基于ERP的采购综合管理系统设计与实现

李建国

摘 要：文章以笔者所在单位的相关实际应用建设为例，介绍了一种基于ERP的采购综合管理系统的建设。该系统建设基于企业现有的ERP信息系统基础之上，通过系统集成方式，功能涵盖了物资管理、备件管理、设备管理等系统的采购招投标、合同管理、采购执行等业务，并与预算系统、报销系统、办事公开系统形成关联控制。

关键词：ERP；采购综合管理；采购过程管理；合同管理；办事公开

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）02-0008-02

2011年，行业进一步加大“两项工作”推进力度，深入开展规范“工程投资、物资采购、宣传促销”项目管理工作，扎实推进办事公开民主管理，要求各单位加强信息化建设，充分发挥内部网的作用，梳理业务流程，通过信息化固化运作程序，进一步增强对项目管理的约束力和监管力度，进而全面实现“三项业务”要网上办公，并逐步建立行业“两项工作”常态化、规范化、标准化管理的运行机制。

1 系统总体设计

1.1 总体架构

系统建设的目标是利用现代化管理思想、技术和方法，结合我司的管理实际，对采购管理及其活动进行总体控制和协调管理，优化配置有限资源，规范采购管理业务，促进“两项工作”深入开展，支撑公司战略方针目标的实现。

在系统总体设计时，为了保持企业信息化总体建设的连续性和一致性，就必须采用统一的集成应用平台，集中信息资源，协同业务运作为设计思想，结合企业的管理制度和管理模式，建立基于ERP系统的采购综合管理流程。

整个系统建设由项目管理、采购计划管理、采购过程管理、辅助管理以及合同管理等功能模块组成，并在各功能模块环节上通过企业ERP系统与物资管理、备件管理、设备管理、预算管理、报销管理、办事公开管理等系统进行数据集成，形成多系统上下贯通、左右衔接的采购综合管理平台，如图1所示。

1.2 主要功能模块设计

系统各组成模块功能内容如下所述。

1.2.1 项目管理

项目管理实现投资项目的计划申报（拟建项目、新建项目、续建项目）、项目计划初审和下达，实现企业的审批过程管理，并通过主子项目的维护，汇总后输出数据为国家局投资管理系统提供数据支持，也为企业的采购计划制定提供数据来源，形成企业的投资项目档案库。

1.2.2 采购计划管理

采购计划由采购承办部门提报的反映其采购需求及实施要求。采购计划实行按年度编制，分月实施的原则。采购计划管理实现企业的整体采购计划库，用于业务需求部门的年度计划制定、汇总上报以及投资管理委员会对整个企业采购计划的批复过程，系统设计引入了“主体”和“归口”的概念，将企业本部、采购、研发、营销等部门作为相对独立的主体管理，且把企业本部作为顶级主体，采购、营销、技术作为二级主体，实现主体的层级关系，遵循统一领导、归口管理的原则，在各主体内和主体间实现采购业务的归口管理，按采购业务的性质、范围来划分职能管理归口，进行归口的业务审批。采购计划功能模块主要包含年度采购计划的编制、申请、归口汇总、审批、调整，计划变更，月度采购计划管理等内容。

1.2.3 采购过程管理

采购过程管理根据年初董事会决议通过批复的采购方式，实现对公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购流程的管理。首先，采购业务活动的开展源于月度采购计划，通过月度采购计划对年度采购计划的分解，实现三项业务数据的管理，并根据年初董事会批复的采购方式走不同的采购过程管理。

在采购过程管理中，不同的采购方式流程有不同的过程环节支撑，前一个环节活动结束后才能开展下一个环节工作，做到规范管理与提高效率相结合，其过程的每一个环节支持职能管理部门对采购环节实施全过程在线审批、决议及监督，在采购活动重点环节和关键程序签署相应的审批和监督意见，充分体现了采购活动遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，体现了采购活动遵守国家法律法规和规章制度，自觉接受有关行政监督部门和上级主管部门依法进行的监督管理，此外，在每个流程都提供丰富的辅助决策查询和支撑采购过程的材料归集。

1.2.4 辅助管理

为配合采购过程管理，系统还配套设计了采购辅助管理模块，主要包括专家库、代理机构库管理，为采购过程的业务开展提供代理机构及专家支撑。专家库对企业现有的专家进行分类管理，并提供专家抽取、专家推荐、专家退出以及专家评价等功能；代理机构库管理对招标代理机构信息进行统一管理，并提供代理机构抽取和评价等功能。

