中职院校档案信息化分析

摘 要：社会经济的不断发展下，中职院校也发挥了极为重要的作用。新的形势下，中职院校信息化发展是必然发展趋势，档案信息化的建设是深化职业教育改革的必然需要，还是信息化技术发展的必然要求、文章就中职院校的档案信息化进行分析，对信息化建设过程中出现的种种问题进行探究，最终提出中职院校档案信息化建设的初步构想。

关键词：中职院校；档案；信息化

信息化时代的发展下，中职院校档案载体逐渐发生了变化，除了纸质档案之外，信息载体的档案异彩纷呈，信息化档案迅速增长。为此，信息化档案的发展成为历史的必然。档案信息化的建设中，与中职院校的实际情况有着一定差距，其档案不受重视，档案管理的传统化，档案基础相对薄弱等等，它导致人员素质偏低、档案资金建设不到位，信息化建设水平较低，某种程度上影响了档案信息化建设的发展。

1 中职院校档案信息化是学校发展的必然要求

档案信息化主要从档案室实物保管转向数字化信息的管理形式，它主要侧重于向社会提供服务为重心的转变过程。中职院校中管理形式侧重于向社会提供服务为重心的转变过程，其技术教育历来被西方发达过程重视。中等职业技术教育在国民经济发展和社会主义文化建设中发挥重要作用。与其他学校相比，中职院校最为显著的特点是学校科研管理，它不仅为学生提供学籍档案，为就业进行建档。可以说这些鲜明文本资源的档案是工作的真实记录，是学校发展的真实写照，还是学习发展规划中必不可少的发展依据。总的来说，档案在社会生活各个领域的发展中发挥不可替代的积极性作用。

中职院校中档案信息化的建设是教育改革的发展需求，在当今改革的强劲推行下，职业教育出现了新的办学形式、模式及管理机构，信息资源利用速度快、效率高，其更新频率也加速。档案利用范围在逐渐的扩大下，内容日渐增多。档案的发展不仅需要提供文本档案的发展资料，还需要提供相应地专题服务。网络技术的发展下，电子政务的普及要求档案人员需要适应现代化信息技术的发展要求，用管理档案的形式管理电子文件，并且还需要提供多种形式的专题档案服务。网络技术发展下，电子政务的普及要求档案人员提升现代化技术的发展要求，用管理档案的形式对电子文件进行管理。

2 中职院校档案信息化中出现的问题

（一）档案信息开发、利用方式不适应信息高速发展

档案信息化开发中，由于采用的方式难以适应信息技术发展要求，过去档案管理通常采用的是人工收集整理，一定程度上形成了纸质文本、装订成册，即便是不少中职学校已经配备了计算机，档案文件的目的及资料也已经进入了电子信息管理程序中。可以说，它不仅仅局限在利用计算机对资料进行查找，也不具备系统的完整性。此外，加上档案文件与普通文件不同，有些是不能够随意泄露的。加上档案信息联网受阻因素的影响，导致信息资源共享，并且不能够顺畅进行，长时间以来，使得信息容量急剧膨胀。

（二）专业的档案人员少且业务素质不高

学校档案管理中不少人认档案信息化建设比较简单，人人可以去做，甚至可以突击处理，不需要专业人员负责。为此，档案管理人员身兼数职，不仅缺乏专业技术、专业知识，并且还缺乏相关性的处理技术。为此，档案管理队伍不能够得到有效的保障，并且还是信息化建设中最容易被忽略的群体。而且在学校的发展中难以引起重视，为此造成档案信息管理难以适应学校发展和信息化社会发展的需求。

（三）对档案信息化建设认识到位

基于现如今的发展情况而言，中职档案部门对档案信息化建设而言，不仅重要而且紧迫性，它对应如何有效争取及利用资源开展信息化建设及信息化建设中复杂性、艰巨性及普通性认识不足，职业院校并没有对信息化建设推行全面的、深入地研究和思考，也没有将信息化与自动化学习发展相同步。

3 中职院校档案信息化建设对策

（一）提高档案信息化建设的认识

中职院校档案管理中，档案管理人员需要重视自己从事的工作，意识到档案管理的重要性及重要地位，为此，需要对管理理念进行不断更新，重视档案资源信息发展，发挥档案在教育教学行政管理中的重要性作用。有效地利用信息档案的管理性、系统性及真实性，最终为学校的发展提供较为真实的发展依据。

（二）提高对档案信息化建设人才的培养

中职院校中组组建档案信息化工作机构，积极搭建答案信息化管理网络，极为有效地促进档案信息化工作顺利的开展。另外，档案信息化管理中，积极引进人才，鼓励档案从业人员提高专业学习，加强培训，在必要时引进档案事务所档案专业人员对中职学校信息化管理人才提供服务。

（三）充分开发利用先进的技术方式及手段

中职院校中档案管理已经普遍的是用来计算机技术管理，并且一定程度上实现了档案目录的自动化管理，它为档案信息化建设打下较为坚实的基础。由于档案信息化管理存在保密性，且保真技术不太成熟，存在技术力量较为薄弱的发展情况，具体档案信息化管理仍旧是单机管理，其档案信息化建设相对来说较为滞后，具体的档案利用方式仍旧采用的是手工操作，具体发展仍旧是计算机为主。这一档案网络管理和信息化网络管理及资源共享的要求发展仍然具有相当大的差距。

（四）经费投入不足

当今，国家及政府对重点本科院校及综合性大学投入较多，但是对中职院校而言投入相对较少，由于经费的限制，中职院校在考虑信息化的建设中不得不考虑成本控制，加上对档案信息化管理认识不足，自然对信息化档案建设的投入力度不足。总的来说，经费不足是高校档案信息化建设中存在的最突出问题。

4 结语

中职院校中档案信息化管理优势已经凸显，但是在具体的信息化管理过程中，存在着管理意识较弱、管理人员不足且专业水平较低的发展现象、为此，中职院校在今后信息化的建设中，积极对数字档案资源进行建设，重视档案信息化人才队伍建设，投入足够的人力、物力及财力，最终有效地促进学校各个工作向前发展。

参考文献

[1]吕金苹.中职院校档案信息化研究[D].华中师范大学，2011.

[2]唐淑云.广西中等职业学校档案工作的现状、问题及对策研究[D].广西民族大学，2014.

[3]刘向红.中职院校教师信息化教学能力结构分析与提升实践研究[D].华中师范大学，2015.

作者简介

王伟力（1982-），男（汉族），山东烟台莱阳人，硕士研究生，主要研究方向：档案管理。