探究人事档案管理中存在的问题及对策

贺娟

【摘要】作为选拔人才的主要信息来源，人事档案作为人才信息的载体，是企事业单位选择员工的重要工具。运用科学的管理方式去对人事档案进行管理、对人才资源的开发和利用起着关键的作用。本文着重探究了人事档案管理中存在的问题及对策。

【关键词】人事档案；管理；问题及对策

人事档案记录着个人实践经历，真实地反映出个人的工作能力、业务表现、思想个性、社会关系等诸多文字信息。作为人事管理工作的关键性部分，人事档案为单位发掘人才，管理人才提供了关键的信息。人事档案管理工作的专业性、保密性都非常强，如何充分发挥出人事档案作为信息载体的优势相当重要。随着社会建设进步的加速，经济发展的逐步加快，各单位人员流动性越来越强，原本的人事档案管理系统就逐步显示出一系列的问题。

一、人事档案管理系统中存在的不足

人事档案反映着求职者的详细个人信息，对单位寻求员工起着关键性的作用。当前人事档案存在着诸多不足，势必影响着人力资源的开发以及人力资源的利用。其中存在着几个比较明显的问题，如某些单位人事部员工对人事档案管理工作没有起到足够的认识；部分单位人事档案管理人员在档案交接时随意应付了事，管理水平低下；部分单位人事档案管理手段较为落后，对档案的利用率低下。

1.对人事档案管理工作认识上的不足。单位的人事部管理人员对人事档案管理工作没有起到足够的重视。这样的现象是比较普遍的，对人事档案管理的工作普遍认为是保存性质的工作，缺乏人事档案管理的根本性认知，他们认为的人事档案管理就像是仓库管理员一样只要负责到档案的不丢失、不外泄，能够做到查档，调用就足够了。大部分人事管理人员就是有着这样的错误的思想，忽视了人事档案管理工作的重要性和本质意义，消极倦怠。对档案管理工作丝毫没有计划性的安排，在档案保管方面的所需要的硬件设备上不维护、不更新。导致很多档案室设备条件差，环境潮湿，甚至出现没有专用的档案室保管人事档案。

2.人事档案交接体系不健全。部分单位人事档案管理人员很多情况下并不是专职的，他们更多的负责工资福利、考核考勤、招聘等其他一系列工作，对档案管理方面并不专业，所以在档案交接时随意应付了事。当人事档案管理人员发生岗位上的调动时档案交接上手续不健全，不签字、不检查已经成为了交接任务的常态。最后致使人事档案的数量出现问题后找不到责任人等诸多情况。这都是对于档案管理上的硬件设备没有产生重视，对人事档案的管理人员没有进行专业的培训造成的。身兼数职的人事档案管理人员在顾忌其他工作时往往忽略了档案管理工作，人事档案的归档不及时，信息材料的更新不及时，最后导致人事档案不能够真实准确的提现出本人的真实情况，失去的人事档案的本质意义。

3.档案的管理手段落后，档案利用率低下。部分单位人事档案管理手段较为落后，依然采用老旧的档案柜，这样不仅占用比较大的空间，对档案的查找、调用也将比较繁琐，颇为浪费时间。对人事档案的利用率低下根本原因还是由于人事档案管理上依旧是重在保存、保密，以及很少利用的阶段。对人事档案资源的开发服务以及利用范围都显得不足，人事档案不仅仅能提供简历、职称等基本信息，对单位发现以及选举人才的工作提供决策性信息的作用不能够很好的利用出来。

二、解决人事档案管理上存在问题的对策

其中最关键的问题就是改变对人事档案管理工作的认识，从观念上发生改变，提高对人事档案管理工作的重视度。然后完善人事档案交接体系，有专业水平的人事档案管理人员负责档案的管理工作。最后要建立信息化人事档案管理手段，运用科学的管理方式，才能更好的发挥出档案的价值。

1.对人事档案管理工作认知上的改变。更新人事档案管理者的观念，对档案工作起到足够的重视，树立具有主动性的服务意识。对档案管理人员要有系统的培养，专人专职，掌握科学的管理方法和手段。对档案管理人员的综合素质要有所要求，不能再被动地管理档案，确保档案的真实性和准确性。

2.档案制度的完善。建立完整的档案交接体系，做到该检查的檢查，该签字的签字，出现错误能够及时查找到相关负责人。并且档案管理上要有专人负责，建立信息化管理制度，对档案的收集归档、提取调用的管理制度要严格要求，防止出现差错和纰漏。为人力资源的开发提供更加真实有效的信息。

3.建立信息化人事档案管理手段。当今计算机技术飞速发展，实现人事档案的信息化管理是一个大的趋势，也是社会进步的客观需求。对人事档案管理工作进行信息网络化的管理，不仅能够极大的提高人事档案信息检索的工作效率，也将降低人为性的差错，方便了档案管理者及时查找、更新档案信息，为人事决策上提供了更加准确、真实可靠的信息。

三、结束语

为了让人事档案工作充分发挥作用，需要更进一步的学习和创新，紧紧跟随科学发展的步伐，采用科学的人事档案管理方式，实现人事档案的实际利用价值，为人事档案管理提供更加优化的方案。

【参考文献】

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[J].中国档案出版社.2002，（4）.

[2]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案.2003，（19）.

[3]严书祥.我市企业人事档案管理的现状及对策思考[J].深圳特区报.1995（9）.