教育部科技查新：现状与展望*

●张新兴

(广州大学　广州　510006)



教育部科技查新：现状与展望*

●张新兴

(广州大学广州510006)

[摘要]在过去的10年中，教育部科技查新站建设工作稳步推进，科技查新服务渐趋成熟。教育部查新站今后应完善查新质量控制制度，整合科技查新与学科馆员服务，建设科技查新协作平台。参考文献6。

[关键词]教育部科技查新查新站建设现状发展展望

科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑[1]，科技查新则是实现科技创新活动规范化管理的一种有效方式。我国高校数量众多，并且在科技创新活动中占据主导地位。为了充分发挥科技查新在高校科技创新中的支持作用，原国家教委于1992年和1995年在其直属高校中设立了15所“高等学校科技项目咨询及成果查新中心工作站”[2]。鉴于世纪之交我国高等教育管理体制和布局结构的调整，教育部从2003年开始重新认定“教育部部级科技查新工作站”(以下简称“查新站”)。在此后的10年间，教育部科技查新工作获得了迅速的发展。2014年4月10日《教育部办公厅关于开展第七批教育部部级科技查新工作站申报工作的通知》的发布，预示着教育部科技查新工作将迈向一个新的台阶。笔者从查新站的建设与服务两个方面对教育部科技查新工作进行了研究，并对教育部科技查新工作今后的发展方向进行展望。

1教育部科技查新站建设稳步推进

教育部科技查新工作的具体执行单位是科技查新站，查新站的数量与分布、查新人员的数量与结构、信息系统的配备与功能等，直接影响着科技查新工作的质量和效益。

1.1查新站认定：分类分批，均衡协调

2003年教育部下发《教育部办公厅关于认定教育部部级科技查新工作站的通知》，启动了查新站的认定工作。2003年至2012年，教育部先后分6个批次，认定了84所查新站(见表1)。为了满足高校科研活动对科技查新的迫切需求，教育部在2003年的第一次查新站认定中，批准设立了29家查新站，居历次认定数量之首。2004年教育部发布《关于进一步规范教育部科技查新机构工作的意见》，对查新机构资质的认定和管理工作做出了明确规定[3]，此后查新站的审批标准日趋严格，每一批次能够通过认定的查新站数量呈下降趋势，2012年仅有6所高校通过教育部第6批查新站审批。

表1　教育部查新站数量统计表

科技查新是查证科学技术内容是否具有新颖性或科技项目成果是否达到了事先设定的要求的一项工作，它主要是为自然科学领域的科研项目提供鉴定性服务。教育部根据查新站所依托高校的学科特色，将查新站划分为综合类、理工类、农学类、医学类4个学科种类。由于我国理工类高校数量较多，理工类学科的查新需求也最为旺盛，因而理工类查新站的数量最多，达到了52家，占查新站总数的62%。农学类和医学类高校数量相对较少，相应的查新站的数量也较少，两类查新站的数量之和仅占查新站总数的20%。

教育部最初将查新站的认定范围限定在其直属高校。从第三批查新站认定工作开始，教育部把查新站的遴选范围扩大至全国所有高校。目前的84所查新站中，31所设立于非教育部直属高校，占总数的37%。在非教育部直属高校设立查新站既是为了满足高校日益增加的科技查新需求，充分发挥高校在国家科技创新中的作用，同时也有利于提高教育部科技查新工作的影响力。

1.2查新队伍建设：平稳增长，结构合理

查新人员是开展科技查新工作的主体，包括专职查新员、兼职查新员、审核员。通过对历年教育部查新人员的数量统计可以发现，除2009年专职查新员的数量略有减少，2009年和2012年兼职查新员数量小幅下降之外，3类查新人员的数量总体呈平稳增长趋势(见图1)。不断壮大的查新队伍为查新站提高科技查新数量，扩大科技查新规模奠定了基础。截至2013年底，教育部查新站站均审核员4.3人，专职查新员9.3人，兼职查新员9.5人[4]。审核员、专职查新员、兼职查新员的构成比例约为1︰2.2︰2.2，即1个审核员审查4.4个查新员完成的查新报告。从科技查新不同业务环节所需的人员配置来看，上述人员构成比例是较为合理的。

