高校人事档案管理信息化建设的问题与对策

刘佳颖　姚晔　丁爽　李博

摘 要：高校人事档案作为高校档案的重要组成部分，必须适应档案管理信息化的发展要求，这也是顺应是时代发展的需要。本文主要讨论了高校人事档案管理信息化的必要性，人事档案管理信息化建设中存在的问题，以及加强人事档案信息化管理的对策。

关键词：高校；人事档案管理；信息化

一、目前高校人事档案信息化建设中存在的主要问题

（一）信息化管理意识不强，管理水平落后

人事档案管理工作是人事管理工作中的一项基础性工作， 是做好人事管理工作的基础和前提， 但由于各种因素的影响和制约， 在日常的档案管理工作中， 信息化管理意识不强的问题表现得非常突出。表现在领导和工作人员两个方面， 有些领导对档案信息化的重要性认识不足，导致措施不到位，投入的力度不够[1]认为可有可无， 没有真正和领导政绩挂钩，没有作为一把手工程。虽引入了计算机管理， 但是闲置不用或很少使用的现象比较普遍， 工作人员无所适从， 日常的业务只限于打印材料等简单的劳动， 档案信息化管理的氛围不浓， 缺乏自发应用的原动力。所采用的设备大部分很落后， 若想在信息技术发展如此之快的大环境下从事档案的信息化管理已是步履为艰。

（二）缺乏完整统一的信息管理体系

高校人事档案信息时间跨度长、信息量多而复杂，各个部门信息不流通，导致人事档案信息分散，影响信息的完整性和准确度。首先容易导致档案材料不全，内容失真，真实性是人事档案的生命，若没有人事档案部门严格审核把关，及时发现问题、解决问题，就会给档案的利用带来困难。其次由于人事档案材料的不完整不能充分体现高校人员的特点，就无法对一个人作出全面完整的评价，不利于优秀人才的发现和选拔[2]。而各个部门使用不同的技术和不同应用模式的数据库软件，信息交流沟通起来较为麻烦，很难实现信息资源的共享。信息数据管理缺乏完整统一的管理体系，为人事档案管理信息化建设带来困难。

（三）信息化管理成本大，信息安全系统不健全

加快档案信息化管理，瓶颈是资金。要搞信息化，就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，还要开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后续的维修、更换和升级也需要费用。相对高校其他部门而言，各高校在档案管理上投入的资金非常少，造成目前档案信息化管理缺乏资金的局面。其中，人事档案具有高度的保密性，信息安全问题尤为重要。目前一些学校领导的安全意识淡薄，在日常管理和软件开发上都没有将安全问题放在首位。导致人事档案信息化管理缺乏应有的安全保障，人事档案网络管理平台所采用的技术大多很落后，有的甚至是被淘汰的技术，先进的技术和理念都没有得到很好的应用。

二、加强高校人事档案信息化管理的对策

（一）提高档案管理现代化信息建设意识

人事档案工作的特殊性造成了档案管理人员管理意识的封闭性，要改变这种局面，必须不断更新观念，勇于进取，认真学习国家的方针政策，关注改革开放的新形势、新问题，深入学习与实践科学发展观。对于人事档案管理信息化建设，还要加强高校领导的信息化意识，加强对此项工作的领导和支持，充分认识建立人事档案信息化建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，投入足够人力、物力、财力，保证人事档案信息现代化建设工作顺利的紧随时代的发展。

（二）建立健全人事档案管理制度和人事档案网络化管理体系

要使人事档案管理科学化，必须建立健全人事档案管理制度。如归档制度和档案材料送交制度。要完善高校用人制度，减少“弃档”的形成。要针对高校干部人事制度改革和人员流动等新情况、新问题，加强干部人事档案工作的政策研究和理论研究，推动干部人事档案管理工作向科学化、规范化、系统化、法治化方向发展。在人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时更新，使人事档案工作更加制度化，规范化。

建立人事档案网络化管理体系，加强信息资源库的建设，根据自身需要，积极开发相应档案信息管理软件，并利用管理系统收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个业务环节能够实行计算机的有效控制和管理[3]。首先建立高校人事档案信息数据库，将人事档案原始材料通过电子手段转换成数字模式存储到磁盘等设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用。其次要建立并完善高校人事档案数据库管理系统，将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。最后建立高校人事档案信息网站，通过网络将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间的良好互动。

（三）建立和完善信息化人事档案管理的相应规范

高校人事档案管理的现代化改造和提升，需要引进现代人力资源管理理论和模式进行全面反思，加强高校人力资源的合理开发、使用和规划。现代人力资源管理以人为本，在方法上运用科学，有一套培训、使用、组织和调配的合理系统，能够达到人力资源的优化配置，实现人尽其才、事得其人、人事相宜的管理目标。现代人力资源强调动态化管理，对人事档案管理中的心理因素、意识调节等进行优化配置，将人看成是一种战略资源，是对有回报的投资，是现代生产的核心动力。因此，现代人力资源管理要求人事档案管理要有战略眼光和前瞻性，能够预测和规划最佳投入和产出方式，吸引最具匹配度的人才，产生最大的效益。

（四）提高人事档案信息化管理人员的专业素养

档案管理人员素质的高低决定了高校人事档案工作的效率、水平和质量。根据国家对档案要实现人事档案工作的科学发展，加强人才战略的实施，务必建设一支政治可靠、业务精通、遵纪守法、甘为人梯、开拓创新的档案管理人员队伍。

参考文献：

[1]马长林，宗培岭等.档案馆信息化建设探论[M].上海：上海社会科学院出版社，2006.

[2]陈晓梅.浅析高校人事档案信息化管理存在的问题与对策[J].经济师，2012，08：71+73.

[3]王峰.浅谈信息化视角下的高校档案管理[J].法制与社会，2009，（2）.

作者简介：

第一作者：刘佳颖（1994—），女，河北承德人，河北大学管理学院2013级公共事业管理专业。

第二作者：姚晔（1994-），女，河北唐山人，河北大学艺术学院2013级音乐学（器乐）。

第三作者：丁爽（1996-），男，江苏南通人，河北大学经济学院2015级国际经济与贸易专业。

第四作者：李博（1994-），男，河北保定人，河北北方学院13级食品科学与工程专业。

（作者单位：1.河北省保定市河北大学；2.河北北方学院）