品管工具电子模板的设计和应用

梁业梅



品管工具电子模板的设计和应用

梁业梅

关键词：护理管理；护理质量；柏拉图；品质管理工具

质量持续改进是现代医院管理的核心。将品管工具如柏拉图、质量管制图等用于护理质量检查的总结,会让决策者一目了然,但绘制过程需要一定的技能,花费时间较多。为方便质控员检查、总结，2012年我院定期辅导品质管理,护理质控人员已熟练掌握查检表、柱状图、柏拉图、质量控制图等工具绘制和应用，但每次质量检查后,质控员绘制品管工具图仍很困难。为解决这个难题,我院成立了科研组，应用Excel开发带有质量品管工具的电子模板,于2013年4月在局域网上正式使用,实现了质量检查总结的信息自动化,有效缩短了检查和记录时间,提高了管理效能。

1设计与方法

1.1模板设计理念与标准对照《三级甲等综合医院评审标准实施细则》(2011版)有关护理管理与持续质量改进的评审标准,按质量管理工作循环(PDCA循环)原理[1],用计算机的Office Excel编写,将品管工具与文字结合,设计成图文并茂的Excel质量模板,供每次质量检查总结使用。每次检查后,只要录入数据和简单的文字,模板自动生成质量检查总结。参照技术标准:①局域网共享技术和Office 办公软件;②戴明环理论;③品质管理工具,包括查检表、柏拉图、柱状图、质控图。遵循柏拉图的“80/20”法则,通过控制20%的关键因素,可达到80%的改善效果;用质控图表示各护理单元质量分,对低于管控线的科室作为重点科室,帮助其分析原因,加强督促、检查;④按照《三级甲等综合医院评审标准实施细则》(2011版)护理质量标准,梳理形成基础护理、分级护理、消毒隔离、优质护理等质量标准。每项质量以100分计算,且分解和提炼成10个～30个指标,每个指标赋予相应的分值。

1.2品管工具电子模板的设计和使用

1.2.1新建Excel工作簿用项目命名，如优质护理质量,在工作簿内分别建立小结、查检表、柏拉图用表、管制用表共4个工作表，小结是主界面,其中质量标准和不良条目是表格式,除列表显示首次查、整改后查的不良条目外,此表格还作为柱状图的源数据。小结上的柏拉图、管制图、柱状图按各自的制图方法在相应区域上绘制,源数据分别是柏拉图用表、管制图用表、首次查和整改后不良项目。查检表只作为现场手工记录使用。

1.2.2设计和使用柏拉图表①先在柏拉图用表上建立不良项目、不良次数、累计百分比、不良次数总和。利用Excel的求和公式自动计算不良次数总和,并求出累计百分比。累计百分比的首行必须为0,次行的累计百分比=本行的不良次数/不良次数合计+上行累计百分比;依次类推将累计百分比用公式编好。②在小结中的柏拉图区域内,按柏拉图步骤绘制,利用柏拉图数据表作为图表的源数据,选择两轴线—柱形图,修改成柏拉图;并根据质量改进“二八”定律,取累计百分比75%～80%内项目作为重点改进的不良项目[2],形成了柏拉图的标准模型。③每次检查后质控员将不良项目次数按降序排列,填入柏拉图数据表,累计百分比、不良次数合计自动生成;最后在小结内重新进行柏拉图的标题、坐标轴修最大值修改即成。见表1。

1.2.3管制图用表的模型构建和使用①在质控图数据表内建立相应的项目,如标题、护理单元名称、分数、标准差、平均分、标准上限和下限(取平均分加或减一个标准差)。标准差、平均分、上下限用电子表格的统计公式设计成模板。使用时只要在检查列内填写分数,平均分和标准上下限也随着改变。②在PDCA总结相应的区域内插入折线图,源数据来源于质控图数据表,出现系列对话框后,在系列名称上分别增加分数、平均分、标准上限和下限,并分别从分数表上选择各系列的值和分类(x)轴标志。确定后形成雏形质控图,再用鼠标右击,出现图表对话框,进行标题、刻度、网线、各质控图等修改和美化。③每次检查后,在质控图表内录入各护理单元分数,质控图在PDCA总结内自动生成,但注意修改质控图的标题。

1.2.4不良项目的柱状图生成和使用填写月初检查和整改后的不良项目,柱状图表自动生成。

1.2.5文本部分录入相应文字,针对检查中主要存在问题和原因分析,包括P(改善对策)、D(对策实施)、C(效果分析)、A(对策确认和处理)。

1.3现场检查和总结现场检查时质控员用查检表记录不良项目;然后利用局域网上已建立的每个月质量检查总结文件,在模板基础上修改、生成并上交文档;经过护理部主管质量人员审核后,放在局域网上的办公协作系统,供全院护士查阅。

