍应用，企业档案所有的原始资料一般都是通过计算机进行编制、处理，都存在电子媒介。即使是有关审批、签字的资料以纸质形式存在，也完全可通过数据处理技术变成电子文档。因此，建立企业档案信息化管理平台，利用“互联网+”等信息技术，建立企业档案信息化管理平台，从而为企业档案提供快、准、全的信息。

（三）统一软件、统一格式

最好是国家研发统一的软件、统一的标准进行数字化，根据各地情况的差异，选择一些相互制约、相互依存的数字化企业，根据国家档案局的统一标准，进行数字化处理，这样有利于后期升级、连接和管理，便于档案人操作。

（四）严格管理，加强责任心，使保密制度落到实处

其一，要求数字化外包公司在承揽数字化期间，业务经理和工作人员不能调换，以制度管理所有人员；其二，数字化后的软硬件外包公司不能携带走，并且必须签订违约或破产后软件高端运行协议；其三，数字化前对档案必须进行鉴定，分别进行编号、扫描等处理；其四，网站的发布平台构建完成后，就要进行内容的录入和完善，这个工作也将成为档案部门的日常工作。因此严格计算机、互联网管理保密制度，在技术层面：部署网络版杀毒软件，硬件防火墙，配备或培训合格的网络管理员；在制度层面：建立严格的安全制度，杜绝非法操作；在管理层面：经常维护、定期升级、及时发现潜在问题，防止黑客病毒侵袭等。

四、结语

在“互联网+”时代背景下，无论是生产还是管理，都将发生重大的变化。企业积极探索“互联网+”档案信息化，就是要改变传统的非网络化、电子化的档案管理模式，提高企业档案管理的效率和技术含量，但在实际的管理实践中仍然面临着人才队伍不足、标准不统一、格式不规范、信息化平台落后等突出问题。因此，基于“互联网+”背景，企业档案信息化管理工作需要进一步改革与创新，加强人才队伍建设、加强科技平台建设为企业档案信息化管理工作改革与创新提供支持。

参考文献：

[1] 吴天顺.档案信息化过程中的问题及对策[J].档案管理，2015（6）.

[2] 曾凡丽.浅议“互联网+”在科技档案管理中的应用[J].河南林业科技，2015（4）.

[3] 邹学思.“互联网+”背景下的荆门市人社系统信息化发展策略研究[D].华中师范大学，2015.