有形档案的无形化管理

高秀红

【摘要】档案是记录社会历史发展进程的工具，记录档案的形式有很多。一般来说，记录档案的形式主要是文字，通过文字的描述想象历史的发展，档案信息可以完整、准确、真实的还原历史，档案形式除文字外还有图片、音频、视频等，档案分为有形档案和无形档案两种，本篇文章叙述了档案的历史、如何区分有形档案和无形档案，以及怎样实现有形档案的无形化。

【关键词】档案；有形档案；无形档案；无形化管理

当今的社会是信息化的社会，电子技术发展较快，电子技术的应用也涉及到各个领域，很多行业开始改革创新管理模式，档案行业也不例外，随着社会的变化，档案也开始由传统的纸质档案逐渐演变成电子档案，在古代，记录档案的工具是瓦片、竹简、绵帛等，使用的文字是甲骨文、金文、大篆、小篆，隶书、楷书等，随着计算机的普及，当今时代的档案多以电子档案为主，使用的工具是计算机，有形档案逐渐发展成为无形化，因此，档案的管理也开始走向无形化，为社会提供方面快捷的服务。

一、档案的历史

档案是随着人类的发展过程产生，能够反映社会现象，与社会的关系密切，档案记录着人类文明的演变过程，为后人提供宝贵的资料，促进人类文明的进步，档案是国家、社会组织以及个人的发展记录，记载着人类组织各个等领域的社会活动，经过研究，我国的档案来源大致分三种：第一种，档案来源于“结绳记事”时代；第二种，档案来源于“文字产生”时代；第三种，档案来源于“国家出现”时代，生存是人的本能，当时人也会具有思考能力，有思维意识，“结绳记事”时代的人，思维能力和意识都已经进化成高级阶段，在那个时代没有太多的表达方式，人们想要记录把社会活动中发生的事记录下来只能靠古老的方法，结绳划道等方法记录事情。

档案是历史文明的产物，随着社会的发展变化产生，档案要不断的变化来满足社会的需求，从结绳、划道记录到后来的甲骨金石，竹简绵帛，当现代的笔墨，档案的记录工具随着社会的变化而变化，档案的演变也逐渐有金石档案、简牍档案、文字档案以及现在的电子档案、网络档案等，档案的历史悠久，记载着各个时期的历史发展，内容涉及范围广，数量多，有着很高的历史和社会价值。

二、有形档案和无形档案

档案从形式和名称上可以分为：甲骨档案、金石档案、竹简档案、纸质档案、声像档案、电子档案、网络档案；档案根据影响大小可以分为：文书档案、电子档案、政治档案、经济档案、自然档案等，但是，无论是从档案的载体形式，还是档案内容以及档案的性能进行分类，档案的形态都是多种多样的。但无论从哪个角度出发，无论怎么分类，档案都是一种载体，档案也只有两种类型，有形档案和无形档案。

三、有形档案的无形管理

随着电子计算机的普及，信息时代走进各个领域，同时也推进了办公自动化和电子政务的发展。在当前社会发展的形式下，我国的档案事业也进入现代化建设阶段，如何处理好有形档案和无形档案之间的关系、整合档案资源、对档案馆的档案进行无形化管理是当前档案事业急需解决的问题。

馆藏档案无形化就是将馆藏档案划分成现行档案、过期档案、历史档案、其他档案四部分，通过利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等高科技手段对纸质文件、声像文件、实物文件等传统介质的文件和电子文件进行加工处理，“克隆”成电子档案的过程。

1、纸质档案无形化

这里所说的纸质档案是指由现在正在执行的文字、图形、图表、图片、图画、图纸等构成的纸质档案。可分两类，一类是现行档案，一类是过期档案。电子档案取代纸质档案只是时间上的问题。对于现实的纸质档案可以采取以下两种形式进行无形化管理。

1.1现行档案无形化。现行档案是指施行“文档一体化”后，在每年的归档时间内形成的纸质档案。目前，我国对现行文件基本采取的是“两条腿走路”的归档方式，既在对纸质文件进行归档的同时，又对电子文件进行归档。在某种程度上是对人力、物力、财力的一种浪费。其实，有的档案有了纸质档案后，最好不存电子档案，有了电子档案就不必备有纸质档案，有的档案则同时具备，施行“三条腿走路”的归档方式。即依据现行档案的保密性和重要性，将以往档案按保管期限划分的“永久、长期、短期”用机密档案或叫密级档案、重要档案、一般档案，三个等级来代替，实行文档一体化，实现现行档案无形化。

1.2过期档案无形化。过期档案是指在“文档一体化”以前而形成的纸质档案。对过期档案可采取档案信息数字化的方法进行弥补，使其无形化。其一，密级的过期档案，最好保存原纸质的载体形式，但也可通过扫描技术另存；其二，重要的过期档案和已解密的档案，通过档案数字化程序进行无形化，使有形档案转化为电子档案。其三，一般的过期档案，不需要再执行也没有多大参考价值，就不必再进行无形化，等待统一销毁就行了。

2、历史档案无形化

可划分为三部分，一部分是作为历史研究依据的历史史料，其涉及面广，种类众多，为馆藏档案主体；另一部分是作为历史考查的珍贵档案，保存时间长，有的甚至是存世孤品，有较高的历史研究价值，应把保护它们的“完整性、真实性、存在性”放在首位；再一部分是作为历史研究物证的实物档案，是历史的真实写照，可通过扫描技术和数码技术将其制作成电子档案，或制作仿制品，进行无形化管理，将真品存入库房永久保存。

3、其他档案无形化

在现实生活和历史发展过程中，还有一些声像、磁质档案存在，它们是无形档案。这些档案是历史的再现，既有参观价值，又有研究价值。在对它们进行筛选、剪裁、加解说的基础上，应将有价值的资料通过多媒体技术制作成电子档案，进行无形化管理，供人们利用，对其他档案的保管同样采取重要档案的保管方式。

四、结语

随着社会的发展变化，档案也在随时变化来满足社会的发展需求，档案的两种形式無形档案和有形化档案也都在不断变化，在当前社会的发展形势下，必须实行有形档案无形化管理，才能更好的促进档案事业的发展，也能促进社会进步。

参考文献

[1]黄霄羽.文件、档案全程管理的理论依据[J].中国档案，2009（06）.