“信息与档案管理”课程教学改革探究

杨　柳，史小建，王淑梅

(河北农业大学 人文社会科学学院，河北 保定 071001)



“信息与档案管理”课程教学改革探究

杨柳，史小建，王淑梅

(河北农业大学 人文社会科学学院，河北 保定 071001)

摘要：信息与档案管理是秘书工作的重要组成部分，其重要性在全球信息化的进程中日益凸显。强化现代教育技术在教学环节中的运用，激发学生学习的自主性、创造性，培养学生的应用能力和综合素质是“信息与档案管理”课程在新形势下的教学要求。基于使用与满足理论进行课程改革，以培养学生兴趣，强化学习动机为目标，通过合理选取教学内容、建构充实的教学资源体系、建立学生实践平台等途径，力求提高教学质量，培养能力素质兼具的秘书专业人才。

关键词：“信息与档案管理”课程；使用与满足理论；教学改革

>DOI号：10.13320/j.cnki.jauhe.2016.0047

“信息与档案管理”是秘书学专业的主干课程，是建立在传统的信息管理学和档案管理学基础上形成的综合性应用学科。随着我国各行业信息化程度的不断提高，信息与档案管理工作的规范化与重要性日益显著。在近年的教学实践中，我们发现虽已积极利用多媒体等现代科技教学手段，采用图片释义、视频播放、案例讲解等教学方式增强了教学效果，但仍存在重讲解、轻操作的问题，学生对课程的学习与钻研无法始终保持浓厚的兴趣，实践能力与创新能力尚未得到充分发掘。当前，各高校对该课程的研究取得了一定的成果，主要涵盖了论证课程在学科体系中的重要地位、建设大数据课堂及革新教学方法等3方面内容[1-4]。但在相关研究中，针对档案学专业和高职高专类教学改革的文章相对较多，随着2011年4月秘书学被纳入普通高校本科专业目录，指向秘书学本科专业的“信息与档案管理”课程改革研究迫在眉睫。下面，笔者立足使用与满足理论[5]，以学生为中心，就课程教学改革的几方面内容进行探讨。

一、结合能力培养和社会需求选择教学内容

作为应用文科，学生能力的培养与满足社会需求往往紧密结合，学生的学习动机也与当前职场对工作能力的要求密不可分。应用型学科的理论知识是指导课程实践的依据，但过度强调理论却偏离了学科技能培养的目标，也使学生在课程受众角色上的成就与满足感大大降低。当前国内主流教材大多采用“信息工作+档案管理”模式，主要由信息的收集与整理、信息的传递与反馈、信息的开发与利用、档案的收集和鉴定、档案整理、档案的检索和编研、档案的保管与利用、专项档案管理等部分构成，力求面面俱到，结构完整却明显强化理论教学。

一方面，专项档案管理的内容因学时所限，往往仅被浓缩为篇幅较短的尾章。而在实际工作中，无论秘书还是各级档案馆都对档案实行严格的分类管理，同时，会计档案、科技档案、人事档案、实物档案等又有各自的规范以及容易出现的问题，笼统的档案整理讲解针对性不强，对学生的吸引力有限。另一方面，在文本类信息与档案的存储中，各单位除对文件进行手工存储外，主要利用计算机实现电子化存储。比如河北省各级档案馆已使用统一的软件程序对入馆的纸质档案进行扫描备份，存储、检索、利用工作较之过去大大简化并体现了崭新的面貌，此时再把授课内容集中在传统纸质档案的整理和检索方式上，显然不能满足现代社会对秘书档案工作的需求。

此外，自2007年以来，国家档案行政管理部门颁发的一系列档案法规及国家、行业标准虽已纳入各教材的最新版本，但仍大量存在着新老标准同时出现的问题。如在档案整理部分，“卷皮”、“线装法”的反复出现与解读对学生把握以件为单位的整理方法造成了一定的困扰。在实际教学中，应最大程度地满足人才能力培养的需求以及秘书岗位工作的需要，构建即有坚强理论支撑，又体现应用性特征的教学内容。

表1　“信息与档案管理”课程教学内容与学时安排

如表1所示，改革后教学内容主要选择7部分，有助于学生对信息与档案工作的基本概念、基本理论、基本规律及各个业务环节的联系、操作技能、容易遇到的问题有全面系统的认识和熟练的掌握。主要章节如二、三、五、七章设置实践环节。教材中详细介绍的章节比如信息的开发利用、档案的检索编研等由学生自学。

二、以充实完整、富有活力为目标建构教学资源体系

从使用与满足理论出发，学生往往对实用性强、信息量大、风格多变且富含趣味性的课程更感兴趣。因此，通过极大地丰富学科前沿知识尤其是教学环节中案例分析、习题演练等实训内容，采用图片、视频等多媒体技术，建构起充实完整、富有活力的教学资源体系显得尤为重要。教学资源体系的构建以教学素材库为表现形式。

