对“红字分录”在会计核算中的必要性分析

叶丽坚

【摘 要】红字会计分录在会计核算中应用已久，但由于新企业会计准则对会计核算中原来用红字分录的经济业务不再用红字处理，而改作相反会计分录，加上原来红字分录在会计核算中应用就比较复杂，使得在实际工作中对红字分录的应用比较混乱，不同人对涉及红字的会计业务有不同的处理方法，有的使用传统的红字分录处理，有的按准则规定用相反会计分录，因此很多人在工作中、论坛上、网贴中讨论红字分录的应用这一问题，结合实际需要，本文将红字分录与新会计准则中使用的相反分录进行比较分析，并提出笔者的观点：在会计核算中使用红字会计分录十分必要。旨在与会计工作者共同会计核算的最佳方法，给会计核算提供一点帮助。

【关键词】红字分录；蓝字相反分录；红蓝字分录；必要性

由于现行会计准则对工作中涉及红字的相关业务改为相反的会计分录，未再提到红字会计分录，那么是不是在会计核算中不需要编制红字会计分录了呢？笔者认为，虽然准则未提及红字分录，但现实工作中经常出现需要编制红字会计分录的情况，如更正错账、销售退回等都需要使用红字会计分录，尤其是基于信息化的系统中，红字的正确运用显得越来越重要，但因新准则规定用相反分录代替红字分录，使得在实际工作中对相关业务的处理越来越复杂，越来越混乱。因此本文将红字分录与新会计准则中使用的相反分录进行比较分析，并提出笔者的观点：在会计核算中使用红字会计分录十分必要。旨在与会计工作者共同会计核算的最佳方法，给会计核算提供一点帮助。

一、会计核算中涉及红字的情况

在会计核算中，常见的需要采用红字进行处理的业务主要有：

1.错账更正。《会计基础工作规范》中规定，已登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误，可以采用红字法更正，因此会计核算中常用红字分录进行错账更正；

2.对经济业务事项的冲减。红字在会计分录中的运用，除用于冲销错账，还可用于对经济业务事项的冲减，即将原记数额部分或全部予以冲减。笔者对日常需用红字冲减的经济业务事项归纳为：

（1）冲减已入账但多计算的业务金额。如销售退回、进货退出、月初冲回上月末材料已到但发票账单未到的估价入账的分录；

（2）月末分摊材料成本差异（节约差）。采用计划成本进行材料日常核算的企业，月末应计算发出材料应承担的材料成本节约差异。

（3）除上述大多数人认为采用红字处理的业务外，笔者认为需用红字分录的还有利息收入冲减财务费用、销冲多计的各项准备、盘盈存货时冲减管理费用等业务。

二、涉及红字的经济业务采用不同方法的比较

涉及红字的经济业务在业界探讨和实践中应用比较多的方法主要有三种：分别是红字分录法，相反分录法，红蓝字分录法。为了进行几种方法的比较，本文按业界探讨红字分录时常用的错账更正和销售退回分别举例，并引用了业界探讨相关会计处理方法时采用的一些例子。

错账更正的红字分录法，相反分录法，红蓝字分录法比较：

例如某企业生产车间为制造A产品领用甲材料一批，计6800元，会计人员误记为

借：制造费用 8600

贷：原材料 8600

并已登记入账。

2.销售退回、进货退出、月初冲回上月末估价入账的分录等对经济业务事项的冲减。以销售退回为例进行红字分录法，相反分录法，红蓝字分录法比较：

例如企业某月销售产品一批，价款为20000元，增值税销项税为3400元，款项未收。对此业务会计人员已根据相关销售发票编制了分录：

借：应收账款 23400

贷：主营业务收入 20000

应交税费-应交增值税（销项税额） 3400

后因产品质量问题收到对方退货。（三种处理退货业务的方法比较见下表）

三、三种方法的比较分析说明红字分录在会计核算中的必要性

从上表的举例可以看出，三种方法的余额也就是最终结果是一样的，不同的是发生额的数额。

第一种传统红字分录法符合借贷记账原则，且账户的对应关系明晰，经济业务的来龙去脉比较清楚，符合经济业务的经济含义，并且不会导致发生额虚增的情况，也符合电算化系统报表读取数的要求。

第二种方法按准则规定的相反分录法，也符合借贷记账法的原则，会计分录也正确无误，各账户的余额与第一种方法也相同。但发生额比第一种方法增大了，一方面不符合经济业务的经济含义；另一方面在实际工作中容易被利用于调节某些财务指标，如为了增加收入，先做销售后再退货，这样发生额就增大了，尤其实行会计电算化以后，这样处理更容易粉饰财务指标，因为利润表中的收入是按贷方发生额取数的，费用是按借方发生额取数的，相反分录的收入冲减是从借方转出应冲减的数据，并没有减少费用的贷方发生额，费用是按借方发生额取数的，而相反分录的费用冲减是从贷方转出应冲减的数据，并没有减少费用的借方发生额，所以报表自动生成的数字要比实际数大，如果用相反分录，还存在一个问题，如果应交税费-应交增值税（销项税额）在借方，因应交增值税明细账的格式是销项税额只能登记在贷方，这给记账带来困难。

第三种方法采用红蓝字分录法其实主要是为便于登账或为了简化核算工作而采用的相反分录和红字相并用的方法，但笔者认为这这种方法不能反映账户的一一对应关系，且不能解决发生额虚增的问题，实际操作难以理解和把握。因此这方法一般不宜采用。但笔者认为在特殊的业务和特殊的会计分录需要采用红蓝字分录。以利息收入冲减财务费用1000的业务为例，该业务在进行会计核算时，如果编制蓝字会计分录即

借：银行存款 1000

贷：财务费用 1000

这种方法存在的问题与上述相反分录法相同。如果用红字分录法即

借：财务费用1000

贷：银行存款1000

这种方法虽然解决了报表的取数问题，但对银行存款用红字在贷方反映叫人难以理解。因此实际中很多人采用红蓝字分录法即：

借：银行存款 1000

借：财务费用 1000

虽然这种方法不符合借贷记账法的记账规则，但为了满足实务操作上的需要，使某些科目借贷方的发生额不出现虚增，反映的数据真实，并适应会计信息系统的要求，使得这种红蓝字分录法在会计实务中得以应用。

四、结论

通过上面的比较分析，笔者认为尽管新会计准则对红字分录不作規定，但红字分录在会计核算中不可缺少，损益类科目发生额虚增影响利润的计算、计划成本计价时的原材料发生额虚增影响材料成本差异率的计算，从而影响成本差异的分摊，一些账户发生额虚增会影响业绩考核，所以为了确保对“过程”反映的真实性，对账簿记录的可行性，对会计信息系统的适应性，提高会计信息的可比性，建议在错账更正以及冲减业务中，应采用红字更正法，尽量不用相反分录、除利息收入等特殊业务外也尽量不用红蓝字分录。

参考文献：

[1]会计处理中反向记录与红字冲账的比较 李清令 内蒙古财会1994年第2期.

[2]红蓝字更正法与红蓝字分录 邹秋帆《上海会计》 2000年08期.

[3]现行准则下如何处理红字分录 荣树新 财会月刊 2013年第19期.