计算机技术在现代文化档案管理中的应用研究

【摘 要】随着现代科学技术的不断发展，计算机技术在现代档案管理中发挥了重要的作用，推动了我国档案管理的信息化水平，有助于档案管理的现代化发展。

【关键词】计算机技术；文化档案管理；应用研究

现代科学技术的进步，促使文化档案的类型、内容以及种类发生较大变化，传统档案管理逐渐向现代数字化管理转变，档案也被赋予更多的功能。以计算机网络、搜索引擎及云储存等技术为基础的电子档案，是现代文化档案的一种，其与传统档案管理之间的冲突越来越明显，在新时代背景下，解决这一问题的唯一方法是将计算机技术应用于现代文化档案管理中，实现档案管理质量的提升。

一、现代文化档案管理现状

（一）基础设施以及管理队伍水平较低

由于地方财政支出紧张、工作经费有限以及办公条件等方面的影响，大部分档案管理单位难以普及使用计算机进行档案管理，从而导致了文化档案管理的信息化、数字化水平较低。此外，大部分档案管理人员均为兼职，除了档案管理工作外，还担任其他方面的工作，导致花在档案管理工作的精力与时间被分割[1]。

（二）现代化管理水平较低

由于传统观念的影响，我国大部分档案管理部门仍存在档案管理工作不合理、不规范的现象，个别档案管理单位未能严格按照相关规定、程序和步骤收集各项资料，对于材料的审核也存在不认真的现象，若不对材料进行鉴别容易造成材料混乱[2]。此外，由于没有将档案资料归类录入计算机中，导致部分档案存在缺漏的现象，档案管理的信息化水平较低。

二、提高计算机技术在现代文化档案管理应用的措施

（一）加强管理团队素质建设

计算机技术的核心价值在于提高数据运算能力以及处理能力，其为档案管理提供了现代化管理功能。档案管理工作人员的专业水平对于计算机技术在现代文化档案管理的应用效果具有重要影响。因此，加强档案管理团队素質建设是计算机技术在现代文化档案管理中的必然要求[3]。良好的计算机操作技术以及管理技能是现代档案管理人员的基本工作要求，同时在工作的过程中，档案管理部门需要注意的是对管理人员进行工作培训，强化管理人员的基础知识，同时采取分层辅导与培训的方式，突破传统的技能培训方式，坚持“以人为本”的原则，既重视计算机基础理论的学习，同时重视员工的实际操作配需，在不断的优化中提高档案管理团队的素质，从而改善档案管理水平。

（二）提高软硬件基础设施建设

软、硬件设施是计算机技术在现代文化档案管理中的主要载体，在实际管理活动中，档案管理部门需要加强软硬件基础设施建设，从而提高数字化档案库的使用效率，提高档案管理的现代化水平[4]。此外，在硬件基础设施建设方面，计算机技术的应用需要以计算机为平台和渠道，需要购入计算机。数字化信息平台是现代化档案管理建设的重要内容，从资料采集到归档处理，都是在该平台中完成的；在软件建设方面，通过建设内部局域网络从而实现档案管理以及各硬件管理。此外，通过创新档案管理软件对于现代化文化档案管理的建设也有积极影响，例如金锐、易度等软件在我国档案管理中应用频率较高，同时Foxtable、Excel等软件也可用于档案记录与储存。

三、建设现代化档案管理机制

（一）建立规范的档案管理机制

在实际档案管理工作中，通过建立规范的档案管理机制有助于利用现代科学管理制度，通过科学的制度取代传统管理中的陋习，同时也是计算机技术在现代化档案管理中应用的前提条件[5]。档案管理部门需要通过制定完善的档案管理制度，并严格规范制度运行的各项标准和要求，从而建立现代数字化档案管理制度，通过计算机技术的应用，提高档案管理工作的质量与水平。档案管理部门还需要通过培养档案管理人员的计算机技术，并学习先进的档案管理理念和思想，从而提高档案管理人员对计算机技术的学习热情以及工作积极性。

（二）优化档案管理流程

在档案管理过程中，应用计算机技术优化档案管理流程主要表现在以下三方面：1.对档案资料来源进行归纳：档案资料的来源通常决定了档案资料的真实性、可行性以及准确性。在实际管理活动中，档案管理部门能够为管理人员配备相应的计算机，仅有局域网络的资源共享，档案管理部门能够为其他部门的档案信息进行总结归纳，并为每个部门设置一个相应的数据管理库，并将档案的负责人、文件号、标题、日期、页数等相关信息记录在案，从而提高档案信息的管理效率。2.定期进行档案归档工作：单位需要借助计算机软件建立多个数据库，从而进行档案的归档处理。对于已经储存且经过相应处理的档案信息建立临时数据库，并通过搜索引起进行资料查找，用于储存各审计核对完毕的档案信息数据库及各部门查找、搜索工作数据。各数据库在应用过程中各有其侧重点，例如临时数据库中的相关信息有规定期限，在规定期限内要进行归档处理；而在通用档案数据库中的档案信息归档与处理过程中，需要重视档案信息的审核，避免档案信息错误造成的管理风险。3.借鉴企业管理模式：借鉴企业对产品的管理模式，应用质量管理体系对档案管理进行监督。在档案管理的过程中，档案管理部门能够通过组织协调构建一个独立的体系，在此系统内，档案管理人员将档案管理作为一个独立的工作进行，并建立相应的评价体系，采用模拟搜索形式对档案库设计的合理性进行检验，同时通过检查数据是否存在误差，对其工作效率进行检验。

结束语

计算机技术在现代档案管理中的应用也对档案管理人员的专业技能提出新的要求，需要其不断学习，提升自身的管理能力。文章主要针对计算机技术在现代文化档案管理中的应用展开研究。

作者简介：黄梅兰（1968.4-），女，高级实验师，本科，研究方向：计算机应用。

参考文献：

[1]张霞.探讨计算机技术的运用在医院档案管理中的应用价值[J].医学信息，2015.

[2]林洋.谈计算机技术在档案管理应用中的必要性[J].赤子，2014.

[3]闫瑞凤.新形势下计算机技术在档案管理中的应用研究[J].福建电脑，2015.

[4]李清华.浅析计算机技术在社会保险档案管理中的重要性[J].消费导刊，2014.

[5]赵增社.计算机技术在档案管理中的优越性及发展趋势探讨[J].城建档案，2014.