浅析电子档案管理的工作要点

[摘要]电子档案管理是现代档案管理的一种形式，而且这种形式在很多的单位都采用。此种管理方式较为先进，而且还能有效的管理，同时电子档案管理要比传统的档案管理有较多的优势，本篇文章主要是分析了电子档案管理的工作要点。

[关键词]电子档案；管理；传统方式；工作要点

一、电子档案管理体系

1、集中统一管理电子档案 现在的各个单位在办公的时候，基本实现自动化，也是因为这个原因，出现了更多的电子档案，但是档案需要签署之后才能进行保存，可是大多数原有电子档案，还是留在最初形成的部门，其中有大量的档案没有被归档，仍属于分散状态。这种状态与档案发展不符，因此各单位要对电子档案有效的管理。如果没有条件可以为电子档案创造条件，将所有分散的档案集中，在最后统一的管理。统一管理主要是为了方便，电子信息的搜索，也简化了人们利用电子信息的步骤，还能方便各个单位对电子档案的规划。各个单位在管理电子档案的时候，要有一个统一的管理方式，在此基础上建立管理制度，以便能够对电子档案统一管理，然后开发利用档案，这样也可以让电子档案保持完整。而统一的管理也能让管理部门节省管理的花销，同时还能加强与其他部门的交流。各部门以及各单位对电子档案的管理不是强调形式的统一，而是要求本质上实现统一管理。2、纸质档案和电子档案双套归档。现在很多的电子档案在归档的时候，都向纸质档案转化，然后以纸质档案的形式保存。主要是因为电子档案还是存在一些不足，尤其是管理技术以及方法上，有着一定的缺陷，而且点在档案的管理需要使用到管理设备，但是很多的单位并没有管理设备，因此只能转化成纸质档案。尽管目前为止还是没有找到一个恰当的方式，可以彻底的解决这个问题，但是采用两者双套归档的方式还有有效的。这种双套保存的方式在很长一段时间内都会存在。这并不是重复的工作，只是不能避免的现象。采用这种归档的方式即使没有强大的技术水平支持，管理人员也不能随便的将所保存的档案变为纸质档案，仍旧保留电子档案的形式进行保存。双套归档的形式有合理性，但是还是有不利的一面，用这种方式归档，就要需要使用两种管理系统，而且这；两种系统之间还有有一定的联系。纸质档案的目录中，也要有电子档案中的有关信息，例如存在的地质以及方式等，还有档案的编號。而且电子档案的信息要与纸质档案的信息保持一致，一方的信息要更改，另一方也要随之改变，这无形之中增加了档案管理的工作量。

二、电子档案的管理原则

1、规范性原则。管理电子档案需要几个原则，其中最基本的原则是规范性，而且这个原则也可以保证电子档案在日后的时候，有效的利用。在规范性的原则下管理电子档案工作要有一定的工作标准，并且这个标准最好可以与国际的标准相同，在管理的时候，也要有技术模式，采用的格式是文本格式。电子档案在提供服务的时候，需要利用网络来实现档案的传递，因此在网络上对电子档案的整理都要符合规定，而且传递的标准也是统一的。通过这种方式可以提高电子档案的利用率，以免在存储或者是转换的时候，浪费资源，在规范性的原则基础上，才能实现档案的信息化。2、可靠性原则。对于电子档案而言，可靠性是其发展的动力，人们对电子档案还存有质疑主要是因为电子档案还有不确定以及不可靠性。因此人们可以更改电子档案，而且档案在更改之后，没有任何的痕迹，人们很难判断，该档案是否被更改。而且在控制电子档案上使用的是特殊的技术，人们不能保证所有的电子档案都是可靠的。在提高电子档案的可靠性上，管理人员做了和很多的努力。技术手段是提高可靠性的一个必要手段，除了技术之外，国家也颁布了有关的法律，在管理电子档案的时候，坚持严格的管理制度，封堵一切存在的管理漏洞，保证电子档案在收集以及保存上都要做到真实有效。此外，在整理档案以及鉴定的环节，要有备份，以免档案失真，从而保证档案的可靠性。3、效率原则。由于档案工作有难度，因此在对其的管理上，要保证管理的效率。首先，在开始管理工作的时候，要综合分析研究管理工作，然后确定一套有效的管理方案，管理方案中要有工作流程以及管理方式，使得管理工作能够有一定的效率。同时对电子系统加工，使其成为推动档案信息的一个助力。在对电子系统建设的时候，投入的较多，但是大多数都是一次性投入，而且取得效益长远。

三、电子文件的归档

1、归档要求 （1） 归档的电子文件应齐全完整， 凡是归档范围内的文件均应及时归档， 不得分散保存。（2） 归档的电子文件应经过一定的整理和编辑， 并划分保管期限。整理工作由文件形成部门具体负责， 整理方案由档案部门统一决定。（3） 档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定， 各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交， 档案部门检查后归档保存。2、归档范围 由于电子文件产生与利用的环境的特殊性， 其归档范围与其它介质档案相比有不同的特点。电子文件归档范围不仅包括文件本身， 而且对产生电子文件的支持文件、数据文件及其它有关文件一并归档。（1）支持性文件， 指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。（2） 数据文件， 指各种数据材料。由于数据在不断地变化、更新， 应对原始数据每隔一段时间定期拷贝， 并将拷贝文件归档。（3） 与电子文件有关的各种纸质文件，主要有： 产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；电子文件形成过程中产生的一些纸质文件， 如设计任务书、程序框图、技术鉴定材料等；重要的保管期限长的电子文件的纸质载体打印件以及文件的不同稿本。

四、结束语

也许现在很多单位的电子档案管理体制，以及相关模式技术的研究仍旧停留在表象和起步的阶段。然而我们有理由相信，在今后的工作中随着系统的完善和推广应用展开、知识管理技术以及理论研究的进步，我们的档案管理技术将更加成熟和完善。

参考文献

[1]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D].中南大学，2013.

[2]董智康.电子档案管理系统的分析与设计[D].厦门大学，2013

作者简介

陈禹霏，1989年1月5日，女，籍贯山东，硕士研究生，助理馆员，黑龙江省第二医院办公室工作，负责院内的文秘、档案、印鉴、收发文件等行政工作。