信息化背景下党校人事档案管理工作初探

刘琼

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）04-000-02

摘 要 随着国民经济快速发展，全面深化改革的持续深入，现在传统的党校人事档案管理已经不能适应社会的信息化大趋势。本文从党校人事档案管理的重要性、目前存在的问题出发，提出党校人事档案现代化管理的对策建议。

关键词 人事档案 管理 党校 信息化

随着计算机、手机等智能工具的日益普遍，网络技术的迅猛发展，我国信息化建设取得卓越成就，信息技术正在成为我国经济和社会发展的重要推动力量。党政机关、企事业单位也越来越多地借助信息技术提高工作效率，提升工作水平，如：利用先进的电子设备和互联网进行城市管理、无纸化办公、网上信息平台执法等等。在此背景下，传统的纸质人事档案管理模式逐渐被信息化人事档案管理模式取代。随着党校体制改革及社会形势的变化，许多干职工不再固守传统“铁饭碗”的思想，在人才市场上频繁流动，对党校的人事档案管理提出了新的挑战。在信息化背景下，我国党校人事档案管理应与时俱进，积极进行改革。既继承传统纸质化管理可信度高、不易篡改、可随时阅读的优点，又积极发扬信息化管理易保存、易备份、易查阅、可储存声像资料等优势。

一、加强人事档案管理的重要性

单位的人事档案具有十分重要的使用价值和保存价值。党校人事档案是个人履历的重要凭证，是记录和反映党校干部和教职工个人经历、教学水平和工作业绩的原始记录，是教学、科研、职级评定、年终考核的重要依据，是党校重要的信息资料库，在党的理论人才的选择、使用和考核等工作中发挥着举足轻重的作用。《中共中央关于面向二十一世纪加强和改进党校工作的决定》（中发〔2000〕10号）文件明确指出：大力推进党校组织人事制度改革，实行有效的竞争激励机制和科学的选人用人制度，以进一步调动教职工的积极性和创造性。我们要想贯彻落实好该文件精神要求，进行师资管理改革和人事制度改革，完善干部教职工考核、考评、聘任和薪酬机制，必须加强干部人事档案管理。因此，信息化背景下，对党校人事档案管理具有非常重要的意义。

二、如今党校人事档案管理工作的现状

近年来，组织部门坚持把加强干部档案管理信息化工作作为人事工作的重点，采取有效措施，不断强化档案信息化建设，加大信息资源开发，努力提高档案管理信息化水平，使人事档案工作逐步走上规范化、科学化、信息化管理的轨道。为确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力，进一步发挥干部人事档案在党校干部工作中的重要基础作用做出了积极贡献。但同时，在各地方基层党校或多或少也存在一些不容忽视的问题。

（一）思想重视程度不够。大部分从事人事档案管理工作的同志能够尽职尽责，做好本职工作。也有少部分同志认为党校的中心工作是教学和理论研究等脑力活，人事档案管理则属于不需要多大技术含量的体力活，没什么实际意义。一些人事处的同志甚至自嘲说：“咱们这个地方，平时没人理睬，一到发工资了才有人关注。”人事档案管理工作不但工作量大，而且特别繁琐，基本上是日复一日年复一年重复同样的事情，久而久之，人事档案管理工作人员产生疲劳厌倦情绪不可避免。有些地方的党校的档案管理员是兼职的，平时还有很多额外的工作任务要完成，对档案管理付出的工作精力和热情自然而然会不够。基本上是一有检查了才临时抱佛脚，查漏补缺也是应付了事。

（二）信息化水平不高。必要的基础设施是实现干部人事档案管理科学化、现代化的基础，也是改革陈旧落后的保管和利用手段的前提。《干部档案工作条例》要求：库房要做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”。干部人事档案的信息化、数字化更是对基础设施提出了更高的要求。如高标准配备必要缩微复印设备、计算机、扫描仪、数码相机、干部人事管理系统软件等。但是如今还有部分党校的基础设备至今仍未到位，还没有将干部职工的纸质材料扫描成电子数据，仍是用档案盒保存。这在一定程度上制约着人事档案管理信息化建设的开展。

