新时代做好档案管理员之我见

摘 要：随着信息时代的到来，人们对档案质量的要求越来越高，只有档案管理员的素质得到相应地提高，才能达到人们对档案高质量的要求。在所有的管理活动中，档案管理是一件既简单、基础又非常重要的工作，无论是企业单位还是事业单位，良好的管理活动都有利于促进单位的经营和管理，为公司的运营方向、措施制定提供参考依据。本文首先阐述了在档案管理活动中存在的问题，并针对提出的问题给出了相应的建议和解决措施，期望能够给今后的档案管理工作提供帮助。

关键词：新时代 档案管理 信息化

一、引言

档案记录了单位的一切活动，可以称之为该单位的一本“史书”，在单位经营方向和经营理念的制定上具有重大参考价值。但是，我国很大一部分单位的高层和档案管理人员都没有认识到档案的重要性，造成了档案管理工作不仅效率低下，还存在不规范、不合理、不科学等现象。档案是该单位参与一切社会活动的重要凭证，是该单位发展历程中一笔宝贵的财富，对该单位今后的发展方向具有指导作用。因此，改进并完善档案管理工作是实现该单位有序运行、稳步发展的关键因素。

二、档案管理中存在的问题

1.管理工作体制不完善。当今社会，是信息化社会，各种信息、制度更新的速度非常快。为了跟上社会发展的步伐，各单位也在不断地改革、创新和发展。工作岗位也逐渐走向细致化和责任化，然而档案的管理和编修却没有形成完整的工作体制，使档案管理工作不能走向制度化和规范化。

2.管理工作方式落后。大多数单位的档案管理工作采用的都是纸质化的方式，这与高效便捷的计算机数据时代是相违背的。对如何建立档案也没有统一的要求，对材料的收集、资料的整理和档案的归档都没有明确的规章制度，在档案的管理工作中没有明确的方向和目标，使管理工作凌乱、繁杂，容易出现错误，甚至出现档案遗失现象。

3.管理工作效率低下。档案工作人员对档案的分类不清晰，对档案摆放的位置不熟悉，在查阅资料的时候需要耗费很长的时间。档案管理工作存在的意义大幅下降。

4.管理人员素质不高。档案管理人员在工作中应具备一定的职业素养，但是由于我国企业体制改革还不够完善，档案管理人员在档案管理方面还存在以下问题：（1）档案管理人员对档案管理工作不重视，没有认识到这项工作的重要性，都抱着散漫的态度面对，认为这项工作没有多大意义。（2）档案管理人员所具备的知识结构不健全。人们在发展过程中进行了一系列的社会活动，涉及到自然科学与社会科学中的方方面面，给档案管理工作提供了大量内容。档案管理人员必须了解各方面的知识，满足档案管理所需的知识要求。

三、如何解决档案管理中存在的问题

新时期的到来，社会各方面信息量的增多，传统的档案管理方式已经不能满足当代档案管理的需要，这就要求档案管理人员寻求新的思路，开创新的方法，找到新的途径来提高档案管理水平，使其能够更好地为社会服务，为大众服务，进一步促进经济增长。

1.创新管理方式。在档案管理工作中，管理人员应抛弃传统的管理模式，植入现代的信息技术，利用好电子技术和网络技术给管理工作提供的便捷，逐渐普及自动化办公。创新型管理方式主要体现在以下两个方面：（1）思维创新。档案管理工作者要在思想观念和思维方式上进行创新，摒弃传统的管理模式，消除传统管理模式在现代档案管理活动中残留的影响，彻底从旧思想、旧观念中解放出来。档案管理工作人员还要有学习意识，掌握市场上的最新动向，学习最先进的档案管理方法，建立起既适应市场经济发展方向，又能方便、高效工作的管理机制。（2）体制创新。原有的纸质档案存留着大量的信息，但是查阅纸质档案给档案管理工作带来了诸多不便。档案管理人员可以采用现代先进的电子技术，将原有的纸质档案转化为电子档案，建立起纸质档案和电子档案融合的管理制度。纸质档案和电子档案同时工作可以弥补只有纸质档案或是电子档案给档案管理工作带来的不足。

2.逐步实现档案管理的专业化和制度化。（1）适时普查档案，更新数据。每一个人、每一个企业都在不断的发展，以前收錄的数据已经不适合他们的实际情况。为了使档案能够更准确、更清晰地反映一个人或是一个企业的最新状况，必须适时的普查档案，对档案中的信息进行整理和筛选，抛弃其中陈旧、过时的信息，加入最新信息。（2）加强档案分类管理。一是，可以给档案编制目录，清晰地呈现档案所记载的内容和存放的位置；二是，用关键词来取代题目，关键词的检索范围大，可以避免忘记题目而带来的麻烦；三是，将相关联的档案放在一起，有利于对相关事件进行比较分析，对单位的发展有一定的参考价值。（3）增强档案的保密力度。单位要采用专业性的档案管理软件系统，并聘请专业人员进行管理和维护，提高档案管理的安全技术，还要建立健全档案安全保密机制，使档案管理工作走向专业化、制度化。

3.提高档案管理人员素质。（1）语言文字素养。档案管理人员必须具备较高的语言文字修养，涉猎各方面的书籍，积累大量的知识，才能在工作中得心应手，在保证工作质量的基础上提高工作效率。（2）专业知识及科学知识。档案管理是一项技术性很强的工作，经过长时间的发展，已经形成了一套专业化的理论与实践体系。档案管理人员在学习、借鉴先人管理理论和实践的同时还应该总结出自己的心得，制定出一套适应时代、适合自己的管理体系。（3）端正工作态度，明确工作职责。档案工作人员要依照国家《档案法》的规定管理档案，不能因为一己之私而泄露个人隐私或是企业机密。要明确档案管理工作的重要性，以恪尽职守、无私奉献的工作态度保证档案的安全性、完整性和严密性。在日常工作中不计较个人得失，具有良好的服务意识，为档案查阅者提供高效、优质的档案管理服务。

四、结语

档案管理人员在档案管理工作中起着决定性的作用，只有档案管理人员自身的素质得到了提高，工作热情高涨，才能给档案管理工作注入生机与活力。并且利用先进的科学技术，发挥信息时代的优势，突破原有的管理模式，在传统管理模式的基础上不断改进和完善，使档案管理工作满足当今社会的发展需求。

参考文献：

[1]夏枫.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].企业改革与管理，2015，（18）：24.

[2]郑萍、李晓雪.档案管理中存在问题及其对策研究[J].文化产业，2015，（2）：249.

[3]赵艳茹.浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].兰台内外，2015，（8）：71.

作者简介：王媛媛（1981—）女，河南省禹州市人，本科，现任职于黄陵矿业煤矸石发电有限公司档案管理员，研究方向：档案管理。