加强数字档案馆建设的相关措施探讨

管海迪

【摘要】随着档案管理信息化建设的开展，数字档案馆成为时代发展的必然趋势，也是符合时代发展需求的重要体现。数字档案馆建设能够有效的提高档案管理的效率，更好的社会发展服务。数字档案馆建设需要具备众多的基础条件，基层档案信息化建设的实施能力，各单位对数字档案系统的建设成效以及相关人员的操作水平等，都是影响数字档案馆建设的重要因素。文章对于加强数字档案馆建设的相关问题进行了分析，对于推进数字档案馆建设的进一步发展具有重要的意义。

【关键词】数字档案馆；建设；能力

数字档案馆建设是一项庞大而复杂的信息工程，需要满足众多的要素才能够确保数字档案馆的正常运行。数字档案馆建设能够更加有效的发挥档案管理部门的社会服务效用，是对档案管理工作的一项创新，也是档案信息化建设发展到一定程度的必然表现。而在数字档案馆建设的过程中，需要从基层到核心都具备数字化建设的条件，从而实现信息的高速流通。通过数字档案馆建设能够辐射出更加广泛的服务内容，从而为社会发展提供有利的条件。

一、数字档案馆应当具备数字档案接收和加工的能力

数字档案馆需要具备完善的信息接收和加工能力，这是数字档案馆建设的基础，也是最为重要的环节，直接关系到档案信息的真实性与完整性。为了保证档案信息接收的效率，应该建立在线接收和脱机接收两种模式，并且系统要具有批量导入和导出的功能，确保档案信息传输的高效性。数字档案馆所面对的数字化档案信息量非常庞大，所以对于接收到档案进行加工将会是一项非常庞大而复杂的工程，这涉及到档案信息的保管、整理、存储以及利用等多个环节，所以加工量非常惊人，且在此过程中还要保证档案信息的完整性和真实性。档案馆可以采用自行组织加工和委托第三方加工两种方式，对于加工量比较大、开放程度较高的档案信息可以委托给第三方代为加工。档案馆内部应该具备数字化转换系统，以便平时的档案信息处理。

二、数字档案馆应当具备有序管理数字档案的能力

档案工作的主要内容就是建立各种规章制度，运用各种方法手段对档案实体和档案信息进行科学、有序的管理。采用信息化的技术方法对数字档案信息实行科学、有序的管理是数字档案馆系统建设和运行的中心环节，是数字档案馆的核心功能。数字檔案馆系统应当能够按照设定的分类方案，将数字档案信存储到系统中，并根据管理要求进行适当调整；能够过滤重份数据和重新分类、编号；能够对档案内容进行抽取和添加元数据等操作，目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理；能够辅助人工完成档案的开放鉴定工作；对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包；能够对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息；能够辅助完成馆藏实体档案编目、整理、出入库房管理等工作；能够定制档案业务流程或进行流程再造。

三、数字档案馆应当具备保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用的能力

数字档案馆中的档案信息是对各基层单位档案信息的汇总，而这些档案信息对于社会发展具有重要的意义，所以要确保数字档案馆具有档案信息可靠可信和长期可用的能力，从而充分数字档案馆的功能和潜在价值。为了确保数字档案馆档案信息的可靠可信和长期可用，需要根据时代的发展形势来创新技术方法和管理手段，以此提高相应的能力。首先，需要建立完善的信息管理体系，对于档案信息的保存与运行建立完善的功能系统，确保档案信息具有安全的传输环境。其次，健全数字档案信息安全管理制度，在软件系统方面加强防篡改技术，并且根据档案信息的公开程度不同而设定不同的管理权限，定期对软硬件系统进行安全检测，如果发现安全漏洞一定要及时处理，确保数字档案信息的安全性。再次，加强对数字档案信息处理人员的技术培训以及职业道德教育，从而业务能力以及思想品德方面全面提升，从而为数字档案信息的可靠可信和长期可用奠定坚实的基础。

四、数字档案馆应当具备提供多种形式信息化服务的能力

运用信息化手段为各类用户提供方便快捷的档案利用服务，是数字档案馆建设的根本目的。数字档案管理系统应当根据不同服务对象和不同档案开放范围建立相应的服务平台。一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员服务的馆内档案利用服务平台；二是利用当地党政网建立面向本级党政机关各立档单位服务的电子文件归档、电子档案移交和档案信息共享平台；三是利用互联网建立面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。系统应当能够实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。

五、数字档案馆应当具备对馆藏数字档案安全保障的能力

数字档案馆系统一般要求达到二级（系统审计保护级）以上安全保护标准，数字档案馆系统集成商应具备相应的安全保密资质，并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。应当建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。应当高度重视数字化加工、电子档案接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制定应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

六、结束语

数字档案馆建设是时代发展的必然结果，能够有效的提高工作效率。数字档案馆建设是一项庞大而复杂的信息工程，需要对巨量的档案信息数据进行操作，所以在运行的过程中，无论是在硬件设施方面，还是在技术以及人员能力方面都需要具有足够的能力，才能够确保数字档案馆的正常运行。推进数字档案馆建设，对于促进社会发展具有重要的意义，是我国在档案管理领域不断发展与创新的重要动力。

参考文献

[1]杨力.基于知识管理的数字档案馆服务体系构建[J].档案学通讯，2010年01期.

[2]张宁.基于国外最佳实践对我国数字档案馆建设的几点思考[J].档案学通讯，2010年04期.