（三）管理方法严重滞后。目前党校的人事档案中仅包含了工作履历表、登记表、入党材料、奖惩材料等，使用价值低，不能全面反映干职工的全部信息。但由于历史遗留原因和某些特殊原因，当下基础信息在收集和利用上还存在一定难度，一些材料不能及时送至档案管理部门，造成信息更新不及时而不全面，给档案信息化带来阻碍。一些重要材料缺失，致使在信息更新时无法录入，从而使信息不够完整。有的党校虽然已经建立了干部人事档案信息管理系统，个人基本信息也已逐步输入系统，但在应用系统对干部年龄结构、知识结构、专业结构等情况统计分析时，只能做一些简单查询、报表之类的工作，对人员筛查、统计分析等方面做得不够，系统功能尚未得到充分发挥，为干部人事工作服务的效果还不够好。

（四）档案管理人员的专业技能有待培训提高。档案管理工作人员不仅要懂得档案管理工作的业务知识，还需要熟知党和国家的干部方针政策。如果是进行数字化信息系统管理，还需要有较高知识层次和先进计算机技术水平的管理人员。而目前，党校的人事档案管理工作者很多都是兼职，年龄大，学历低，培训力度不够，很难完全胜任信息化档案管理工作。

三、如何加强党校人事档案信息化建设的对策和建议

针对以上党校人事档案管理存在的问题，必须从思想观念更新、管理水平、专业技术人员培训等方面提高信息化水平。

（一）更新思想观念，加强对干部人事档案工作的领导。单位领导及专门负责档案的管理人员对干部人事档案管理工作的重视是加强该项工作信息化建设的前提。胡锦涛同志曾指出“档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”第一，党校要学习吸收现代化的档案管理经验和理念，打破传统思想束缚，正确认识信息化对现代人事档案的重要作用，研发满足新形势下党校干部人事档案新需求的档案管理信息系统，使得管理人员从传统手工、低效高强度的繁重工作中解脱出来，实现干部人事档案的动态化、高效化管理。第二，党校干部人事档案包罗万象，有必要成立由校领导牵头，人事、教学和科研部门负责人参与，各部门相互协调的专门小组，负责档案管理，给该项工作提供组织保障。如果有条件，可以安排一间专门的干部人事档案材料整理室，所有归档工作都在此进行，确保安全性、规范性、完整性。

（二）利用现代技术，提高干部人事档案管理的信息化水平。第一，党校干部人事档案是干部人事档案管理中的重要一环，党校档案管理的信息化建立在全区域档案信息化管理的基础上，所以，要提高党校该项工作的信息化，首先要在整个行政系统进行信息化建设。第二，对于党校人事档案信息化管理，要建立健全相关的干部档案工作管理制度，并将制度装框上墙。并且对需要写入档案的材料都能有一个明细，固定入档时间。此外，通过加强台帐管理、严格登记手续，做到账目清楚、有据可查，确保各项工作制度落到实处，实现干部人事档案工作的规范化运作。第三，党校干部人事档案是干部提拔的重要依据，材料的真实性直接影响干部的仕途升迁。对收集的材料，要看手续是否齐全，表述是否精炼准确，材料之间是否存在矛盾关系，对不符合规范的材料要退回重交，对不需要归档的材料要及时告知并退回。第四，充分挖掘干部人事档案信息的潜在价值，打破党校人事、教学、科研等各部门档案管理、信息孤岛的格局，搭建档案信息共享平台，创建党校干部教职员工人事、教学和科研档案信息资源库，通过数据挖掘和分析技术，为党校干部队伍和教师队伍建设提供决策服务。

（三）加强队伍建设，提高干部人事档案管理人员的素质。第一，负责干部人事档案的人员必须是政治可靠，作风正派，责任心强的。第二，档案管理信息化建设，对管理人员的素质提出更高要求，档案信息、组织人事管理系统等专业管理软件的维护、使用，档案信息的电脑录入、查阅、传递等都是每一位现代档案管理工作者必备的技能。因此应加强相关人员的技能培训，提高其业务素质和工作能力，使之能够适应干部人事档案管理信息化的素质要求。

四、结语

科学技术日新月异，信息化已经基本渗入到社会管理的方方面面，作为党委直接领导下培养党员领导干部和理论干部的学校，在新形势下利用信息化技术，实现现代化的党校干部人事档案管理，才能进一步从思想上、政治上、组织上加强和改进对党校工作的领导，并且更好地发挥党校培训轮训党员领导干部的主渠道、主阵地重要作用。信息化对党校人事档案管理提出了新挑战，传统管理中存在的诸如管理方法滞后、人员素质不高等问题，需要迫切改观。需要通过建立信息化平台，引进互联网技术，利用系统管理软件，提高人员素质，才能提高党校干部干事档案管理现代化水平，才能不断开创党校档案管理新局面。

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