1.4效果评价全院37名质控员(每个人固定参加一项质量检查和总结),前瞻性调查其应用带品管工具的质控总结电子模板使用前(2013年3月)、使用后(2013年6月)进行的质量检查和书写总结的时间、质控员的满意度(设计问卷调查),统计局域网协作办公系统质控总结阅读点击次数,总结临床指导意义。

2结果

2.1使用PDCA总结前后质控员检查时间、总结时间及满意度得分比较(见表2)

2.2护士阅读质控总结次数全院有护士626人,应用PDCA总结电子模板前月点击次数为201人次,应用后月点击次数为512人次,应用前后月点击次数比较差异有统计学意义(P<0.01)。

2.3临床指导意义①将PDCA原理和品管工具结合,采用数理、图表分析,符合现代医院管理的要求，使质量监督变得有重点内容、有重点科室,有利于管理者分析和决策。②动态分析,更切合实际。传统的护理质量标准是依据质量标准分(如护理文件书写质量标准分≥90分为合格)来评判质量是否合格,进行质量总结需要将所有项目和护理单元分析,工作量大，不利于寻找质量不稳定原因;而且这种“一刀切”评判标准方法,不能考虑护理工作中因时间、工作量、人员等客观因素变动导致的质量动态变化,所以在历年的护理质量检查中,所有的护理单元在单项质量分是合格,但实际上仍存在着诸多的质量问题和安全隐患。随着带品管工具的护理质控总结应用,质控图能将单项质量检查中各护理单元分数显示,对超出下限的1/3点分析其质量不稳定原因[2],更有利于找出影响不稳定质量的直接原因,帮助正确的决策。③用图表、数据作为质量档案保管,比文字式总结更有追塑性、可比性;将数据、图表作历史比较,有很强的说服力,有利于管理决策。

3讨论

随着医疗护理品质管理提升需要,尤其是三级甲等医院的复查,将PDCA原理和品管工具引入质量总结很有必要。但由于护理质量涉及内容广泛,PDCA护理质量总结复杂化,使护理质控员无法按要求完成总结。在无固定格式以前,质控员按通常的写法,不仅文字多、篇幅长,写者累、阅者恼，并且因质控员素质良莠不齐,进行总结时出现差异。应用带品管工具的质控总结电子模板,能保持版面统一,文字记录简单,填写数据能自动生成品管图。现场检查记录只需要按质量标准划正号形式统计不良条目,从而有效提高了检查和总结记录速度。从记录上减轻质控员的劳动时间,提高书写速度,图文并茂,版面清晰;由于品管图表自动快捷生成,使质控员有了成就感,从而满意度提高。使用带品管工具的质控总结,由于页面简单、品管图形象明了,给人一种舒适的视觉效果,有效提升总结作品的可读性和艺术性,提高质量反馈效应[3]。所以护士在局域网上点击量上升。正如阿恩海姆所说：“从一件复杂的事物身上选择出的几个突出的标记或特征,还能够唤起人们对这一复杂事物的回忆。事实上,这些突出的标志不仅足以使人把事物识别出来,而且能够传达一种生动的印象,使人觉得这就是那个真实事物的完整形象”[4]。应现代质量管理的需要,打破传统的管理方法,本研究建立电子表格模板是在引入PDCA理论和品管工具基础上,打破传统的质量总结形式,更新质控总结写法,初步实现护理质量的标准化和信息化,有效节省时间,提高工作效率。

参考文献：

[1]Fred H.全球顶级企业运用的9种生产与运作管理方法[M].北京:光明日报出版社,2003:231-232.

[2]张幸国.医院品管圈活动实战与技巧[M].杭州:浙江大学出版社,2010:76-85.

[3]梁雁芳,梁业梅,梁春萍，等.护理质控反馈系统的建立与应用研究[J].护士进修杂志,2012,27(11): 986-988.

[4]鲁道夫·阿恩海姆.艺术与视知觉[M].北京：中国社会科学出版社,1984：49-50.

(本文编辑苏琳)

基金项目玉林市科学研究与技术开发计划项目，编号：玉市科攻1421045。

作者简介梁业梅，主任护师，硕士研究生，单位：537000，玉林市第一人民医院。

中图分类号：R197.323

文献标识码：C

doi:10.3969/j.issn.1009-6493.2016.15.043

文章编号：1009-6493(2016)05C-1903-02

(收稿日期:2015-07-11;修回日期:2016-04-29)