1.2.5 合同管理

合同管理在采购过程确定成交供应商及金额后，进行合同的签订过程管理，实现合同的草拟、送审、会签、生效处理。合同管理设计了合同范本库的管理，为企业合同范本的规范化管理，为业务部门草拟合同的方便快捷提供了丰富的知识库，同时，系统引入了强大的自定义审批流定義，并结合合同业务实际审批流程，设计满足了多岗位、多角色在线审批的功能，大大提高了合同审批的效率，另外，系统还设计合同文本的在线批注功能，为合同审查部门提供了方便。合同管理主要包括合同的范本建立、申报审批、变更处理、合同生效处理和统计分析等功能。

2 应用效果

通过采购综合管理平台将采购计划、立项、采购、合同、审计和评价等一系列经济活动管理过程有机联系起来。建立覆盖项目管理、采购管理、合同管理的一体化信息应用平台，有效支撑公司的经营管理运作，规范采购管理业务，促进“两项工作”深入开展。具体表现在以下方面。

2.1 实现制度和平台建设相融合

相关职能管理部门根据系统建设实际情况，一边逐步对企业《采购管理办法》及《合同管理办法》进行修订完善，一边也逐步对相关流程进行了梳理优化，为系统运行提供了有力的制度保障。

2.2 实现采购监管全程化

系统从项目计划申请，采购计划申请、上报、审批，采购过程管理，采购供应商确定，合同审核签定，到后续报销业务都进行了控制。按照两项工作的要求，将监管、审计过程融入采购活动的相应环节，实现整个采购活动生命周期的监管。

2.3 实现采购管理流程规范化和标准化

通过梳理和建立标准规范的采购管理流程，将流程固化在系统中。使用系统的过程，就是规范业务的过程。实现采购业务网上办理、网上合同会审、网上采购监管、网上审批，推进两项工作管理流程的规范化和标准化。

2.4 实现采购过程管理痕迹化和可控化

实现公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式的全部采购管理过程的痕迹化管理和控制，环环相扣，上一环节没有通过进入不了下一环节，实现采购管理过程的全程监管和可追朔。系统作业流向清晰，控制管理严密，责任主体明确，信息操作痕迹化，便于监察问责。根据制度要求，系统设计了清晰的业务流程，把业务流程用图标形式展示在系统流程中心，实现流程的可视化；在业务流程方面，严格控制前一个环节活动结束后才能开展下一个环节工作，并结合系统的权限分配功能，为每个操作主体进行授权，做到责任明确；在业务信息录入、审批方面，系统自动记录信息录入人、录入时间、审批人、审批意见、审批时间等重要信息，实现业务活动的痕迹化管理，便于职能管理部门的监察、审计提供依据。

2.5 实现知识成果档案化

建立采购项目及活动过程中的知识管理机制，获取、吸收和整合各種知识，形成合同文本库、专家库、代理机构库和合格供应商名录等各类规范知识库，实现知识共享，不断提高企业管理水平，并对采购过程及合同管理形成有力的支撑。系统还提供招标代理机构和评标专家的随机抽取功能，为招标采购的公开、公平性提供技术支撑。

2.6 实现系统集成自动化

通过将采购系统与合同管理、报销管理、办事公开、民主管理平台及ERP业务系统（预算、设备、备件、物资）的有机集成和信息共享。形成计划、采购、合同、审计、付款及评价等一系列经济活动过程的闭环管理，并通过办事公开平台形成各环节信息的公开和有效监管。系统还集成了短信平台、企业门户。

3 结 语

本次采购综合管理平台的建设满足了行业“两项工作”开展要求和全省采购管理信息化建设需求。在系统建设内容方面主要包括：项目管理、采购计划管理、三项业务数据管理、采购过程管理、辅助管理、合同管理等几个主要模块；同时，在系统集成方面要充分考虑与全面预算及直属企业自行建设的采购综合管理平台项目的功能及数据整合要求，实现业务数据顺畅交互和共享。进一步实现了企业采购管理的流程管理高效化、过程管理可控化、知识成果档案化、系统集成自动化。

参考文献：

[1] 魏刚.基于ERP系统的企业采购管理研究[J].中国科技博览，2014，（2）.

[2] 王大海.基于ERP的企业采购、库存和销售管理应用研究[J].江苏商论，2013，（6）.

[3] 吴斌方，张国俊，余维.供应链环境下的企业ERP采购管理系统研究[J].软件导刊，2008，（4）.