浅析文化馆档案的数字化管理

肖 梁　（绍兴市文化馆　312000）

浅析文化馆档案的数字化管理

肖 梁（绍兴市文化馆312000）

摘要：随着我国互联网和数字化技术的迅猛发展，文化馆档案作为文化大发展大繁荣中的一种重要的信息资源之一，传统的档案管理已显然不能满足新形势发展的需要，档案数字化管理势必成为当今社会文化馆档案建设中的必要内容。本文首先简要叙述了档案数字化管理的含义和必要性，阐述了目前文化馆档案数字化管理中存在的一些问题，最后探讨了如何提高文化馆档案的数字化管理水平的有效措施。

关键词：文化馆档案；档案管理；数字化管理

近年来，各级各地文化馆一直非常重视档案的建设和管理工作，采取积极措施，有效地推进了档案的建设和管理工作。然而，作为一名在文化馆工作多年的我，在利用档案资源时，总碰到一些问题，最突出的是档案资源的完整性不够，查阅资料费时，利用档案不方便，弄不好还会在利用过程中丢失资料造成严重的后果。分析其原因，这些年来文化馆的档案建设和管理往往都是沿用传统的管理手段，以纸质档案为主，几张数码照片和几段数字视频刻成光盘为附的管理方式。对档案管理缺乏现代化数字技术管理手段。在此，我就文化馆档案中的数字化管理谈点自己的想法。

一、文化馆档案数字化管理含义及必要性

所谓文化馆档案中的数字化管理是以纸质档案资料为基本工作对象，管理人员通过扫描、录入到数据库服务器存储中，实现档案的存储、备份和检索利用，达到档案管理保密性好、成本低、检索方便、寿命长等目的的管理方式。

其必要性：1.文化馆的档案有其特殊性，展览、表演、培训类活动较多，如组织一场展演：从起草活动方案、节目单的设计制作、通讯稿的撰写、演出队伍回执单的整理、演出食宿情况统计、演出时的全程摄影摄像、到新闻稿的撰写，从头到尾会产生很多文档、表格、照片和视频。无不反应了档案数字化管理的重要性；2.目前文化馆积极利用现代媒体开展宣传推广工作，就我馆而言，手机app终端、微信微博、门户网站、互动触屏等宣传平台都已使用多年，这些平台上的宣传资料更需数字化档案资料来支撑；3.文化馆档案的数字化管理大大提高工作效率，减轻工作强度，随着单反照相机、高清摄像机、扫描仪、计算机等数字设备的普及使用，可以丰富档案的数据表现形式，提高档案资料的完整全面；4.档案的数字化管理可以对每个环节分别进行权限的控制，存储迅速、查询方便、传递快速、备份简单、资源可共享。有的信息和数据可根据档案利用者的需要方便修改和补充。

二、文化馆档案数字化管理目前问题所在

由于档案的数字化管理涉及技术面较广，而且数字化档案建设和管理专业性很强，目前文化馆档案的数字化管理中还存在一些问题：

1.档案数字化处理设备不齐全，有一台电脑和扫描仪已经算不错了。数字化建设和管理的存储设备落后，还停留在本机上处理本机上保存的管理模式，没有专业的数据库服务器、存储设备及配套的安全设备。导致档案共享利用不方便，安全性不高。

2.档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配。档案管理人员往往都是老职工，缺乏档案数字化管理的理念，加上平时系统性的培训极少，技术性很强的数字化处理能力更不说了。就我们熟悉的单位来说，档案管理人员不仅不是计算机专业毕业的，档案的数字化管理也没有一个配套的标准软件。处理数据时总会出现一些不尽人心的问题，如处理的数据格式不统一、照片变形等问题。要进行高效地数字化建设和管理确实有一定的困难；

3.目前档案管理人员习惯性地把各部门转交上来的材料存档，缺少主动采集的意识。会导致部分档案资源的全面性、完整性不够。

三、提高文化馆档案的数字化管理水平的有效措施

1.根据文化馆业务特点要求，制定一套档案管理制度，如《档案管理工作标准》《档案数字化规范》《档案保管保密制度》《档案查阅利用制度》等相关制度。使档案数字化管理在市级应用过程中少走弯路。并要求各部门落实人员，负责对自己部门搞过的活动资料按照档案管理的数据格式要求全套完整的交给档案管理人员，由档案管理人员进行仔细检查管理。在档案的数字化工作中，不管是数字化之前的档案检查，还是数字化后的图像、数据质量检查工作都要认真对待。要求档案管理人员将每日的工作档案目录进行公示和集体检查。保证文化馆档案数字化工作能够有序、有效、有质的推进。

2.要提高档案管理工作人员的职业能力。随着文化馆事业的不断发展，人才队伍的壮大，服务内容发生了变化，活动形式也发生了改变。首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识。应对年龄偏大的档案管理人员要进行计算机类的职业技能培训，使他们熟练使用计算机进行档案管理，提高工作效率；其次，争取引进具备数字化技能的人才，保证有效推进先进的档案管理模式。档案管理人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。

3.根据文化馆业务特点要求，结合档案管理有关条款。如展览展演、培训讲座、会议、日常馆务等业务都有各自的档案特点。定制开发一套适合文化馆档案特点的数据库管理软件系统，系统集权限分配设置功能、数据录入上传功能、搜素查询功能、导入导出打印功能、远程备份功能等一体的软件系统。并配有专业的数据存储访问服务器。并请专业人员教会档案管理人员如何使用系统，面对常见系统故障如何解决。

4.在数字化档案管理工作中，需要配备高性能的硬件设备。提高数据处理的效率，避免在处理图片或视频时频繁死机。通常使用的设备有：支持A3的高速扫描仪、PC机、文本转换仪、单反相机等。

四、文化馆档案数字化管理目标和要求

文化馆档案数字化管理需要对移交的电子档案验收、核对，认为收集的资料无误、合格后再注明案卷号、文件名。然后对所有的文字档案、图片档案、音频、视频资料分门别类录入到数据库系统，并设置权限。当需利用档案时，必须遵守有关管理规定，并能第一时间检索到需要的完整的档案资料。

工作方式的转变是一个时代发展的需要。文化馆档案的数字化管理是文化大发展大繁荣的重要途径之一，也是适应信息化时代的必要途径。档案管理的数字化能够彻底地改变对档案的利用形式，并且能促使档案管理工作从利用和保管只能转向信息管理、信息服务的职能。随着文化事业的大发展，文化馆档案的数字化管理将会有更广阔的发展空间。

参考文献：

［1］周洁璇.对档案数字化管理的几点思考［J］.办公室业务，2014（17）.

［2］吴雪蕾.文化系统档案的数字化管理［J］.参花：下，2013（10）.