信息化时代电网公司档案管理数字化技术研究

王亚粉

[摘要]本文在阐述档案管理数字化的涵义及应用原则的基础上，对电网公司档案管理中数字化应用策略进行了研究，并提出了信息化时代档案管理的一些建议。

[关键词]电网公司；数字技术；档案管理

1、档案管理研究背景

1.1档案管理信息化水平低。主要体现在以下方面：第一，部分企业仍采用传统档案管理模式，对计算机及科学技术利用不足，档案管理效率低下。第二，部分员工没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即数字化，档案管理的信息化建设水平较低。

1.2档案管理不能为公司服务。传统档案管理模式分为档案的搜集和整理鉴定，只要保证企业档案的历史记录完整即可。这种档案管理模式不能为提供良好企业服务。好的企业档案管理能在企业中起到积极促进作用，在档案中找到企业发展的兴衰点，找到发展的不足并寻求新的解决方案，作用于企业发展，为企业服务。

2、档案管理数字化的涵义和应用原则分析

2.1安全性。数字化技术虽然给电网公司档案管理带来了诸多便利，但是在复杂多变的网络环境中，档案信息的安全性则是尤为重要的，所以在数字化技术应用过程中，公司档案信息安全性是其必须遵循的首要原则，在运用数字化技术的过程中，应该采取相应的措施保证档案网络系统的安全性，使得系统不因自然或者人为因素而受到危害甚至是破坏，进而避免房地产档案信息的泄露、遗失。因此档案管理工作人员必须要从各个环节、各个方面入手，通过用户权限的设置、定期备份、升级杀毒软件以及加强网络安全防范措施等方法，进一步确保档案信息的安全，并得到永久保存。

2.2真实性。对于电网企业档案来说，档案信息的真实性既是基本要求，也是尤为重要的。这一原则在房地产档案管理数字化中也应该加以遵循，及时纠正档案信息中存在的虚假信息，以此避免造成一些不必要的损失和麻烦，这需要在其管理体制上加以加强。

2.3便捷性。通过计算机网络系统所实现的数字化档案管理取代了传统手工保存和管理档案的模式，这其中一个很大因素就是因为数字化技术为电网企业档案管理带来了很大的便利性，便于管理工作人员的档案信息查询、整理以及开发利用等。而且在处理完成档案后，用户能够不受时间和空间的限制进行相关信息的快速浏览，还能供以多用户同时进行档案信息的查询浏览，并且不会相互干扰。

2.4可读性。数字化技术在电网企业档案管理中的运用，仍然保证其档案的可读性，也就是通过存储、转换、压缩和加密等操作后，其输出方式仍支持识别和理解，同时保证档案信息的完整性和真实性，进而保证了档案的实际价值。

3、电网公司档案管理中数字化应用策略

3.1加强创新型数字化技术人才的培养。首先进行档案管理工作人员知识结构的调整，培养具有先进档案管理意识和理念的高水平专业的创新型数字化技术人才队伍，以便对各种专业设施的维护、维修和升级，促进专业设备的顺利安全运行。同时通过相关数字化技术知识的培训，帮助档案管理工作人员了解并掌握数字化档案管理过程中的相关知识。技能和流程，进而提升管理人员的业务能力，促进数字化技术的运用和建设。

3.2加强档案资源的规范以及标准体系的建立。只要保证了规范和完整的房地产档案信息，那么数字化技术的运用才能得到更好的利用，进而实现数字化管理的真正价值和意义。同时还要统一房地产档案管理的标准和规范，进而充分发挥出数字化档案管理的价值，否则一些不标准和规范的档案管理将会对企业数字化档案管理建设、发展产生极大的阻碍。

3.3建立健全的数据系统。档案数据库的建立是数字化技术应用的尤为重要的成果之一，但是要保证该系统的资料功能齐全，进而才能为管理人员提供更快捷的管理服务。首先系统的开发人员将各种房地产档案导入到数据库中，同时也重新录入原有的档案资源，并根据实际档案变动和增加及时更新和扩展数据库信息，保证档案的完整性、实效性和齐全性。而且在相关部门制定决策的时候，该数据系统也能为其提供一些真实、全面的有利依据，进而促进相关政府部门更好的提供优质服务。此外，还需要在该数据系统中建立档案目录数据库，也就是进行档案的编目，以分层级的方式继续拧档案目录的管理，更有利于管理查询工作的开展，使得管理工作更加有条理。还需要将档案信息数据化工作做好，存储好重要的档案资源，在将其转化为数据化信息的同时也需要运用传统纸质档案的形式加以存储，因为在信号转换的时候，档案信息会因为各种因素的共同作用以及技术限制，可能会出现丢失、损坏等现象，所以要综合运用这两种档案方式进行档案管理。

4、信息化时代档案管理的建议

4.1科技存档。当前的档案管理工作应该向数字化靠拢，从实体档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理，以基本信息为管理对象，对各个部门信息行进数字化处理。在进行电子存档时，首先，要建立相关档案的网页，建立数字化视频档案数据库检索模式，以便于档案的查找与利用。其次，要充分利用相关部门网站制作网页，使档案管理服务于系统互联网，并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子档案建立中，要保证档案内容的真实性和安全性，且快速实现资源共享，实现档案管理的自动化和法制化，真正做到档案信息交流和利用。

4.2信息化管理。传统档案管理模式是以图片、手写信息、影像等为载体进行管理，档案管理人员主要以手工操作的形式完成档案的收集和整理，最后完成存档。随着信息化程度加深，特别是国外先进档案管理技术的引进，奠定了档案管理科技化基础，电子化档案管理模式使档案从人工手写变为计算机存档，这是办公手段的历史性改变，为档案管理提出了更高要求，使档案管理走向现代化和科技化。也从另一个角度要求档案工作者加强学习档案管理技能，适应新形势下的工作方式变更，更加快捷、准确地为社会创造经济效益。

4.3工作重心向信息偏移。在传统档案整理实践中，主要工作是档案实体数据整理。在实际档案管理中，档案实体管理是对档案的流程化控制。而计算机存档技术给传统档案管理模式带来巨大挑战，传统档案管理无法应对电子信息时代的数字化处理要求，因此，档案实体化管理越来越弱化。档案管理事业的关注焦点从文件实体化向文件形成化發展，使文件整理和保管与科技有机联系起来。

4.4培养信息化档案管理人才。在档案管理中，应着重引进和培养现代化管理人才，全面提高工作人员素质，积极改善档案管理设备，提高档案管理手段。为此，首先，要努力培养档案管理的数据库开发人才，只有优秀的人才储备，才能更好地服务于档案管理工作。其次，企业要积极地为档案管理人才提供提升能力的机会，设立专门的培训机构，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，加强工作人员的理论研讨和学术交流。最后，要引进了解信息化的技术人才，具有现代化管理水平的管理人员，切实提升档案管理部门的服务质量。