论国际工程仪表自动化采办计划管理

吴东伟　叶存建　李新龙

摘 要：所谓采办计划管理，是指对包括项目所需的材料、设备采购（含设备监造）、运输、清关、仓储、材料控制等一系列项目活动进行规划，对实际项目活动实施具有指导价值的书面文件。仪表自动化是石油天然气等工程领域监视、测量、调节、控制的重要组成部分，该专业的采办工作是国际工程能否实现预期效益的一个重要因素，项目采办工作的成败直接关系着工程效益的实现与否。

关键词：国际工程 仪表自动化 采办计划 管理

在国际石油工程建设项目中，采办管理计划是各项工作的先导，计划引导着项目工作推进的步骤和方向。加强对国际项目采办工作的管理，一个关键的着力点就是建立完善的采办计划，并严格执行。本文简略分析仪表自动化专业采办计划的编制关键点和执行建议，并结合作者本身在国际工程项目中的采办计划管理经验进行简要分析。

一、如何编制完善的国际工程仪表自动化专业采办计划

要编制比较完善的采办计划，至少需要重点把握以下几个关键点。

1.对工程所在国国情和市场情况进行详细的调研。在项目前期，对采办工作而言，一项关键的工作就是对工程所在国的材料、设备等市场环境进行尽可能有深度的调研和了解。虽然，现在工程的采办已经在全球范围内进行，但是从成本效益和满足项目周期需要等需要考虑，工程材料设备的绝大部分采购量还是发生在所在国内。 因为对于仪表自动化设备而言，作者工作的国际项目所在国家（哈萨克斯坦）而言，在当地并不能满足找到几乎所有仪表自动化设备的厂家的要求，而我们国内公司已经具备了该专业成熟的采办经验和采办团队，因此从国内完成采办工作并将设备空运至该国，可以缩小并能够保证采办周期，为现场施工提供了保证。

2.完善对供货商供货周期的管理。对于绝大部分国际工程而言，项目业主都要求承包商在规定的期限内完成工程建设并交付使用，为此，建设团队承受着按时交付工程的时间压力。为保证实现这一目标，承包商就需要有效地组织设计、采办、施工等环节的相关活动。其中，采办工作为项目的顺利推进提供材料、设备的支持，对工程的进度在很大程度上具有决定性影响。而其中，如何加强对主要供应商的管理，特别是材料设备供货期的管理和控制就成为采办计划实施的关键一环。 除了在以往和平时的设备材料采购过程中，对供货商供货能力和周期的激励和绩效管理外，在具体国际工程的采办计划编制中，项目采办团队要制定有效的措施来加强对供货商供应周期的管理。

3.加强对采办资金到位的时间安排。项目资金的筹措和调配是影响采办工作的一个重要的内部因素。特别是在国际项目开展的前期，由于项目启动之初，没有拿到项目业主支付的工程预付款和进度款，同时很多设备材料的采购又需要在这个阶段安排购置。这就需要采办计划编制时统筹考虑项目采办相关资金到位的时间安排，确保资金能够基本按照采办工作推进的步骤，逐步满足需要。

4.还要注意与设计、施工等上下工序之间的有效结合。如同上文所描述，采办计划要和设计计划、施工计划相互协调，紧密衔接。具体到编制计划时，首先就要参照设计工作的进度计划和对工程材料的选择等相关文件资料，来确定采办工作的相应计划，同时要和施工部门保持协同，确保材料设备供应能够满足施工进度的推进要求。

二、对国际工程中仪表自动化专业采办计划执行的建议

1.对采办计划执行的动态管理。在计划执行中，要有采办计划的动态管理观念。由于面临的环境因素是在不断的变化中，采办计划也要根据实际变化进行调整和纠偏。很多时候，我们只重视采办计划的编制，而不重视对计划的及时动态调整。在计划执行过程中，必须定期进行采办计划和实际执行情况的比较，当实际情况偏离计划时，分析产生偏差的原因，采取适当的纠偏措施，以确保采办成本和进度控制目标的实现。