教学素材库建设可先根据学科及课程的培养目标和教学大纲列出全部篇章的知识点目录，再针对每个知识点的自身特点选择适合展现的多种素材形式，最后依据所有的素材形式组建素材库。

(一)教学素材库的建设内容

1.案例素材库。案例具有详实的现实指导意义和教学意义。案例的选择紧密结合知识点，充分考虑对事实的详尽描述、背景资料的补充情况，并结合实际进行分析与评价。案例库在组成上兼具经典案例与最新案例，力求内容丰富、多样化。每则案例在入库之前，先在教学中进行检验，根据试用结果做进一步完善。案例素材一般取自课程相关参考文献及著作，也可来自对当地某些社会组织及相关工作人员的实际调查。通过对省内部分机构团体、企事业单位(如天威集团、邯郸银行等)的了解，收集相关案例素材，利于增强学生的学习兴趣。建设中每章案例应不少于10则。

2.图片素材库。图片可根据授课或知识点的需要设置各类背景图、插图、图形、按钮等，是丰富多媒体课件表现力的主要素材形式。图片既可以从网上下载，也可利用制图软件自己制作，在烘托学习氛围的同时有助于学生加强理解。尤其在秘书信息的传递一节，主要介绍信息传递时运用的方法，其中包括的表格与图表如柱形图、饼图、折线图等，这些图片不仅在授课时凭借多媒体进行展示，还可以要求学生动手绘制。建设时每章的图片应不少于100幅。

3.视频素材库。视频通过生动的图像、悦耳的声音创作出比语言讲解更加丰满的知识画面，有效地帮助学生理解和思考。视频素材一般来自于与课程紧密关联的经典影视作品、新闻、记录片等，可随着资源的丰富及时推陈出新。例如，在讲解档案库时可播放《皇史宬》的专题片，使学生全面客观地把握档案必需的物质存储条件以及历史上各朝代对档案保护的重视情况；在解读档案的作用时，可配合纪录片《档案》，更生动感性地展示“前事不忘后事师，自来坟典萃先知”的真谛[6]。由于课堂时间有限，有些视频只需要其中的部分镜头，可运用软件剪辑缩时播放，有些视频课上不播放也可以保留下来，作为学生课下自主学习的资料。建设时每章视频应不少于5段。

4.习题素材库。通过习题，教师可以掌握学生基本知识与技能的习得情况，也可以帮学生进一步巩固所学、增强教学效果。通过练习，学生也可以随时检测出自己真实的学习状况，强化学习动机。习题素材库在使用方式上包括操作实训习题和思考讨论习题两部分，在时间上可分为课堂演练和课后训练两部分。

习题素材库的建设重心在打造课堂上方便易行的实训型习题，可采用任务布置、工作实施、情境模拟、游戏等形式，在增强互动、活跃气氛的同时，培养学生的实践能力。此外，思考题中应具有一定数量的启发性习题，激发学生自主学习与探索性学习的兴趣。

5.试题素材库。试题库与习题库相辅相成，是辅助学生学习的必要手段，主要包括单项选择、多项选择、名词解释、简答、论述、案例分析等6种题型。其中前3项是客观题，考核基本知识点的掌握情况。后3项是主观试题，能动性大，主要考核学生的分析、运用的能力。试题的设置力求涵盖课程所有知识点。以章为单位编写试题，每章都涵盖以上6种题型。试题难度分为4个等级，即易、较易、较难、难，比例分别为：15%、30%、45%、10%。

(二)教学素材库的应用方式

“档案与信息管理”教学素材库由5个子库构成，此外附有一个依据教学大纲规范形成的整体目录。一方面，当教学内容随着时代发展有所更新时，可以根据当前思路进行补充；另一方面，素材库具有较强的系统性与清晰的条理性，篇章之间、各素材之间联系紧密。教师可根据授课内容和学时安排交叉、反复使用不同的媒体，丰富课堂教学容量，灵活运用教学方法，取得最佳的教学效果。

全部素材可根据授课的需要随时调用到课堂上，以讲解、多媒体课件或实训的形式存在，素材库内容随时更新。素材库也可以在线对学生开放，学生通过课下浏览相关资料，在加深理解的同时培养了自主学习的积极性。另外，从学生个性化需求出发，通过课下自主选择素材学习等方式，有利于素材库的价值实现及信息化时代多元价值观的体现。

