提升档案管理信息化的思考

张晓婷 钟鹏

[摘要]文书信息已经是我国文书研究的重要资料来源，而文书档案流程信息也是一个不断积累的过程。针对各种复杂有序的数据，如果我们可以使用计算机通信技术实现文书档案信息化，将有利于促进对文书的研究。文书档案信息化的特点是准确、快捷，而且它所带来的系列优势不但可以促进改善文书档案信息系统化，更有利于加快文书研究。从最早的手工管理逐渐发展成为档案一体化管理，抛开了以往繁冗、复杂的管理方式，不仅避免了纸质管理不能长久保存的问题，还节省了人力、物力。计算机的广泛应用使档案领域进入了电子时代，使之更好地为经济和社会发展服务。

[关键词]信息化 档案管理 建议

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）02-0131-01

在当今信息时代，档案管理的现代化已成为档案管理的发展趋势。作为新时代的档案管理者，在思想意识上要超前，不仅要熟练掌握计算机应用的基本知识，还要学会建立各类档案数据库，将档案信息输入到计算机。方便快捷的查询方式，让以往查询档案繁琐复杂、效率低的情况成为过去式，档案现代化成为办公自动化和管理现代化的有力支柱。

一、信息化背景下档案管理遇到的问题

（一）缺少真正懂行的决策者

一般来讲，信息化的建设是存在人们思维潜意识中观念的转变，文书档案的信息化建设亦是如此。决策者如档案管理部门的领导，尤其是分管档案的信息化建设领导，在档案信息化管理方面起到了举足轻重的作用。因此，领导的信息化程度会直接影响档案信息化的成败。然而，就目前的我国有关档案部门中，有相当大的一部分档案部门领导未达到要求，所能识别的信息化技术不高；另一方面由于受到思想的禁锢又懒于接受新知识，更谈不上进行专项研究了，这就导致了决策上的不科学。

（二）缺少信息化专业人才

整体来看，文书档案的信息化管理部门中不但复合型人才短缺，而且也存在管理部门、机构的不合理，整体素质有待提高。档案的信息化管理是一个庞大的系统工程，需要大批的专业化信息人才来满足工作的需求，但现在的体制还远远未达到，和其他部门相比，文书档案部门的社会地位以及现有资源都处于一种劣势。比如，很多在单位兼职的管理人员面对繁锁的工作，使得他们没有时间去研究关于档案管理的方法和技巧。基于这方面的原因，档案部门难以引进复合型人才，而内部原有的档案信息人才的流失无一不加剧了档案部门信息化人才的匮乏，特别是在中小城市，这种的现象尤为突显。另外，有关档案管理部门也缺少规范有序的培训机制，这种现象也是档案信息化管理中人才短缺的又一原因。

二、信息化背景下档案管理工作的措施

（一）完善文书档案的信息化管理机制

在文书资料档案管理现代化的进程中，工作应该与时俱进，了解和采用新的方法来加强对文书资料的管理。在实际的工作中，从可持续发展的角度看档案资料规整工作，应对文书资料的档案电子化后遇到的新问题，不断地提高文书资料的档案管理科技水平。电子文件具有体积小、信息容量大、检索快速的长处，但也有安全问题的缺点，如可以篡改原稿致使无法识别，对硬件和软件的依靠性强等；纸质文件的长处是真实性和可靠性，但也存在信息存储量小，占用空间较大的缺点。传统的档案管理中的长处仍需发扬，同时改革传统的办公档案管理中落后的治理方法、技术。我们不妨开放思维，利用文书档案的数据信息，使用新的方法来指导文书资料档案治理的现代化，完善管理机制，把传统的办公档案管理方法和现代化的办公室档案管理方式紧密结合。

（二）提高相关管理人员的专业素质

加强治理职员的计算机应用知识学习和实际操纵技能，帮助他们更快地掌握信息化技巧。另外，档案管理职员还需要不断地学习新知识，只有不断地扩充新知识，才能辅助自己提升档案管理的综合能力。只有提高老员工的实际操作技术，才能更好地融入当今现代化的档案管理工作，使相关文书档案的管理职员尽快适应现代化的现状，从而更好地为单位乃至整个社会服务。需要提前制定可行的相关培训计划及目标。根据业务水平的不同，因材施教、循序渐诱、因人而异，内容涉及职员的岗前培训、专业查找等。跟随信息化的步伐，传统的档案治理方法已经无法跟上当今工作信息化的发展需要，文书管理相关单位需要培育一批高素质、专业化的档案管理职员，以应对档案管理的信息化建设。

三、结语

除了最大限度地提高查找效率，文书信息化管理还方便各类管理分析和决策工作，能充分地发挥信息化技术在文书档案管理中的应用价值，提高相关有效资源的利用。在文书研究过程中，文书档案的信息化管理工作在涉及到的工作中发挥着举足轻重的作用。因此，需要高度重视文书档案信息化的现代信息技术专业人才的培养，从而实现文书档案信息化管理方面的持续发展。

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责任编辑：张丽