高职院校图书馆开放状态下图书抽样清查的实践与思考

2016-05-30 08:10郭小江
亚太教育 2016年30期
关键词:高职院校图书馆

作者简介:郭小江(1980—),男,汉族,广东湛江人,馆员,大学本科,研究方向:高校图书馆管理与读者服务。

摘要:高职院校图书馆图书清查是一项重要的工作,同时也是一项复杂和艰苦的工作。本文以广东科学技术职业学院图书馆为例,从图书抽样清查的背景、图书清查前的准备工作、图书清查的工作流程和图书清查工作的思考4个方面,详细介绍在正常开放状态下如何开展图书抽样清查工作。

关键词:高职院校;图书馆;图书清查

中图分类号:G253.4文献标志码:A文章编号:2095-9214(2016)10-0204-02

图书资产清查是图书馆的一项基础性工作,是图书馆馆藏资源建设的重要组成部分。但是,由于清查的工作量大,历时长,情况复杂,又要正常开馆,因此要做到全面性清查图书资产成为了一大难题。

如何处理“重要”与“难题”之间的矛盾呢?下面以广东科学技术职业学院图书馆为例,介绍在图书馆正常开放状态下,开展图书资产抽样清查工作的实践。

一、图书抽样清查的背景

按照《广东省教育厅关于做好2016年行政事业单位国有资产清查工作的通知》的要求,依照学校资产清查工作的统一部署,图书馆的图书资产清查工作自6月22日起至7月15日结束。

在时间短、工作量大、人手不足,并且图书馆的服务工作不能停止,图书馆的一切工作也要正常开展的情况下,经向学校申请获批,图书馆抽样清查图书资产十分之一(我馆总共有纸质图书150多万册,约抽样15万册)。

二、图书清查前的准备工作

图书清查是一项复杂的工作,为了使清查工作顺利、有序开展,必须做好充分的准备工作。

(一)确定抽查图书的种类

既然是抽样清查,就要抽查有代表性,尽量能反映实际情况的图书。通过管理系统查询统计得知,近年来,我馆可借图书一年的利用率在8%左右,综合考虑了图书利用率、可借数量、馆藏分布情况、自然科学和社会科学图书、易操作性等因素后,确定对C类、G类、K类、TG类图书进行清查。

(二)购买图书清查采集器

图书清查的方式有多种,我馆采用数据采集器进行在架图书条码采集,然后再通过电子表格处理数据的方式。由于原有采集器不支持图书的条码号采集,因此,需要购买先进的数据采集器。经过向学校申请同意,共购买了北京人天图书公司的图书采集宝8台,每台约4000元。

(三)清查工作人员安排和任务分配

在图书清查期间,图书馆的服务工作不能停止,图书馆的其他工作也要正常开展。因此,我们临时从各部抽调16名老师参加清查工作,16人分为8个小组。为了提高工作效率、保证工作质量以及事后验收核查,实行清查任务具体化,做到任务到组,责任到人。

(四)召开图书清查工作动员和培训会议

图书清查是一项十分辛苦的工作,工作量大,工作情况复杂,未免有人提出不同看法。因此,有必要召开一次动员大会,传达中央和广东省有关此次资产清查的通知精神,说明资产清查工作的重要性以及本次图书清查的来龙去脉,让全体馆员从思想上引起重视,统一思想,积极投入到工作中去。另外,需要对参与清查工作的人员进行培训。通过培训,让大家明白图书清查工作的流程、掌握采集器的使用方法、注意清查工作中可能出现的问题以及如何去解决等。

三、图书清查工作流程

在图书清查期间,图书馆的借还书业务正常开展。为了保证清查数据的准确性,在条码采集开始前,需要先通过图书管理系统统计导出有关数据,为条码采集后的数据处理提供客观且准确的依据。

