浅谈秘书人员如何提升沟通能力

韩茹

[摘 要] 秘书岗位处在领导与职能机构与受控系统的中间，秘书人员是纽带，是桥梁，沟通左右内外的关系，直接辅助领导实施管理。因其职能的特殊性，所以沟通能力的强弱，直接影响秘书的工作效率。从秘书人员与领导沟通、与同事沟通两个方面阐释了秘书人员如何提升溝通能力。

[关 键 词] 秘书；沟通能力；提升方法

[中图分类号] C931.46 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2016）28-0069-01

当下，秘书岗位的市场需求量很大，秘书职业的薪资待遇和发展前景也让很多求职者趋之若鹜。经常有人将秘书职业称为夹心族。原因就在于秘书人员岗位和职能的中介性。处在中间态的秘书人员，沟通能力的高低，直接影响工作的效率。

一、与领导沟通

秘书与领导之间的沟通是职场中频次最高、也是最关键的沟通。秘书岗位是因为领导岗位的需要而设置的，秘书岗位的重要价值在于辅助领导决策、辅助领导实施管理，而在工作过程中，秘书是领导的耳目与喉舌，所以沟通自然更多。那秘书与领导如何实现良好沟通呢？

（一）秘书要把握领导的个人好恶、工作方式、工作思路

所谓知己知彼，百战不殆，领导作为秘书首要的工作对象，秘书必须熟悉领导的个人好恶、领导的工作方式和思路，只有这样，才能做好沟通。比如，领导出差返回当天一般喜欢回到单位听工作汇报，那秘书人员就要提前搜集好资料安排会议。作为秘书要把握上情，了解领导，懂得恰当地投其所好，适时沟通，这样才能事半功倍。

（二）秘书要能够按照领导的工作需要“变形”

这里所谓的“变形”是指秘书人员要以领导工作目标的实现为目标，要以领导的需求进行自我改变。我们经常听到形容秘书工作的一句话是“秘书是水，领导是容器，”这句话也恰当地描述了秘书与领导之间的关系。水本身是无形的，容器是有形的，以无形入有形，需改变其形方能成其形。秘书何尝不是如此，秘书工作的总体目标就是服务于领导的工作目标。所以，秘书人员首先要把握领导的工作目标；其次要依照领导工作目标制定自我工作目标。比如，领导分管教育，那秘书人员就要了解前沿教育动态，平常要注意搜集这方面的信息，当领导需要时，为领导提供决策课题或者辅助领导决策。

（三）秘书与领导沟通时要善言

我们的沟通有书面语言沟通和口语沟通，还有其他非语言形式的沟通，当我们进行语言类沟通时，应注意语言的运用。比如，当提醒领导准时赴约时，语言应委婉，如“领导，您在下午3点与王氏木业的王董有约，您没忘记吧？”“领导，下午3点与王氏木业王董的约会您能准时参加吗？”显然是后者更能让人接受。在与领导沟通时，除了我们经常说的时间、地点、时机的选择外，语言的运用也极其重要。不能因为领导纳谏如流而口不择言，秘书人员不仅要考虑领导的接受能力，也要考虑作为秘书人员的语言形象。

二、与同事的沟通

秘书作为上传下达，沟通内外的纽带，活动于领导与职能部门及受控系统之间，在普通大众眼里，秘书是领导层的人员，而在领导眼里，秘书又是广大员工。其实除部分高级秘书外，大部分秘书是普通工作人员，如何融洽地与同事相处，拥有良好的群众基础，对于秘书开展工作，营造融洽的工作氛围、进行积极的沟通具有重要意义。

（一）真诚以待，和谐相处

秘书人员经常在领导身边工作，在同事的感觉中，秘书要比其他同事与领导走得近一些，所以在某种程度上，秘书被排外的几率就大一些。所以，秘书在与同事相处的过程中，应主动融入大众中，真诚相待，与同事和谐共处。与同事相处融洽，对于秘书人员来说不仅可以形成融洽的工作氛围，还可以缓解自己的工作压力。

（二）讲究原则，按章办事

秘书在领导身边工作，知道的机密事项多一些，而且工作的便利条件也多一些，所以就有可能遇到有些关系好的同事有事相求的時候。这个时候，作为秘书人员一定要严守纪律，按章办事，不能徇私，不让自己陷入被动。

（三）主动联络，共同进步

很多时候，每个部门的同事各自为政。这种情况下秘书人员要主动联络各部门，只有具有良好的群众基础才能更好地从事上传下达的沟通工作。另外，在接待工作中，在对领导辅助决策中，了解各个部门的同事，也是自己增强与各部门沟通、拓宽信息源的良好途径。

秘书人员沟通能力的提升是做好本职工作的基础。秘书人员在日常沟通中，要倍加重视与领导同事沟通能力的提升，除了使用一些恰当的沟通技巧外，总结规律也会事半功倍。

参考文献：

向国敏.现代秘书学与秘书实务[M].华东师范大学出版社，2006.