浅谈云南铁路博物馆藏品档案的规范化管理

谢涛

[摘要]藏品档案管理是博物馆藏品管理的重要工作内容之一。云南铁路博物馆藏品档案管理制度经历了初步建立、不断发展、完善细化三个发展阶段，逐步走上了规范化发展道路，为进一步完善藏品档案管理工作，还需建立藏品档案管理规范化体系。

[关键词]藏品；档案管理制度；发展历程；规范化管理

一、云南铁路博物馆藏品档案管理制度的规范化发展历程

1、初步建立阶段（1990年-2004年）。这一阶段，当时云南铁路博物馆还只是云南窄轨铁路陈列馆，是云南铁路博物馆的前身，这一时期，还未作为正式的博物馆来进行管理和运营，只是一种对有文物价值的铁路机车、物品、历史资料等进行陈列、展示，只注重对有历史价值的铁路物品及资料进行发掘、收藏，所有藏品仅仅按照当时开远铁路分局的普通档案的管理方式进行整理、归纳和收藏，对博物馆藏品档案的管理可以说还是一片空白，藏品档案的管理可以说是无序的，没有一个统一的标准。2.全面发展阶段（2004年-2010年）。（1）这一时期，云南窄轨铁路陈列馆正式升级定为云南铁路博物馆，定性为铁路行业的专业博物馆，这就明确了云南铁路博物馆作为正式的专业博物馆，可以按照中国博物馆的法律、法规进行管理，云南铁路博物馆可以依据的法律有《中华人民共和国文物保护法》、《中华人民共和国档案法》、《博物馆藏品管理办法》、《云南省实施<中华人民共和国文物保护法>办法》、昆明市的地方《文物保护条例》，有了涉及博物馆藏品档案管理的专门法律、行政法规、行政规章和地方性法规，藏品档案管理可以有法可依、有章可循，为藏品建档和档案管理提供了法律、法规保障。（2）登录规范方面。按照国家制定的《博物馆藏品管理办法》，对于藏品管理工作中接收、鉴定、登账、编目、建档、库房管理、提用、注销、统计、保养、修复、复制等工作内容做出较为健全、规范、详明的规定。3.完善细化阶段（2010年-至今）。（1）2003年出台的《中华人民共和国文物保护法实施条例》第二十八条、第三十七条还特别提出建立藏品档案制度问题，这些法规及规范性文件强调了建立博物馆藏品档案的必要性，突出了藏品分级管理原则，此前的藏品档案规范化管理主要侧重于建档制度，博物馆藏品档案制度则包含建档后的管理规范。

二、云南铁路博物馆藏品档案规范化管理的完善建议

1.完善藏品档案规范化管理体系的内涵。藏品档案是科学、准确、完整地反映藏品全部情况的记录材料。藏品档案内容是由其记录对象，即博物馆藏品决定的。藏品是“博物馆化”的“物”，对于它的记录涉及藏品搜集、接收、鉴选、鉴定、定级、登记、分类、保护、修复、使用等各项管理工作；藏品具有物质性、直观性和复杂性，想要通过档案再现藏品，则需借助文字、照片、拓片、摹本、绘图、印章等多种记录手段，由此藏品档案的规范化登录须要涵盖各项记录内容，规范各种记录手段。同时随着社会的发展，出现了藏品电子档案，新形式的藏品电子档案直接脱胎于纸质档案，二者各具功能与优势，虽在内容上联系颇多，但因信息载体的差异，还需配备各自适用的管理制度。藏品档案各项内容的规范化登录、藏品档案管理全过程的规范化以及对各级各类、不同介质的藏品档案规范化管理构成了藏品档案规范化管理总体。

2.藏品档案各项内容的规范化登录。按照2009年国家文物局出台的《文物藏品档案规范》条例，藏品档案由档案材料的记录内容和属于归档范围的文件材料两部分组成。记录内容包括藏品本体属性信息、管理工作信息、研究利用信息及保护修复信息。属于归档范围的各种文件材料包括《文物藏品登记表》、照片、拓片、摹本、绘图、相关文件材料、相关文献资料及电子文件。相关文件材料主要指在云南铁路发展过程中征集、鉴定、入藏、编目、保管、保护、利用和研究等工作过程中形成的行政文件、法律文书和其他相关资料。相关文献资料主要指与铁路文物藏品有关的具有保存价值的历史文献、专著、论文、研究报告、文摘、报道等文字资料和录像带、录音带、幻灯片、底片、电影胶片等影像资料。电子文件内容包含与文物藏品有关的各类数字化文字、图表、声像资料等，并以光盘或电子移动硬盘为载体保存。《文物藏品档案规范》附录中，逐项规定了《文物藏品登记表》的登录要求。2013年出台的《馆藏文物登录规范》对于藏品基本信息、管理信息、影像信息的登录作出了规范性说明。按照云南铁路博物馆藏品文物的实际品种来看，藏品保护修复信息的登录还可参照《馆藏金属文物保护修复档案记录规范》（WW/T0010-2008）、《馆藏纸质文物保护修复档案记录规范（WW/T0027-2010）等。尽管藏品档案各项内容的登录规范已基本齐备，但云南铁路博物馆对于藏品分类、定级、藏品管理工作信息、研究利用信息以及属于归档范围的各类文件材料的具体登录内容及标准还有待细化。

3.现行的藏品档案管理规范主要针对纸质档案制订，档案装订方式、幅面尺寸、专用袋规格、卷盒规格、制作档案的书写材料及工具等方面的规定仅适用于纸质档案。相较而言，以藏品信息化管理为基础的藏品电子档案管理略显滞后未及时跟上现时的要求，没有规定详细的不同介质藏品电子档案的登录格式、归档标准、共享信息、管理规范等。因此云南铁路博物馆也应与时俱进，及时对馆藏的藏品信息化管理制订相应的、与国家及铁路行业相对应的“云南铁路博物馆藏品电子信息管理办法”、“藏品电子档案登记规则”及“藏品信息详细登录办法”等。可以依据2001年国家文物局颁布的《博物馆藏品信息指标体系规范》及《博物馆藏品二维影像技术规范》等，以及后面又制订的《博物馆藏品信息指标著录规范》及《博物馆藏品声像信息指标规范》等的规范条例。这些行业规范条例的出台有助于我们云南铁路博物館建立标准化的藏品电子档案，为以后全面实现全国藏品信息的统一管理和资源共享打下基础。同时胶片档案也未进行很好的统一规范的电子建档和管理，因此云南铁路博物馆藏品电子档案的保管、维护、利用等工作也有待与国家标准形成统一的管理工作规范。总体而言，云南博物馆藏品档案管理制度已经确立，并呈现规范化、标准化的发展态势，然而，要建立全方位、多层次、与全国统一的规范化管理体系还有待不断探索、研究、不断完善、细化，这将是今后云南铁路博物馆藏品档案的管理工作需要进一步完善的地方。

参考文献

[1]吕军.藏品管理学[M].吉林大学出版社，1996.

[2]编委会.中国大百科全书·文物·博物馆[M].中国大百科全书出版社，1993.

[3]王建平.论博物馆藏品信息管理[J].中国博物馆，2001（2）.