(一)统计导出“借出未还”和“全部馆藏”图书明细

在图书条码采集开始前,及时通过图书管理统计导出“借出未还”图书的明细和“全部馆藏”图书明细两组数据,每一条数据包括条码号、书名和索书号。导出的数据,为后期的数据处理做好准备。

(二)采集“在架”图书条码号

条码采集是图书清查工作最主要,也是最辛苦的环节。

为了提高条码采集的效率,专门购买了北京人天图书公司的便携式智能图书采集器,此采集器有以下优点:体积小、重量轻、采集速度快、数据保存和传输安全等。

每天,各小组根据分配的任务,到各自的清查范围依次采集图书条码。在采集条码开始和结束时,要严格按照要求,准确填写“图书清查登记表”。登记表的登记内容包括清查人员、日期、开始时间、图书类别、起始索书号结束索书号、结束时间和清查册数。每天做好清查登记,目的在于明确责任,做为事后验收核查的依据。

为了保证数据的安全,防止数据丢失,做到每天备份采集数据。

(三)统计导出“采集期间借出”图书明细

在图书清查期间,图书馆的借还书业务正常开展。在架图书条码采集结束后,要及时统计导出清查期间借出的图书明细,防止数据的遗漏。

(四)数据处理

在架图书条码采集工作结束后,按类汇总采集的数据,形成C类、G类、K类、TG类4个电子表格文件;通过管理系统导出的“借出未还”和“采集期间借出”图书明细也分别按类形成4个电子表格文件;然后按类对三组数据进行合并,形成“实际馆藏表”;“实际馆藏表”与管理统计导出的“全部馆藏表”进行筛选,得到“丢失图书明细表”。

(五)数据处理结果的核查和处理

对于“丢失图书明细表”里的图书,并不一定全是实际丢失的图书。可能存在以下几种情况,第一是条码采集过程中,图书馆正常开放,有一些图书可能被在馆阅览;第二是工作失误,遗漏采集在架的图书;第三是遗失赔偿(赔钱)的图书。基于以上几种情况,各小组依照采集任务分配的范围,对照“丢失图书明细表”到书库逐一查找。

经过核查,最后得出“实际丢失图书明细表”。对于实际丢失图书,我馆采取两种处理办法,第一是流通率低,没有流通价值的图书,把书刊状态改为“遗失”,第二是流通率高的图书,补充购买复本,以满足读者的借阅需求。

四、图书清查工作的思考

我馆2008年底启用新馆,实行全开放,大开架,藏、借、阅一体化的管理模式。这一管理模式为读者提供了方便、快捷、舒适、高效的借阅环境,从而极大的提高了图书的利用率和读者的进馆数量。但是,存在美中不足之处,经过长期的观察和一些读者反映的意见,我们发现图书的丢失情况,特别是I、K类等流通率高的图书的丢失情况十分严重。

近几年来,我馆一直计划对图书进行清查,以摸清图书丢失情况,但由于种种原因未能实现。这一次,借着全国国有资产清查的东风,实现了我们的愿望,也了解到了我馆图书丢失的一些情况。

虽然允许一定的图书丢失率,但图书丢失反映了图书馆工作存在的缺陷。比如管理不到位、工作人员防盗意识不强、防盗系统落后和对读者爱护图书方面的培训、教育、宣传力度不够等,这为图书丢失提供了条件。因此,在今后的工作中,我们要重点从以上几个方面入手,加强管理、提高防盗意识,加大读者的教育和宣传力度,以减少或避免图书丢失现象的发生。

(作者单位:广东科学技术职业学院)

参考文献:

[1]林小群.图书馆图书清点工作实践探讨[J].当代图书馆,2006(2):52-54.

[2]叶翎等.图书馆全开放管理模式下汇文系统的图书清点[J].中华医学图书情报杂志,2010(2):74—77.

[3]陈国刚.图书资产的清查与管理[J].图书馆界,2010(4):63-65.

[4]王玲等.全开放模式下高校图书馆图书清点探索[J].河北科技图苑,2014(6):64-65.

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