2.对比和分析。对仪表自动化专业采办成本计划值和实际发生值逐项比较，采办进度计划和实际进度通过进度曲线进行对比，以动态掌握采办成本是否超支，采办进度是否落后。在比较的基础上，对比较结果进行分析，以确定偏差的严重性和偏差产生的原因。这是采办计划控制工作的核心，其主要目的是找出产生偏差的原因，从而采取针对性的措施，减少和避免相同原因的再次发生和减少由此造成的经济损失和进度落后。纠正偏差。当采办成本和进度出现偏差，应当根据实际情况、偏差分析和预测的结果，采取适当的措施，以期使偏差最小化。纠偏是采办计划控制中最具实质性的一步。只有通过纠偏，才能有效实现采办的成本和进度控制。对偏差原因进行分析的目的是为了有针对性地采取纠偏措施，从而实现对采办成本和进度的动态控制和主动控制。纠偏首先要确定纠偏的主要对象，纠偏原因有些是无法避免和控制的，如客观原因，充其量只能对其中少数原因做到预防和控制，力求降低这些原因導致的经济损失。在确定了纠偏的主要对象后，就需要采取有针对性的纠偏措施。

3.对仪表自动化专业采办计划执行的奖惩。采办计划的执行是采办计划价值体现的关键所在。为了实现采办计划中明确的费用计划、进度计划和质量目标，建立相应的采办计划执行奖惩制度或机制是非常重要的，能对计划执行的程度和深度起到很好的促进和推动作用。 例如，在采购费用指标的控制上，明确在完善的材料、设备采购预算的基础上，如果能够实现一定比例的费用节省和效益，就将其中一定比例的费用作为奖金奖励给整个采办团队或者其中的采办员工，以激励他们在采办过程中自动加强成本控制。对于采办进度计划的执行，如果某项采购预计能在规定时间内完成，扣除不可预见的客观因素，如果不能按照计划执行，要对负责该项工作采办工程师予以一定程度的惩罚。当然，上述奖惩的关键是要公正和客观。这样通过奖优罚劣就能确保在实际工程材料、设备采办中，能够严格地执行项目采办计划，加强对采办费用目标、进度目标和质量目标的三维控制，进而保证了整个采办工作按计划有序进行，进而保证整个采办工作的成功。

4.对非人力因素导致计划校正变更的总结和分析。这其实是对采办风险的管理。在采办过程中，经常有一些非人力因素导致的偏差影响整个计划的推进。在执行中，项目采办团队需要加强对这些因素引起的计划校正和变更的总结和分析。经过一定的总结和积累，对在该领域的各类非人力因素有了很好的预期和事前控制，通过制定对应的措施，就能在很大程度上做好事前规避措施。比如，对一些供应商不能及时履约的问题，就能通过供货商绩效评估和联系备选供货商来达到一定程度上的风险规避。对于因不可抗力引起的供货运输方式的变更，就要有事先的计划，同时做好相关费用的安排，进而减小进度延后的风险。

三、结语

仪表自动化的采办管理工作是国际石油天然气工程建设项目能否实现或获取最大经济效益的一个关键性环节，由于处于施工阶段的后期，因此该专业的采办工作的圆满完成，才能给一个成功的项目画上完美的句号。

参考文献：

[1]杰克·R·梅瑞狄斯，小塞缪尔·J·曼特尔项目管理：管理新视角[M].郑晟，等译.4版.北京：电子工业出版社，2002.

[2]张利荣BQPC1工程项目采购管理（下）[J].项目管理技术2005.

[3]王淑敏.工厂成本费用控制精细化管理手册.人民邮电出版社.2010.

作者简介：吴东伟（1983-—），男，河北廊坊人，大学本科，单位：廊坊开发区中油龙慧自动化工程有限公司；叶存健（1983—），男，河北廊坊人，大学本科，单位：中油管道物资装备有限公司；李新龙（1982—），男，河北保定人，在职研究生，单位：中油管道物资装备有限公司。