高校科研经费报账的规范化管理

陶晓美



高校科研经费报账的规范化管理

陶晓美

摘要：随着我国科研水平的不断提升，科研经费管理制度亦得到了进一步的发展与完善，但科研经费报账的管理仍存在着不可忽视的问题。本文以高校科研经费报账的规范化管理为视角，针对目前高校科研经费报账中存在的主要问题，提出了几点整改建议。

关键词：科研经费；规范化管理；报账

目前，高校科研经费在来源、种类与具体项目的开支上均是繁多而复杂的，故对其的监管实施与财务报账处理亦存在着较大的难度。而财政部新修订的《高等学校财务制度》（财教〔2012〕488号），于2013年12月30日印发，并要求于2014年1月1日起正式施行，预示着高校科研经费管理将逐渐得到规范化的发展与完善。故在推进科研经费管理制度及其相应的科研预算制度、财务信息公开制度等的基础上，如何对其进行有效地施行则成为学术界关注的重点。

一、高校科研经费报账存在的问题

近年来，针对科研经费被挪用的现象，“科研圈钱”的说法层出不穷，进而要求高校科研经费财务信息公开的呼声愈见高涨。其中，科研经费使用的用途不明及其管理责任的不明确是阻碍科研经费报账管理规范化的主要问题。对高校科研经费的管理往往并没有制定出明确的、具有针对性的成文规章、制度，抑或是制定的成文规章制度没有得到具体而有效的实施。科研人员对具体的科研经费管理规范化认识不清，或者对违反相应规章制度的惩罚力度不够而致使科研人员存在侥幸心理。而科研项目的管理责任没有进一步的明确划分，以至科研经费的管理与使用亦没有明确的规定，缺少相关项目负责人的监督与审批，导致胡乱使用科研经费的行为泛滥。

同时，具体问题还包括科研经费使用人员票据意识淡薄，缺少对票据的基本认识，科研经费报账时间集中在学期末，科研报账信息不对称等诸多状况。部分原始票据存在涂改、挖补的痕迹，而如大小写金额不对应、票据张数不符等填写错误也是常见的问题。

二、分析高校科研经费报账现状

根据科研经费所涉及具体业务的办理情况，财务处人员应该相应地进行账务处理，主要包括审核对应的业务票据、识别发票真伪、核对负责人签字等。目前高校科研经费报账的具体业务在报销时，例如对原始单据的审核往往发现如下情况：虽然提供了刷卡单，但刷卡单并未与实际发生的业务相符；差旅费车票的报销中发现车票没有完整的往返发票，或是购买的实名制车票上的乘坐人并非项目组成员本人；所报销票据的业务发生时间在科研项目立项之前；科研经费用途中写明为论文版面费，但杂志社或报刊只开具了相应金额的其他业务服务费等。

以上情况均是目前高校科研经费报账中普遍存在的现象，本文认为其可能存在冒用其它业务票据来套取科研项目经费的嫌疑。又如，按照预算制拨付下发的科研项目审批经费存在“花不完”的余额时，普遍做法就是采用“突击花钱”的方式，或是发放劳务报酬、或是大量采购办公用品等突击式消费。其中，最为突出的状况是科研经费的使用多数情况下并未遵循科研项目申报书与项目合同中注明、约定的项目经费支出标准与用途。

三、高校科研经费报账处理流程

由上文发现高校科研经费报账存在的问题，以及对目前高校科研经费报账现状的具体分析，本文提供了本校财务处网站上的科研经费报账处理流程图如下：

（1）通过查询综合财务信息管理系统（由桂电自主研发的具有交互性的、供内部使用的桂电财务综合管理系统），查看相应科研经费的落实情况，按照科研经费管理的相关规定，取得项目或课题负责人同意并签字，或采用现金付款或到学校财务处借款取得资金以支付项科研项目的相关支出。

（2）收到收款方提供的相应票据后，对相关业务的原始票据进行收集与整理，正确粘贴相应的业务原始单据。

（3）按照相关的票据规范办法填制部门报销单据、物资验收单等高校内部统一的自制原始凭证，依次填写单位名称、金额、日期等具体项目，并由经办人、验收人、负责人、单位领导人等签字或盖章。

