刍议综合年鉴的检索系统

张永兴 刘刚

[摘 要]检索系统是年鉴的重要组成部分，也是编纂年鉴过程中的一项基础性工作。本文结合年鉴编纂工作实践，就综合年鉴的检索系统在年鉴不同位置应该把握的重点进行探讨，供年鉴同仁在编辑过程中参考。

[关键词]综合年鉴；检索系统

地方综合年鉴是“系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献”，它集记、文、表、图、摘、传、索引、统计、指南、便览于一身，是一个行政区域一年的信息集成。当人们在使用地方综合年鉴的时候，面对庞大的信息量，就需要有一个较为完整的检索系统。

地方综合年鉴的检索系统主要由卷首的中、英文目录（部分年鉴还设计总目），卷中的天头页眉、外切口内白处和类目首页面检索，卷尾的索引三部分组成。在一个庞大的信息集成中查找所须信息，就得依靠完善的检索系统提供保障。本文结合当前地方综合年鉴编纂中检索系统的编辑，谈谈一些看法，供大家在编辑地方综合年鉴检索系统时参考。

一、首卷检索应做到“全”

年鉴卷首检索以中文目录为主，英文目录为辅。年鉴的中文目录通常以年鉴的类目、分目、条目和表的标题为主，部分年鉴设置有图片的标题或者文字说明；英文目录一般以类目为主，部分年鉴扩至分目标题。

从目前国内的城市综合年鉴来看，省、市级年鉴多数为中、英文目录分别设置，中文目录以年鉴框架内容的标题为主，英文目录为类目或为类目、分目。少数省、市级综合年鉴是中、英文合目，英文以类目为主，如《广州年鉴》《深圳年鉴》等。县级年鉴大多数只有中文目录，只有部分的县级年鉴编辑中、英文目录，如《临安年鉴》《武进年鉴》等。另有部分年鉴在中文目录前以类目标题设总目或者要目，如《苏州年鉴》《广州年鉴》《深圳年鉴》等在中文目录前设置了总目或要目，来增强年鉴的检索功能。

总体说来，在编辑年鉴目录检索系统时，应该突出“全”字，括揽全书的记、文、表、图、摘、传、附等主要信息。英文目录可视本地的情况而定。现目前，很多的年鉴在编纂卷首目录检索系统方面也存在不全的现象，如中文目录中只有年鉴框架设置标题，无图、表目录；有的是框架设置标题和表目录，无图文目录，包括彩页图片专辑目录；而更多的县区综合年鉴只有卷中的正文目录。如《绵阳年鉴2007》的目录有文、表、摘、附等信息，但缺少图的检索信息；《绵阳年鉴2009》的目录只有类目、分目、子分目信息，其他的条目、表、图等信息全没有。

二、卷中检索要“简”

卷中的年鉴检索是卷首检索的辅助检索系统。年鉴通常采用卷中的天头页眉标注检索词或者外切口内白处标注检索词；部分年鉴在设置类目页，将本类目的分目标题，在类目的首页上显示出来。

卷中的天头页眉或者外切口内白处的位置空间有限，所以就要求在这两个位置设置检索内容时需要简洁。在天头页眉设置检索内容目前主要有两种方式：一种是在单页天头页眉设置年鉴名加年号，双页天头页眉设置类目标题；别一种是在单页天头页眉设置类目标题，单页天头页眉设置分目标题，目前以前者设置为多。在书外切口内白处设置以类目标题为主的检索内容，方便读者快捷阅读、查找所须内容，如《大同年鉴2015》。还有部分年鉴在类目首页设置了类目和分目标题的检索内容。总之，卷中设置检索内容应该做到简洁，突出创意，显示特色，方便读者。

三、卷尾检索要“详”

年鉴的卷尾检索指的就是索引，索引是年鉴检索系统的重要组成部分，也是年鉴的重要内容之一，是一本城市综合年鉴检索功能是否完备的标尺所在。在很大程度上来说，年鉴是一个区域内的地方（行业）百科全书，既然是百科全书，就要求年鉴要有完善的索引检索系统，索引也就成为年鉴必不可少的部分。制作索引也是年鉴的性质和功能作用所决定，而且在中国地方志指导小组和中国版协组织的年鉴评奖中，年鉴的索引都占有较高的分值，索引检索系统在综合年鉴中的地位日益提升。

编辑在制作索引时，须了解什么是索引。《现代汉语词典》中对索引是这样解释的：“（索引）是把书刊中的项目或者内容摘记下来，每条下标注出处页码，近观一定次序排列，供人查阅的资料。也叫引得。”依据这个概念，制作年鉴索引时，我们通常以主题词内容分析为主，包括年鉴中类目、分目、子分目、条目、表格标题，图文说明；人名、地点、机构名称、各类事物专业术语名称；重要活动、重要事件名称；法律法规、书名、作品、成果名称等等。编辑要把以上这些具有实际检索意义的主题词都作为索引词条选取出来，才能保证索引的真实检索性，所以说索引制作必须要详细。

制作索引的第二步是将所有精选出来的索引词条统一编排，也可根据本年鉴的特点分类编排。如《临安年鉴2015》索引就分为主题词索引、简略词和名词解释索引、人名索引等；《澳大利亚华人年鉴2014》分类目色系索引、卷首索引、人名索引、社团与机构索引、表单索引。

目前，年鉴索引在众多年鉴人心目中还处于忽略状态，感觉年鉴索引是可有可无，前面有类目、分目、条目标题的目录，制作索引没有必要的错误认识，这在县级综合年鉴编辑中的表现尤为明显。有些年鉴索引直接把前面的目录全搬至索引中，内容没变，把目录变成了索引，这样的索引没有任何的实用价值，就是一个摆设，起装装门面的作用。存在这样的现象和问题，主要是多数编辑对年鉴索引不了解；另外很多编辑不会制作索引或者交给一些文化公司的人来制作索引，结果做出的索引也是不伦不类。如何编制索引，怎样能够把年鉴索引编好，是一件任重道远的事情，需要年鉴同仁共同努力。

总之，年鉴检索系统是年鉴不可缺少的部分，至少要保证卷首的目录、卷中的天头页眉、卷尾的索引这个检索系统完整性，其他可根据本年鉴的特点进一步的细化和完善，以供读者查阅需要。