图1　历年查新人员数量统计图

查新人员的职称结构与学历结构直接决定了查新队伍的业务能力，是教育部在查新站审批和年检中重点考察的内容。笔者分别选取位于广东省的暨南大学、深圳大学城图书馆、华南农业大学、广州中医药大学4个查新站作为抽样调查对象，分析教育部的4类查新站的查新队伍构成情况。从表2能够看出：在职称结构方面，4所查新站的查新队伍以中级和高级专业技术职称人员为主，他们所占的比例达到了82%；在学历结构方面，93%的查新人员具有研究生以上学历，其中拥有硕士学位的人员数量最多，占82%。查新队伍以高职称、高学历人员为主，说明经过多年的发展，教育部的查新队伍在职称结构与学历结构上已渐趋完善，人员结构较为科学合理。

表2　查新人员构成抽样统计表

查新站所受理的课题大都涉及各个学科的前沿领域，要求查新人员具备极好的学科专业知识和信息检索技能。因此查新人员除了需要拥有理、工、农、医等学科背景外，还需要接受过系统的查新培训。首先，在学科背景方面，查新站越来越重视查新人员学科知识的专业化和多样化。例如，南京航空航天大学查新站的13名查新人员全部具有自动控制、机械工程等学科背景，与该查新站的专业性质完全契合。其次，在查新培训方面，教育部科技发展中心于2004年启动了科技查新人员系统培训计划，定期举办查新员和审核员培训班[5]。各个查新站都会组织查新人员参加查新业务培训，为查新队伍的专业化发展奠定了坚实的基础。近年来，审核员和专职查新员接受查新培训的比例一直保持在90%左右，兼职查新员接受培训的比例也维持在50%以上。查新人员较高的培训比例有力地保障了教育部科技查新工作的质量。

1.3查新系统开发：实时交互，功能齐备

为了实现科技查新工作的网络化服务和管理，提高科技查新工作的效率，目前已有24所查新站研制或引进了科技查新系统。科技查新系统主要包括两大类，一类基于ASP动态服务器页面，一类基于.NET框架环境，它们的功能大致相同。通过查新系统，用户可以在线提交查新委托，动态跟踪查新过程与审核状态，反馈意见和建议；查新人员可以接收与分派查新任务，填写和审核查新报告，交付用户报告，上传入档；咨询专家可以接受查新人员咨询，回复咨询意见。通过查新系统的存档数据库，查新人员还可以方便地从委托人、委托单位、查新目的、查新级别、用户反馈效果、查新员、审核员等多个字段对查新课题进行查询和统计。

为了进一步优化科技查新系统，部分查新站还开发了一些增值功能。例如，清华大学查新站为科技查新系统开发了查新常用检索词共享库功能，实现了查新知识的共享；开发了查新辅助系统(THULIB)，实现了不同类型文献的自动去重、格式调整、顺序编号、统一输出，以及中英文检索式转换和在线动态更新。科技查新系统为查新用户、查新人员、咨询专家提供了一个交流和办公的网络化平台，提高了科技查新工作的规范化和信息化水平。

2教育部科技查新服务渐趋成熟

2.1查新业务：增长迅速，重点转移

查新站完成的查新报告数量是衡量社会查新需求和查新站业绩的关键指标。经统计发现，查新站年均完成的查新报告总量和站均完成的查新报告数量都呈高速增长的趋势(见图2)。第一，2010年之前，查新总量以每年高于20%的速度增长，2010年到2013年的增幅虽略有下滑，但仍保持在1%～2%的水平。这一方面得益于查新站数量的不断增加，另一方面说明科研管理部门对科技查新的重视程度日益提高，并将其作为创新评估的重要手段。第二，查新站年均完成的查新报告数量从2004年的不足200件，迅速发展至2013年的499件，2012年更是达到了531件。2004年到2012年的年增量均保持在10件以上，并且有4年的增幅都达到了18%以上。这说明随着教育部查新工作的开展，查新站的业务水平和社会影响都在不断扩大，从而吸引了越来越多的查新用户。

图2　历年查新总量与平均量统计图

教育部查新站在做好校内服务的基础上，积极拓展校外用户，主动为校外科研院所、企事业单位的工作人员提供科技查新服务。从图3可以发现，2009年之前，教育部查新站完成的校内查新与校外查新的比例维持在1∶0.7到1∶1.1之间，校内和校外的查新量较为均衡；从2009年开始，校外查新全面超过校内查新，校内查新仅占校外查新的64%～82%，并且校外查新的增速远大于校内查新。例如，中国海洋大学查新站2012年完成校内查新230项，校外查新314项，校内查新占校外查新的73%；苏州大学查新站完成的查新项目中，企业用户的查新量占到了总量的75%，这充分体现了教育部查新站为地方经济发展服务的作用。