三、以学生为主体建立实践平台

建构学生自主性、创造性学习机制，有助于满足学生的能力培养需求。尤其应以学生为主体强化教学实践环节，同时加大教学过程中使用信息化设备的力度。

(一)设置模拟训练平台

当前社会的信息与档案管理工作始终保持手工与计算机并重，但在检索、利用等环节电子化管理则占有较大的优势。秘书实训室设置信息与档案管理模拟训练平台，在配备档案柜、档案盒等各式手工整理档案必备工具与模拟文书档案的同时，配置计算机、服务器、扫描仪、复印机、打印机、文档管理软件等软硬件设施显得尤为重要。训练项目可包括手工管理与熟练运用办公自动化设备进行信息档案管理两部分，前者如对归档文件进行鉴定、确定归档文件范围及保存期限、对归档文件进行分类整理、按一定顺序装入案盒并填写案盒事项、绘制档案室(库房)平面图等；后者如利用网络收集并筛选信息、将纸质文件扫描为电子文件进行保存、利用软件检索档案、对档案进行复制利用等。虽然实训室提供的模拟文书档案数量有限，一定程度上会降低学生的工作难度，但通过充分构思与准备，尽可能还原现实工作中的场景、工具、工作程序及可能存在的问题，使学生身临其境，将课堂所学理论在动手操作中转化为实践能力。

(二)参观档案工作场所

组织学生参观本校或当地档案馆[7]，参观校内各职能部门或当地政府机关、企事业单位档案室、办公室。使学生亲身感受信息与档案在实际工作中的作用，体会工作人员真实的工作状态，学习最新工作方法，对课堂所学的理论知识与模拟实践成果进行系统的梳理和整合，从而对课程内容有更加全面深入的把握。

(三)加强课外实训

结合教学内容设计课外实训环节，尤其在信息工作部分尽可能扩大覆盖面，使学生不仅仅局限于文档的整理、存储，更多与实际工作相结合。比如，名片是客户信息的主要承载体，选择恰当的分类方法进行名片管理对秘书的信息工作有很大的帮助。我们可以将学生分为6人一组的若干团队，在课下分别走访本地的机关、团体、企事业机构，每队收集至少50张名片。各团队将各自收集到的名片制作成管理文档，选择合适的分类方法，最后将整理好的名片放入名片簿。课上通过自我评价、学生互评和教师评价的方式总结经验教训[8]。学生在锤炼信息整理专业技能的同时，进一步强化了信息收集意识，拓展了社会交际能力。

基于使用与满足理论，将学生视为有充分能动力与反馈能力的受众，而不是被动接受的客体，努力打造理论与实践并重的应用型课程，以激发学生在学习中的主人翁意识，培养具有厚基础、高素质、强能力特别是具有信息与档案管理能力的高级专门人才。本课程建设中有待解决的问题主要在于实训项目的科学设置与合理安排，需要通过宏观的教学计划调控与不断进行的教学实践探索找到最佳解决方案。

综上所述，通过合理配置教学内容、建构数据库式的教学资源体系、建立以学生为主体的实践平台等方法，改变了传统课堂以教师为主体的授课模式，激发了学生的积极性和主动性，充分满足了社会对秘书人才的专业需求，满足了学生对夯实理论基础与提升实践能力的需求。此外，对学生开放教学资源体系，打造时时可学、处处可学的学习环境，在深化学生知识储备的同时节省了课上时间，有效提高了教学效率。

参考文献：

[1]李衡瑜.秘书专业不能轻视档案管理学课程[J].秘书,2000(6):12-13.

[2]卞昭玲,张艳欣.大数据时代档案信息服务课程建设初探：以河北大学档案学专业教学为例[J].档案学通讯，2015(1):78-81.

[3]封玮,崔旭,李姗姗.档案学传统课堂教学与网络教学整合研究[J].陕西档案,2015(1):26-27.

[4]马蓉.新建本科院校文秘专业档案管理学教学研究[J].兰台世界,2011(10):45-46.

[5]殷晓蓉.美国传播学受众研究的一个重要转折——关于“使用与满足说”的深层探讨[J].中州学刊,1999(5):58-61.

[6]郭沫若.题赠档案馆[J].浙江档案,1982(1):2.

[7]赵艳华,刘俊兰,李文庆,等.河北农业大学档案工作发展历程的回顾与思考[J].河北农业大学学报(农林教育版),2012(5):39-41.

[8]余红平,胡红霞.秘书信息与档案管理实务[M].北京:外语教学与研究出版社,2009.62-63.

(编辑：杨建肖)

收稿日期：2015-11-18

基金项目：河北农业大学第一批教学素材库青年教师专项教研项目：“多属性标注的《档案与信息管理》素材库建设”(编号：2014S22)。

作者简介：杨柳(1985-)，女，河北保定人，硕士，讲师，研究方向：秘书学，文化事业管理。

中图分类号：G642.0

文献标识码：A

文章编号：1008-6927(2016)02-0089-04