（4）携带相关票据与表单到财务处开设的相关窗口办理对应的业务。

（5）由财务处对应窗口的财务人员对科研人员交付的原始票据合法、真实以及完整性（要求票据内容真实，项目填列正确完整、手续齐全）进行审核，并核对综合财务信息管理系统经费课题模块中的相关信息（包括科研项目负责人、被授权经费使用情况、经费课题号、科研经费结余余额等具体信息），再交由财务处的复核会计进行复核。

（6）复核会计将相关业务票据按票据流转的顺序传至出纳付款窗口处，由出纳核对有关信息后交业务经办人签字，经办人向出纳返还签字单后，出纳再将其留存以备入账与审查。

其中，相关规定要求使用科研经费购买或自制的商品凡使用年限在一年以上，单位价值在1000元以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；或耐用时间在一年以上的大批同类物资（如桌、桌、椅、柜子、图书等），都要办理设备验收手续。特别是针对科研经费报账中现金报销业务的审批与处理，要求填写相应的现金支付情况说明书以说明现金报销及其审批的具体情况，由部门主管与相关负责人、财务处长签字，并开具相应的证明或票据，以避免套取现金、滥用科研经费情况的发生。同时，根据科研经费审批的具体要求，报账必须使用正规发票，保证报销单据的规范化，且必须有经办人、验收证明人签名，领导审批才能报销。

四、提出相应的整改建议

结合上文的阐述，按照发现问题→分析问题→解决问题的思路，本文提出了针对高校科研经费报账规范化管理的相应整改建议，包括：

（1）明确科研经费管理各相关责任人的责任，加强科研项目责任人对科研经费监管与审批的重视程度，及赋予其各自相应的权限。为加强与实现授权审批制，学科建设经费可按要求设置两个负责人，即为学科所在学院的主管领导和科研项目负责人。经费的使用安排一般由科研项目负责人提出相应的资金使用规划，并由学院主管领导进行审批，当需要使用项目资金时，必须由学院主管领导和项目负责人共同签字才能进行借款或报账等业务处理。如此，项目科研经费的监管责任更为明确，科研经费的落实更为合理，其相应的管理更具有规范化。

（2）严格规范科研经费的使用，通过进一步制定与实施科研经费管理规章、制度及办法，明确各类科研经费的报账业务程序、使用依据及其对经费用途的相应审批机制，同时，还应加强对违反项目规定及其实施办法的惩治力度，但对规范、科学、有效使用经费并做出突出贡献的项目组、个人和单位，学校应给予表彰和奖励。还可以由学术委员会、学科建设部门等设定、施行对科研经费使用情况进行定期检查与核实的具体监管措施。

（3）通过开会或者下发公文的形式，对科研人员、科研项目负责人所可能涉及的相应科研经费报账业务进行简单的介绍与说明，使科研人员知悉主要的科研经费管理制度、科研预算制度及其变更等，规范其对科研经费的管理行为。

（4）加强对财务人员的专业职称培训，提高财务人员的综合素质水平，包括在审核各种科研票据、办理各种业务所需要具备的专业技术；帮助教职工、学生了解相关科研经费报账制度，并与其之间进行良好的沟通协调；提高账务处理的效率，减少业务经办人的排队等候时间等。

（5）发展与完善高校综合财务信息管理系统，实现高校内部财务信息的流转，有助于推进高校会计信息化的进程，最终进一步促进高校财务信息的公开透明化，实现高校科研经费报账的规范化管理。

（6）采用网上预约系统，对需办理科研经费报账业务的经办人进行排序，规定每天进行有关报账处理业务数的限额。不仅能够缓解科研经费报账业务集中处理的压力，还能合理配置财务处的人力资源，减少科研经费报账拥堵、吵杂的现状，从而亦有助于提高科研经费报账的效率。

参考文献：

［1］董惠清，齐雁虹.科研经费报账制应关注的问题［J］.中国农业会计，2013，08：12-13.

［2］邵积荣，郑惠芬.高校科研经费管理现状及对策探讨［J］.教育财会研究，2012，02：28-31.

［3］陈冬秀.高校科研经费报账难的问题及对策［J］.中国管理信息化，2012，09：29-31.

［4］徐瑛.如何优化高校财务报账流程的探讨［J］.现代经济信息，2014，03：174-175.

［5］陆学文.科研经费预算报账制的几点思考［J］.农业科研经济管理，2005，03：11-12.

（作者单位：桂林电子科技大学）