图3　历年校内与校外查新量统计图

2.2查新收费：标准多样，内外有别

查新费用由基本费用和附加费用组成。基本费用包括分析查新课题、制定检索策略、检索数据库资源、撰写及审核查新报告的费用；附加费用包括国际联机检索费、报告费、加急费、复本量费、原文获取费。教育部未制定统一的查新收费标准，而是由各查新站根据自身的实际情况自主制定。武汉大学查新站根据用户是否来自于教育机构订立收费标准；广州中医药大学查新站以委托方要求完成的查新时间为收费标准，时间越短费用越高；北京中医药大学查新站则根据项目类别收取查新费。

为了解查新站的收费标准，笔者分别从东北、华北、华中、华东、华南、西北、西南7个地区各选取1所查新收费标准接近本地平均值的查新站作为样本进行研究。通过表3能够发现：查新站的收费标准(不包括附加费用)与其所处地区的经济和科技发展水平密切相关。华东、华南等经济发达、科技领先地区，查新收费最高，华北和华中地区次之，经济和科技相对落后的西南和东北地区，查新收费最低。以校内用户的国内外查新收费为例，地处东北的东北师范大学查新站的收费标准是500元，而位于华南地区的中山大学查新站的收费则高达1 200元，是前者的2.4倍。绝大多数查新站对校内外用户实行不同的收费标准，对校内用户采取价格优惠策略。校内用户查新收费的优惠幅度从50元(如西安交通大学查新站)到300元(如山东科技大学查新站)不等。

2.3用户反馈制度：问卷调查，课题跟踪

查新站为了更广泛地征求查新委托用户的意见，及时跟踪查新项目的社会效益和经济效益，大都建立起了用户反馈制度。用户反馈制度所采取的主要方式是通过用户意见调查表了解用户的反馈信息，例如，东北林业大学查新站通过发放问卷，从查新质量(报告完成时间、报告格式、报告质量)、查新人员工作能力及态度(工作态度、技术素质、客观公正性)、整体满意度、查新后的效果(立项、鉴定、奖励等是否通过)等方面调查用户的反馈意见。海南大学查新站的用户反馈制度较为完善，设立专人负责用户反馈工作，并实行岗位责任制。其采用定期集中跟踪填报方式，将“委托查新用户反馈表”以Email等方式传递给委托用户，收集反馈信息，并且建立了用户反馈档案管理制度，每学期对用户反馈表进行整理、归纳、总结，找出科技查新中存在的问题，研究解决对策。

表3　查新收费标准抽样统计表

上述反馈制度均是针对查新委托用户进行的，但科技查新的目的是为科研项目的评审专家提供准确全面的“鉴证性客观依据”，即查新报告的最终用户是科研项目的评审专家，因此查新站还应通过委派查新人员参加科研项目评审会，召开评审专家座谈会等形式，了解评审专家对科技查新的反馈信息。评审专家的反馈信息对持续改进查新业务水平和服务质量具有重要的导向作用。

2.4查新高峰应急机制：措施全面，齐头并举

由于每年科研立项、成果鉴定、奖励申报等的时间相对集中，要求查新站在特定的时间段内完成数倍于平时的查新量，这就形成了查新的高峰期。查新高峰期不仅查新委托数量骤增，而且时间紧迫、委托项目的学科覆盖面广，查新站面临的查新形势异常严峻。针对这种情况，清华大学、北京科技大学、郑州大学等查新站均建立了查新高峰应急机制。应急措施包括：第一，查新数量与来源预估。通过走访本校科研主管部门，分析历年查新高峰期情况，预估查新数量和来源机构，提前召开查新相关人员参加的动员大会，讨论应对策略。第二，提前开展用户培训。举办面向全校教师的科技查新讲座，使其正确认识查新的目的和程序，并且能够准确填写查新委托书。第三，加强与用户的沟通。在图书馆网站发布查新提醒，主动给院系教师发送邮件，提醒有查新需求的教师尽早提交查新委托书，以便统筹安排，提高效率。第四，统筹人员配置。对全馆人员进行统筹安排，从其它部门抽调兼职查新员；临时招聘在校博士生做查新辅助工作；分配新馆员在查新站实习；安排专人负责查新报告的盖章、复印、存档等事务性工作。第五，鼓励查新人员加班。在保证查新人员身心健康的前提下，鼓励其适量加班。科学的高峰应急机制是查新站在保证查新质量的基础上，提高查新数量，建立并维持稳定的用户关系的必要举措。

