加强事业单位人事档案管理工作的几点建议

林芳

摘 要：社会经济发展促进市场经济体制的完善，国家政府不断出台与事业单位改革相关的法律法规，并对现有的事业单位管理制度进行改革，这些变化给事业单位管理带来严重的影响。基于此种形势，笔者重要阐述事业单位人事档案管理中存在的问题，并给出相应的完善措施，以促进事业单位人事档案管理改革的顺利进行，促进事业单位社会功能的发挥。

关键词：事业单位；人事档案管理；完善措施

社会经济发展促进事业单位人事档案管理模式的进步完善，大多数事业单位在发挥职能上并不是很理想，造成这种情况出现的原因并不是本身功能的缺失，而是事业单位没有随着社会环境变化进行结构和功能的调整，造成事业单位不能适应市场经济的发展需求。在这种形势下事业单位如果坚持旧有模式不改变，就会造成其正常功能发挥受限，进而阻碍社会的发展。基于此，本文中分析新形势下事业单位人事档案管理问题及相应改革措施。

一、事业单位人事档案管理的作用

事业单位人事档案管理工作发挥着重要作用，帮助事业单位发挥自身职能，这主要表现在两点。

（一）优化内部人力资源结构

事业单位人事档案中有每一位工作人员的详细信息及履历，包括学历、工作经验及奖惩等具体情况，事业单位管理中对人员进行绩效考核时根据人事档案就可以进行，确保绩效考核过程有理有据，相关过程公平公开；除此之外还可以提供依据给内部人员的升迁调离，比如可以依据户籍将人员调整到其家附近工作，方便其工作及生活。还可以依据人事档案中关于个人工作奖惩情况决定其升迁与否，也可以及时清理工作不积极的人员。所以说事业单位强化人事档案管理有助于优化内部人力资源结构。

（二）强化单位内控制度建设

单位内部控制建设涵盖众多的内容：财务管理、各项工作安排以及人员管理等，确保事业单位社会职能及作用的发挥，进而促进事业单位可持续发展。这所有一切都离不开人事档案的管理。强化事业单位人事档案管理工作，可以促进其他方案的管理，确保档案管理工作的顺利进行。做好人事档案管理工作，可以安排及管理相关人员的工作，最终实现提高人员工作积极性提高工作效率的目的；事业单位内部控制建设与人事档案管理紧密相连，因此实际中事业单位有必要强化人事档案管理，确保事业单位改革的顺利进行。

二、事业单位人事档案管理现状分析

目前事业单位人事档案管理工作并不是很理想，其中存在着诸多的问题，这些问题的存在不但影响档案管理工作的顺利进行，还会影响事业单位职能的发挥。

（一）不重视档案的管理工作

目前事业单位人事档案管理工作中普遍存在的一个严重问题就是对其重视度不高，这在实际中主要表现在两个方面：一方面人事档案管理人员对自身工作认识度不高，简单的认为人事档案管理就是对人事档案进行装订保管等事务性工作，主要不出现档案丢失、泄密、错乱等情况，可以将相关资料提供给档案使用者就可以了，工作本身没有什么大的价值，因此工作中存在轻视心理，工作积极性不高；另一方面人事档案工作人员及相关设备存在问题，部分工作人员专业水准较低，加上相关设备不是很完善，影响档案信息化建设的展开，最终影响档案管理工作的效率，对事业单位功能发挥产生一定的掣肘。

（二）档案管理制度不是很完善

人事档案管理工作顺利展开的前提就是有配套的制度规范，但是结合事业单位实际情况来看，部分事业单位人事档案管理制度并不是很完善，在实际中制度并没有落实下去，造成实际中出现一人多职的情况；部分单位只有档案查阅制度，并没有制定相应的管理规范；还有部分单位缺乏完善的监督监管机制，影响人事档案管理工作的实施效果。

（三）档案管理信息化程度不高

社会经济发展促进信息化技术水平的提高，事业单位人事档案管理工作中正在不断推广及深化信息化技术水平，进而影响到档案管理效率。但结合实际情况来看，目前很多事业单位档案管理工作信息化水平不是很高，电脑很多时候仅仅用于打印档案目录，并没有实现档案管理电子化，也没有网上查询及检索功能。这种情况造成人力资源的浪费，加大人为错误出现的概率，影响档案管理工作效率。

三、事业单位人事档案管理工作的强化措施

通过上文分析可以发现档案管理工作的重要性，因此有必要采取措施做好档案管理工作，这也是事业单位目前亟需解决的现实问题之一。这里笔者结合实际工作经验分析提高档案管理的措施。

（一）提高相关领导的专业水平

社会经济发展促进人事档案管理模式的改革，原有的管理模式已经不能适应新的要求。作为事业单位档案管理部门的直属及分管领导，也要根据形势及具体要求更新档案管理知识，确保自己掌握最先进的档案管理理念，保证档案管理工作的顺利进行。结合事业单位的实际情况，可以对主管及分管财务的领导进行相关法律、法规的培训教育及新时期政策、档案知识、内控制度等进行培训，提高其档案管理专业水平，促进管理效率的提高。

（二）强化相关工作人员综合素质

人事档案管理工作对相关人员有着较高的技术要求，所以事业单位应该不断引入高技术人才，同时提高薪酬待遇；强化内部人员的培训教育工作，提高档案管理人员的专业水平。社会经济发展促进管理模式的改革，原有的管理模式已经不能适应新的要求。其次，要通过请进来，走出去的方法不断的引进复合型的人才，优化档案管理的人才队伍；此外，要善于向其他先进的单位学习和借鉴，取其精华去其糟粕，完善既有的挡案管理体系。

（三）做好档案管理的信息化建设

加大信息技术的投入和使用的力度对于事业单位档案管理工作效率的提高和质量的提高都有着一定的促进作用，所以一方面要积极引进计算机辅助系统，例如DA、ERP、人事档案管理系统等；另一方面，要做好设备的维护和系统的更新工作；此外，要加大对人事档案管理人员计算机技术的培训力度，使其能够熟练的操作和掌握计算机技能，对于小的故障能够自行维护。

（四）提高人事档案管理重视程度

想要提高事业单位人事档案管理工作的效率，就需要提高对其重视程度。实际中可以通过宣传档案管理工作的价值及重要性，提高相关工作人员内心对档案管理工作的重视程度及支持力度；事业单位要适当增加档案管理的资金强度，确保档案管理工作中可以适当引进先进技术装备，提高方案管理工作效率；除此之外，事业单位还需要做好制度及奖惩机制的建设，让档案管理工作可以有法可依，提高工作人员工作热情及积极性，最终稳步提高事业单位管理工作的绩效。

四、结束语

随着市场经济体制改革的深入以及经济水平的提升，事业单位人事档案管理具有新的发展特点。但在任何情况下做好档案管理都是很有必要的。为确保复杂环境中事业单位应有功能的发挥，给社会及广大民众提供更好的服务，就需要及时调整人事档案管理策略。所以实际中，国家需要加大事业单位人事档案管理工作的改革力度，听取专业人士的具体意见，彻底发挥事业单位给社会与民众服务的作用及效能，推进社会主义现代化进程，实现社会主义和谐社会建设目标。

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