如何做好新时期人事档案的收集归档工作

李莹黑龙江省中医药科学院

如何做好新时期人事档案的收集归档工作

李莹
黑龙江省中医药科学院

人事档案作为人才信息的重要载体及基本来源，通过科学有效的对人事档案进行利用，能够有效的提高人力资源开发的水平，并做好人才选拔工作。因此需要做好新时期人事档案收集归档工作，认识到人事档案收集归档的重要性，从而为人事档案管理水平的提升奠定良好的基础。文中分别从人事档案制度建设、鉴别工作、归档材料及主动收集等几个方面对新时期人事档案的收集归档工作进行了具体的阐述。

人事档案；收集归档；工作；档案管理

人事档案材料收集归档工作的好坏会对人事档案管理工作的质量和效率带来直接的影响，因此需要重视人事档案收集归档工作。档案资料收集作为人事档案工作的首要环节，对于现实工作中产生的人事档案材料，需要将其收集到人事档案管理部门，这是人事档案工作的起点，也是一项最为基础性的工作。人事档案管理部门需要及时、全面和准确的对人事档案材料进行收集，并做好鉴别和整理工作，这是人事档案信息资源开发利用的前提和基础。而这其中收集作为各项工作的基础，只有完整、及时、全面的对档案材料进行收集，才能开展后续的整理工作，并对档案进行集中统一管理。同时人事档案收集不齐则无法充分的反映出干部的真实情况，会对档案利用带来较大的影响。这就需要在新时期要做好人事档案收集归档工作。

一、建立健全人事档案材料归档制度，严格执行归档材料收集标准

在人事档案收集归档工作中，需要建立健全人事档案材料收集归档制度，并在具体收集归档过程中以各项制度作为主要依据，确保收集过程中能够做到有法可依和有章可循。同时还要做好人事档案收集人员的培训工作，使其能够对最新人事档案材料收集的各项规定和制度变化情况进行掌握，从而提高收集工作的质量。在收集过程中，对于一些与归档要求不符的材料需要及时进行处理，对于手续不全的材料要及时进行补全，重新填写内容，保证收集归档的材料内容的完整性。

二、做好归档材料的鉴别工作

对于收集起来的人事档案在归档时需要做好鉴别能工作，按照一定的原则和相应的规定来对材料的真伪和价值进行鉴定，然后将具有保存价值的材料归入到人事档案中。可以说鉴别工作是是保证档案材料收集归档质量的重要手段。在具体鉴定过程中，需要对送交的档案材料范围、与现有材料内容是否重复、材料完整性及真实性进行鉴定，并对材料形成手续进行审查，对于鉴别后不符合要求的材料，则需要针对不同情况采取退回、留存及销毁等方法及时进行处理。

三、严格对归档材料把关

人事档案的一个显著特征，是卷内材料的递增性。尤其是近年来随着高校教育制度改革的不断变化，人事管理工作出现了不少新情况、新问题，任免和工作调动频繁，致使人事档案材料增长迅猛，日益臃肿。这种状况不仅困扰着人事档案的科学管理和优化服务，而且造成了许多不必要的人、财、物浪费，成为人事档案管理部门的一个“累赘”。因此，档案管理部门在收集材料归档时，应严格执行《关于人事档案材料收集、归档暂行规定》内容，认真甄别、审核，把握好尺度，做以适度剔除以控制归档材料的膨胀。如，剔除干部职务任免通知、职称评审文件，只存与之相应的审批表、登记表；重份材料以及某些从本人档案中摘录的重复材料只存单份材料；各类考卷、户口复印件等一些没有实际利用价值不应归档的材料坚决剔除，有效地遏制材料的膨胀。

剔除人事档案材料是个严肃的问题，应持慎重态度。首先，要认真鉴别，防止盲目剔除，造成内容上的缺失，尤其是一些特殊材料，如：证明工龄、出生年月等材料，除了保存最后结论材料，还要将一些辅助材料作为附件紧跟其后。其次，对不属归档范围而确应剔除的材料，应在剔除之前，征得人事档案主管部门领导和上级有关部门的审核同意，并履行必要的备案手续。一般情况下，剔除的材料不应立即销毁，应详细登记，保留一定时间。最后，对不属归档范围的材料，有的还需要继续保存相同的信息，应在剔除这些材料的同时，补充相应内容的材料归档。确保人事档案信息的完整、齐全，做到剔除有据可依，有证可查。

四、掌握人事档案收集工作的主动权

人事档案形成于不同的部门，而且涉及的范围较广，因此在人事档案材料收集工作中，需要掌握人事档案材料形成的规律和特点，以此来对材料进行收集，势必会取得事半功倍的效果。在具体工作中，需要以单位人事档案部门为主，其他部门为辅来组成人事档案材料收集渠道，并对各部门归档材料范围进行明确，进一步完善上交制度，从而掌握人事档案收集工作的主动性。

由于人事档案材料形成具有自身的独特性，因此可以针对其特点来整批收集，特别是在各项人事工作中都有统一发文，可以针对文件的内容，并与归档材料要求相结合实现整批整套收集，这样有效的保证了收集的人事档案材料的完整性，而且收集工作效率也会大幅度的提高。当单位在年度考核及工资晋级时会形成大量需要归档的人事档案材料，这类材料的产生具有一定的固定性和统一性，在具体收集时针对所在单位进行统一收集，按单位进行布局来将个人档案进行归档。人事档案部分往往会不定期产生，这就需要在收集工作中要对材料形成信息进行及时掌握，进一步拓宽材料收集渠道，要做到主动、细致的进行收集，避免出现内容缺失的现象，有效的保证档案内容的真实性和完整性。

五、结束语

近年来，我国人事制度改革不断深入，这也给人事档案工作带来了新的契机，能够更好的发挥出人事档案的重要作用。由于人事档案材料作为人事档案的最基础组成要素，通过及时、准确及完整的对人事档案材料进行收集归档是人事档案工作的起点和基础，也是人事档案信息得以充分开发利用的最重要保障。因此在新时期需要做好人事档案收集归档工作，保障人事档案材料的丰富性，为人力资源管理工作提供重要的支持，同时也为人事档案管理水平的提升奠定良好的基础。

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[2]龙雁.教育系统干部人事档案收集管理工作之我见[J].贵州教育,2012-06-15.

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