3教育部科技查新工作展望

3.1完善查新质量控制制度

查新质量直接决定着教育部查新站的生存与发展，查新质量控制制度的重要性不言而喻。查新站应通过以下措施完善查新质量控制制度：第一，提高内部审核力度。将审核员对查新报告结论和形式的审核转变为全过程审核，即将审核工作贯穿于从查新点提炼、检索策略制定，到检出文献取舍，直至查新报告撰写的整个查新流程；成立由主管领导、咨询专家、审核员组成的查新质量检查工作组，对查新报告进行定期例行检查和不定期抽查。第二，建立外部复核机制。为确保查新报告内容的专业性，应充分利用咨询专家的学科专业优势，将查新报告送咨询专家复核；开发教育部科技查新复核系统，各个查新站通过系统上传、下载查新报告，彼此复核查新报告。第三，加强行业质量监管。教育部查新站应与其他系统的查新机构按照自愿平等的原则组建科技查新行业协会。行业协会通过统筹科技查新的监督和检查工作，定期发布行业发展报告，公布科技查新工作检查结果，实现对教育部科技查新工作的横向监管。

3.2整合科技查新与学科馆员服务

教育部查新站全部依托所在高校的图书馆，查新人员以图书馆员为主。学科馆员服务则是图书馆员面向科研人员开展的信息联络、资源宣传、用户培训、学科动态跟踪等服务。科技查新和学科馆员服务的实施主体互有交叉，例如，华南农业大学图书馆64%的学科馆员都是该查新站的查新人员，47%的查新人员都兼任学科馆员。此外，两项工作的重点服务对象都是校内科研人员，并且都贯穿科学研究的全过程，因而将科技查新与学科馆员服务予以融合是完全必要且可行的。可采取的整合方式包括，查新人员以科技查新为切入点，向委托人介绍相关学科的信息源、信息检索策略和技巧、文献分析工具及使用方法等；基于对已完成的查新报告的总结分析，以组织讲座或发布报告的形式向对口院所介绍学科的国内外研究现状及研究热点；针对查新项目，以RSS、信息推送等方式，向委托人提供专题信息追踪等增值服务[6]。将科技查新与学科馆员服务相融合，既有利于推动科技查新工作的开展，又丰富了学科馆员服务的内容。

3.3建设科技查新协作平台

查新课题大都是各专业领域的高精尖项目，科技查新不仅需要具备扎实的专业知识和丰富的查新经验的查新人员，而且需要非常完备的信息资源，所以整合各查新站的查新资源，发挥教育部查新系统的整体合力就显得非常重要。今后可以由教育部科技发展中心牵头，所有查新站协作共建一个科技查新的网络平台。网络平台应具有下述功能：第一，在线交流。查新人员借助该平台与其他查新人员实时交流，共同探讨查新过程中遇到的各种难题，实现查新经验共享。第二，文献传递。各个查新站都有优势资源与弱势资源，通过文献传递功能可以获取本站缺藏，而完成查新项目所必需的相关文献，实现查新资源共享。第三，资源整合。整合网络上的免费网络资源、OA资源和各查新站的自建资源，作为查新资源的补充。第四，报告汇总。查新站将完成的查新报告的题录信息上传至网络平台，实现查新报告的共知共享，避免重复查新。

参考文献

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[4]周静.高校科技查新审核员资格培训班课件(教育部科技查新工作)[Z].2014-05-13.

(宋小华编发)

Science and Technology Novelty Search of Ministry of Education: Status and Prospect

Zhang Xinxing

(Guangzhou University, Guangzhou, Guangdong 510006, China )

AbstractIn the last decade, science and technology novelty search workstations of Ministry of Education have maintained stable development, and novelty search service gradually matures. In the future, science and technology novelty search workstation of Ministry of Education should improve quality control system for novelty search, integrate science and technology novelty search and subject librarian service, establish network platform of science and technology novelty search. 6 refs.

KeywordsMinistry of Education. Science and technology novelty search. Novelty search workstation. Construction status. Prospect of development.

[中图法分类号]G252.6

[文献标识码]A

[文章编号]1003-7845(2016)03-0027-05

[作者简介]张新兴，馆员，现在广州大学图书馆工作。

[收稿日期]2014-09-20

*本文系广州市教育科学“十二五”规划青年专项课题“E-Science环境下高校图书馆科学数据管理策略研究”(2013A073)研究成果之一。

【事业·管理】