文书档案计算机管理的利与弊

张端

摘 要 随着信息化时代的到来，作为档案工作的重要方面之一，文书档案管理如何实现计算机管理一直都是档案信息化建设中的重点。本文结合文书档案计算机管理的优势与不足之处，提出了一系列措施，以提高文书档案计算机管理水平，促进文书档案的高效开发与利用。

关键词 文书档案；计算机管理；利弊

中图分类号 TP39 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）163-0089-02

作为档案工作的重要组成部分之一，文书档案记录了社会历史的发展，也全面承载着领导决策、基础建设、研究开发等系列成果。随着计算机信息技术的飞速发展与广泛应用，文书档案管理也开始朝着计算机管理方向发展，文书档案计算机管理具有显著的优势，但也存在一定的缺陷，因此，有必要明确文书档案计算机管理的利与弊，采取有效措施提高文书档案计算机管理水平，促进文书档案管理工作的不断优化。

1 文书档案计算机管理的优势与缺陷

1.1 计算机管理的优势

1）十分便捷。就传统文书档案管理工作而言，主要是依靠有关人员的手写实现的，不仅工作量极大，而且对于工作人员的字迹等要求十分严格，不仅耗时耗力，而且极易出错。随着计算机管理的应用与实现，档案资料存储、整理过程十分便捷。不仅如此，计算机的应用极大地减少了工作人员的工作量，减少了错误率，提升了文件的整理、分类、开发、利用效率，有助于促进单位宣传。

2）实现了资源共享。传统人工管理导致很多优秀资源无法实现充分共享，致使档案资源利用效率低下，不仅造成了资源浪费，还导致企业信息传递困难重重。而计算机技术的引入极大地优化了文书档案管理机制，提高了档案资源开发、利用、管理效率，促进了各部门的资源共享。

3）提升了管理效率。计算机技术的引入，极大地提升了文书档案的管理效率，管理人员无需手工查找，只需要录入关键词等信息即可查阅资源，避免了与原件的接触，保护了原件资料的完整性。

1.2 引入计算机管理的弊端

1）保密性削弱。引入计算机管理之后，文书档案管理内容发生了巨大的改变，也导致其传统固定形势缺失，导致文件的保密性被削弱。不仅如此，档案信息内容极易受到修改，改动过程甚至毫无痕迹。虽然，存在部分技术能够避免伪造档案文件，防止在“原文件”基础上进行增、删、改等活动，但是，档案资源的内容发生可能性的机率较纸质文件而言仍大得多，而且很难对档案内容原貌加以修复。计算机管理的引入，导致文书档案字迹缺乏特定性，人们可选择各种字体、字号将文件资源输出，但却难以根据字迹辨别其真伪、是否为原始文件，也无法为各文件盖印、签名等，难以利用印章、签署字迹等对电子文件是否为原件加以科学判断。如此种种，极大地挑战了文书档案的保密性。

2）安全问题严峻。网络化进程的进一步发展，使得文书档案计算机管理工作的安全性和可靠性问题逐渐突出，当前，安全性问题已经成为管理工作的最大难题。在一般情况下，网络效益和网络危险性随着网络用户数量的增长而增加，且成几何级速率增加。在发达国家，维护网络的安全性已经成为国家最高的重视领域，例如美国，一些安全性的指令通常是由总统发出的。计算机病毒入侵、黑客入侵、修改网络关键数据、内部攻击以及泄漏保密信息等是威胁计算机网络安全性的最主要原因。网络安全问题和信息管理问题是文书档案工作存在的普遍问题，也是影响文书档案计算机管理工作发展的重要因素。

2 加强文书档案计算机管理的策略

2.1 树立科学的计算机管理理念

无论任何行为，在其开展前都需要借助于科学思想理念的指引。文书档案计算机管理工作也不例外，为了优化管理工作，必须以现代化计算机技术为支撑，以现代化计算机管理理念为指导，充分借助于计算机管理的优势，逐步提高文书档案管理工作的质量、效率。具体而言，应注重深化对文书档案管理工作的科学认识，充分意识到这项工作的重要性、必要性，坚持创新计算机管理观念，有计划、有针对性地开展文书档案管理工作。同时，应注重增加资金投入，加强计算机等基础设施建设，优化计算机软硬件设施，结合文书档案的不同分类，科学地进行资料收集、分类、整理，提高文书档案管理的实效性。

2.2 搭建完善的计算机管理平台

为了促进文书档案资源的充分共享，必须搭建完善的计算机管理平台，实现档案资源的充分开发、利用，挖掘其深层次潜力，以更好地服务用户。通过构建计算机管理平台，有助于原始档案内容、技术、服务的优化、整合，对档案资源进行收集，利用计算机实现其数字化深度加工，并通过多元媒介的形式加以呈现，进一步促进档案资源的传播。此外，利用该平台开展数字化档案应用增值服务，最大化地实现档案的价值。例如，可以构建NEUSOFT？SEAS7.5档案管理系统，实现文书档案收、存、管、用的一体化管理，提升档案管理效率。

1）构建档案加工整合系统。在初步设计文书档案加工时，应根据具体的文书档案管理情况而定，通过创建加工系统可以实现文书档案工作资料的搜集与整理。对文书档案计算机管理中文件模块进行综合，为文件提供录入、删除、修改和打印文件报表等功能。上述功能将文件收发管理融入档案管理，并提供数据源给查询和统计工作，采用加工系统进行管理，能大大降低文书档案人力资源，缩短管理工作时间，进而提升管理效率。

2）构建档案数据库。鉴于文书档案资源量大，管理任务重，必须利用计算机平台，构建档案数据库，创建相应的预归档、档案管理模块，将有保存价值的档案转存到数据库中，实现归档，确保文件资源的完整性。并就移交来的档案加以分类处理，将其存储于文书档案库内，就此类文件加以收集、检索、整理、统计、打印等，促进档案的规范化管理，提高档案资源利用效率。

3）构建档案查询与保密系统。为了解决保密性这一问题，要求管理人员在软件开发过程中，必须就各类档案资料分类加以管理，构建文书档案管理权限，构建档案利用模块，可就电子档案文件进行查询、下载、打印，提交在线借阅申请，或将其添加到收藏夹。管理员可利用工作台模块就用户收藏夹内容、信息等进行管理，并就上传下载等情况加以设置。就重要档案资料而言，授权用户使用时应提前网络申请，等待审批，审批通过之后方可查阅、下载、使用，确保档案安全性的前提下，充分促进档案资源的共享。

2.3 完善安全管理机制

结合电子档案的特点，就档案管理整个环节加以全面分析，确保文书档案的可靠性、完整性。同时，应注重防范网络安全等问题，设置高效的防火墙，同时，及其相关人员的技术培训，提高其业务素质，完善安全管理机制。

3 结论

总而言之，计算机在文书档案管理中具有诸多优势，但仍然存在一些弊端。在实际文书档案管理工作中，应针对情况制定合理的方案和措施，确保文书档案管理工作的安全性、有效性和真实性，最大程度发挥计算机在文书档案管理中的作用，提升管理工作的效率。

参考文献

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[2]王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报，2014，13（2）：394-395.