企业会计电算化后财务档案管理探索

何柳荫

（湖南省核工业地质局302大队 湖南郴州 423000）

企业会计电算化后财务档案管理探索

何柳荫

（湖南省核工业地质局302大队 湖南郴州 423000）

计算机技术逐渐引领技术潮流，计算机技术、电子信息技术也开始应用于企业的财会管理工作中，在提高企业财务管理效率的同时，促进财会工作的发展和改革。本文即阐述了会计电算化档案的主要内容，探讨了企业的会计电算化财务档案的管理方法，以供参考。

会计；电算化；财务；档案管理

1 引言

企业会计档案的主要作用在于记录、反映企业自身的经济业务状况，通过会计核算专业资料的方式，明确企业受益等财务问题，因而具有重要的经济意义。企业实行会计电算化后，高效实时的财务管理是企业维持正常运作的关键。当前企业财务档案管理系统中，也应用了会计电算化技术，以高效、实时处理并完成企业财务任务。

2 会计电算化档案概述

2.1 会计电算化档案内容

（1）机读会计档案。该部分档案包含的内容主要是计算机磁性介质，即软硬盘、光盘等，这些介质所存储的会计数据通常仅能以电子数据形式保存下来，例如会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计数据库。

（2）机制会计档案。所谓机制会计档案，主要包括的内容是从会计电算化系统所打印输出的所有会计凭证、会计账簿、财务会计报告等各种纸质的档案，其中还包括依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等相关资料。

（3）计算机系统档案。该档案中则主要记录的是硬件系统规格参数，例如型号、存储空间等；计算机操作系统、网络操作系统的型号；会计电算化软件系统的名称、版本号，相配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡和用户手册等全套的文档资料。

2.2 会计电算化档案特点

传统会计档案，指的是会计凭证、会计账簿以及会计报表等用于会计核算的专门材料，其中主要记录、反映了企业的经济业务重要史料与证据，要求具备严格的数据平衡性、序时性与严肃性。各级企业单位在实现了会计电算化之后，对于许多依附于计算机磁性介质的数据和文件管理更加便捷，同时，财务人员的日常工作、历年会计资料调阅等，均可由计算机代劳，为会计档案赋予了新特点。

（1）会计电算化档案在保留传统会计档案的同时，还可以将资料存储于计算机硬盘、其他磁性介质或光盘中，扩大了会计电算化档案的存储范围和领域。

（2）会计电算化的资料由于存储于磁性介质上，无法直观可视，因此，在调用会计电算化档案时，也需要相应的软硬件环境支持才行。

（3）会计电算化档案容易遭到破坏，其存储还受到载体质量、载体存放环境、载体存储信息有效期等多方面条件的限制，因此在安全性、完整性方面的要求更高。

（4）电算化使用一定时间之后，相关软件等会产生版本的更新，因此，会计电算化档案管理同样需要随之更新。

3 会计电算化档案的管理方法

3.1 会计电算化档案的收集

①明确会计档案中应当包括的内容，在此过程中，应当力求心中有数，该收集的要及时收集，尽可能避免遗漏；②每个月末、季末、年末，都需要对会计凭证、会计账簿、会计报表等进行及时跟进收集，既可以将会计档案工作消化于日常的工作中，还能有效避免档案的遗失或遗漏，从而保证档案内容的完整、资料的齐全；③由于会计电算化档案主要存储于磁性介质中，因此，依据信息载体的物理特质，在形成档案过程中，应当注意备份。

3.2 会计电算化档案的立卷和保管

（1）会计凭证归档。会计凭证在一经取得之后，就具备了法律效力，需要妥善保管避免散乱丢失，凭证至少应当每月装订一次，装订之前应当按照记编号的顺序，进行排列审查，确保没有错漏或串号问题。最后填写齐全封面项目，印鉴盖全。装订后的凭证要按照时间顺序规整，可以加用会计凭证盒，并在其表面将信息填写齐全。

（2）会计账簿归档。会计账簿主要是以会计凭证作为依据，全面系统地记录并反映各项经济业务簿籍，设置并登记账簿。针对每个会计机构设置总账、明细账目。根据核算和实际管理需求，设置必要的辅助台账、备查账等，并整理归档。

（3）会计报表的归档。会计报表主要是以货币为计量单位的，结合相关资料，即可对单位一定时期内的财务收支、经营成果报告文件进行汇总整理。会计报表所提供的指标，相较于其他的会计资料更加集中系统。

（4）对于存储在介质上的会计档案，应当检查是否注明了文件的名称、备份时间等，并将其统一存放，注明文件的名称类别。

3.3 会计电算化档案管理与保存

（1）机读档案与软件档案的保存

根据档案信息载体所具有的特征，需要重视备份保存，并且在每份备份上都标注档案形成的具体时间、操作人员姓名等信息，存放于不同地点，从而防止会计电算化系统瘫痪而导致的数据丢失。在保存这些档案时，应当尽可能远离磁场，并注意防潮、防尘。

