充分利用ERP做好销售管理

王云艳

摘 要 随着计算机以及科学技术的发展，企业资源计划ERP信息管理系统经过不断地发展与完善，已经成为目前各个企业管理的主要软件工具，成为企业资源信息化、智能化管理的主流软件，ERP信息管理系统已经是目前最先进的企业管理技术与模式的代表，未来的ERP信息管理系统将向着更完善、更智能化的方向发展，本文主要的研究内容是如何充分利用ERP管理软件做好销售管理工作。

关键词 ERP 基础数据 订单管理 信用管理 资金回笼 业绩管理 内控管理

销售管理是每个企业的重要管理环节，同时销售管理是个系统工程，并非只是把产品卖给用户这么简单的问题。现代企业都很重视销售管理，其根本目的是提高销售额，增加企业的盈利能力。而单纯地依靠人的主观能动性很难达到一定程度的提升，因此，引进销售管理软件势在必行，我的实际工作是采用“用友”公司的ERP管理软件。

ERP软件的引进，给销售管理人员提出了更高的要求，现代化软件应用是一门学科，应用到工作中要求操作人员既要了解公司的工作流程和工作要求，又要深入研究数据化工具的功能，使其为我所用。在此，笔者对ERP系统在销售模块的调研、安装、调试、再次开发与实际操作等方面的问题进行了论述。

一、ERP简介

ERP是Enterprise Resource Planning （企业资源计划）的简称。它是20世纪90年代美国一家IT公司根据当时计算机信息、IT技术发展及企业对供应链管理的需求，预测在今后的信息时代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生的变革而提出的概念。美国Gartner Group咨询公司首先提出ERP的概念，作为当今国际上一个最先进的企业管理模式，其在提出世界最先进的企业管理理论的同时，也提供了企业信息化集成的最佳解决方案。把企业的物流、资金流、信息流统一起来进行管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。在当今的市场环境下，企业需要有机地结合供给商家、生产厂家、销售行业、顾客群，对其进行必要的分配和规划，形成一个衔接非常紧密的一体化供应链，使生产、销售、供给完全融为一体，确保整个过程高效率地运行，这样才能使企业在市场上赢得竞争的优势。

二、销售业务基础数据准备与统计

ERP应用决定了笔者的工作是每天与数据打交道，销售管理系统的基础数据包括：产品信息维护、客户信息分类维护、销售人员信息维护、未结算销售订单、发出商品期初、未结款项等。数据庞大，全部需要在系统运行前手工录入。

准备录入的统计数据主要包括：公司内各个业务员、各个用户、各种产品的销售和回款情况，每个月财务结账之后统计出以上数据。总之要按照不同统计口径做销售报表和数据分析报告。通过建立和分析数据库，可以给予用户更加个性化的服务支持和营销设计，使“一对一的顾客关系管理”成为可能。

数据统计的目的：方便领导掌握公司整体经营状况，为领导决策发展方向提供依据；让销售经理了解自己所管辖区域的状况以及完成任务的情况，以便进一步规划工作重点和工作思路。

三、客户信用管理

（一）信用条件设置

根据公司销售管理制度的要求，对客户进行信用评价分级，即对用户的订货量、回款周期进行统计和综合评价。信用评价是ERP系统的优势之一，如果只靠人工统计显然会速度慢、效率低、出错率高且有失偏颇。

ERP环境下，因销售与应收款管理集成，信用管理能根据某客户的信用状况决定是否与其进行业务往来。即是否给其开据销售单据。其控制流程为根据信用检查点，在保存、审核销售单据时，若当前客户应收账款余额或期间超过了该客户档案中设定的信用额度或期限，系统会提示当前客户（部门、业务员）已超信用，并根据其是否需要信用审批从而对其进行控制。

通过账目管理可以深刻反映出销售额与应收账款回款率的存在本身就是一个矛盾，一方面想借助它促进销售，增强竞争力，另一方面又希望避免资金周转困难、坏账损失的问题。为了平衡这种矛盾，在实际工作中，对不同的产品制定了不同的信用期限。通过设置信用对象、信用策略、超信用处理来进行合理化的管理信用。

信用对象设置是在基础档案中对客户、业务员、部门等信用对象设置信用额度、天数、等级等，并在销售系统中控制信用。业务处理时可根据某客户的信用状况决定是否与其进行业务往来，当客户超过他的信贷许可范围时，系统提示客户超过信用额度，则不能给其开据销售单据，不能继续与其销售合作。信用策略是通过设置额度检查公式，对未执行完毕的订单、发货单、未审核的发票等单据进行额度检查，如果额度检查公式+当前单据的价税合计-信用额度>0，则系统会报警。据此笔者利用该项功能控制公司客户的信用情况，设定客户的信用等级与信贷限额。市场竞争力强的产品，采取较紧的政策，信用期限为4～6个月，市场竞争力较弱的产品由于市场竞争激烈，采取较为温和的信用政策，信用期限为6～9个月甚至1年。

（二）信用预警

在与客户发生销售业务往来时，系统将自动检查该客户欠款情况是否超限，以提示或冻结销售发货单禁止向其供货。通过实际工作中的不断摸索，初步形成了一套应收账款的管理模式：即欠款5个月的时候预警通知地区经理“预停货”，经过一个月的调整后仍未控制在信用账期内的用户就会采取停货措施。这样周而复始，每月如此依次进行控制管理。有利于控制每个客户的信用，避免大量的坏账产生，提高企业的销售信用管理能力，提高资金回收率，加快企业现金流量，提高企业的真实利润。

除此之外，笔者通过系统同时可以查出有关应收账款相对应的客户信息资料，通过客户订购量、客户还款时间、客户退（换）货等相关信息，综合评定客户的信誉程度。针对不同的客户，便于企业及时采取不同的收账政策与报价政策。

四、ERP系统进行销售管理的优点

（一）有利于销售资金回笼管理

销售资金的回笼是所有企业重要的管理内容，通过ERP系统信息汇总、信用控制及共享平台，可以实时监测销售开票、回款勾账情况，有效地管理资金回笼。

（二）为管理层提供及时准确的销售数据，为决策提供依据

传统统计方法非常麻烦，效率低下，且难于实时监控，以致销售业绩难以考核和管理。通过ERP系统可以提供可靠有效的数据以供领导分析、决策。通过分析计划完成情况、业务量与回款情况查询分析等制度详细的指标来考核销售员的业绩。

（三）有利于对客户进行分级管理

通过信用管理对客户进行综合评价分级，利于公司进行销售服务，尤其是个性化销售服务。

五、结语

ERP系统以其现代企业的管理理念和管理手段，有效地整合企业的内部资源和外部资源，改善了企业的管理和运营模式。通过实施ERP销售核算与管理系统，规范了销售部门基础管理，优化了部分业务流程，保证了通畅的业务处理和数据的准确性，为基层应用人员及中层领导查询统计数据和分析结果提供了方便，为高层管理者提供了深层的决策依据。对进一步提高企业的综合管理水平产生了积极、深远的影响。

（作者单位为北京原子高科股份有限公司）

参考文献

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