（2）保持机读档案和软件档案版本一致

计算机软件系统会随时间推移、应用深化以及财务制度变革等因素，出现版本的更新，以不断改善电算化软件系统性能，从而形成以下两种情况：①所查阅的会计档案版本号，应当与当前的会计电算化系统版本号保持一致；②与当前会计电算化系统的版本号不一致。如果所调阅的会计档案版本号不一致，则应当首先调阅软件档案，并在另一台电脑上安装相应版本的电算化软件系统，然后即可进行机读档案的调阅。

3.4 会计电算化档案的整理与利用

电算化会计档案的整理与利用，有着传统意义会计档案管理工作所无可比拟的优势。通过整理，可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业和部门的决策者提供可靠的决策依据。

4 企业会计电算化档案管理的优化与完善

随着会计电算化的迅速发展，其系统软件的智能化水平也不断地提高，为了能够进一步完善企业的财务控制管理，需要重点从以下方面对会计电算化进行优化和改进。

4.1 健全会计电算化应用章程

首先应当保证会计电算化财务管理系统的安全、规范操作，会计人员必须熟练掌握操作流程做到操作过程准确、可靠。按照会计电算化财务管理系统的模块设置划分人员操作范围，明确程序使用注意事项和操作责任，未经批准不能由他人操作自己的管理模块。同时，设置备份和文件验证码，以防止在会计人员交接班时，忽略、遗漏重要信息的存储；实时检测硬件设备和维护数据库，保证系统一直处于正常的运行状态。

4.2 提高会计档案的安全性及完整性

会计电算化条件下的会计档案管理工作虽说有了更多的发展机遇，但同时也面临着隐性的危机，需要采取合理的手段和措施，不断地提高其安全性、完整性。具体来说：①单位要结合会计档案管理的实时情况，派遣专业人士对会计电算化系统进行定期的补充与完善，通过构建防火墙系统、密码登陆、杀毒软件更新、操作权限设置等合理的手段，进一步提高会计档案利用和流通的安全性；②各种会计资料包括打印出来的相关会计数据，以及储存会计信息和资料的微缩胶片、光盘以及软盘等，在没有获得单位负责人批准的情况下不得私自挪用或外借；③要根据国家档案局的相关要求和标准，建立电算化会计档案保管制度，根据一定的顺序对电子会计档案分类著录和编号，并做好防潮、防腐蚀、防尘以及防压等必要的工作；④要在更大的程度上加大对软硬件设施设备的投入和建设，结合本单位的发展实际选用合适的电算化会计软件和硬件设施，最好是具备档案管理的辅助功能的软件，并且配备较高清晰度的打印水准的喷墨打印机或者激光扫描仪，为会计档案的输出做好准备。

4.3 做好电算化会计系统保密工作

会计电算化档案管理与纸质档案相比，更容易遭到篡改，并且不留痕迹，不易被人发现。因而从计算机程序方面进行考虑，应当在一定的程序步骤中进行数据加密，从根源上保障电算化会计系统的安全性，从而才能有效的杜绝问题的发生。

4.4 对备份进行有效管理

档案管理部门应该重视电算化会计档案管理过程中各个环节，尤其应当对备份的环节引起足够的重视。对电算化的备份来说一般做好异地备份与外存储备份，因不脱机备份在遇到计算机系统崩溃时会给数据造成不可估量的影响。此外，还应当高度的重视系统平台及软件载体及补充程序的备份，从而确保数据格式及软件载体能够得到相应有效的兼容。

4.5 对电子数据进行合理的分类

在会计电算化的档案管理过程中会出现较多的形式的文件数据，需要定期对这些数据进行分析，建立相同格式文件的统一数据库，便于查阅数据。对于文本型的数据库在保存的过程中应当分类保存，对于数值型的数据可以备份成电子表格文件，为单位的财务管理提供有效地服务。

5 结语

由于电子计算机技术、网络技术的迅猛发展，档案管理的信息化逐渐替代传统手工工作是时代发展的必然趋势。加强并完善会计电算化档案管理工作，成为各企业财务工作、财务档案管理工作的必然发展方向。随着会计电算化事业的蒸蒸日上，会计电算化在财务档案管理工作中的实际应用必然会不断更新改良，从而发挥更加出色的作用。

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[3]李娟.高职会计电算化课程考核方式的探索与实践[J].课程教育研究，2014（10）：227～228.

F232

A

1004-7344（2016）12-0003-02

2016-3-24

何柳荫（1969-），女，馆员，本科，主要从事档案管理工作。