浅谈南京市矿山治理档案的数字化管理

徐巍巍

摘要：矿山治理档案资料是规范矿山环境治理项目管理的一项重要内容，是记录项目管理活动一个重要手段，也是项目实施过程中关键环节的证据。为深入开展全市国土资源“一张图”及综合监管平台建设，提高南京市废弃露采矿山环境整治工作的工作效率和监管水平，使矿山环境治理档案管理更加规范化、标准化，科学化，结合工作实际，从档案数字化管理和利用方面进行了一些有益的探索。

关键词：矿山；环境治理；数字化

一、南京市矿山治理档案管理的现状及数字化意义

（一）南京市矿山治理档案管理现状

为适应新形势、新要求，南京市政府成立了南京市废弃露采矿山环境治理领导小组，全面负责废弃露采矿山环境治理工作的组织、协调、指导、监督等工作，并在南京市国土资源局下设办公室。南京市依托国家示范工程、京沪高铁沿线（南京段）宕口治理等重点工程，对全市急需治理的109个废弃宕口开展了矿山环境治理三年行动计划。在治理过程中每一个项目都会产生大量的原始资料，例如：立项批文、方案设计、招投标、施工、监理、资金拨付材料等等，这些纸质材料一般都存放在处室里或者由各分局负责统一归档，进行日常的分解管理，目前还没有针对性规范的整理模式，在工作中都是参照普通的档案管理方式进行收集整理，仅局限于平时工作中简单的查询和调用，这就对我们及时开展科学规范的档案整理和利用提出了更高的要求。

随着当前国土资源管理信息化的发展趋势，需结合“一张图”建设将矿山环境治理相关内容纳入其中，加快推进矿山环境治理工作和跟踪管理工作，实现宕口治理项目相关内容的可查询、可录入、可更新、可监管、可统计，提高矿山环境治理工作效率和监管水平。而传统的档案管理与传播方式，即实施手工管理档案，信息形态主要以纸质等载体形式存在，只适应于传统的和以点到点的传播，即使经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，利用的覆盖面也相对较小，很难适应快速准确的利用要求，档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现。随着信息化建设的日益广泛和深入，档案数字化管理是档案管理工作发展的必然方向。

（二）南京市矿山治理档案数字化管理意义

《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31—2005，对纸质档案数字化的定义是：采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

档案数字化通常开展的方式，是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高科技，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

开展进行矿山治理档案的数字化管理，就是将纸质档案的数字化，以及电子文件及数码影像文件的集中统一的管理和应用，主要具有以下两方面的积极意义：

1. 对档案原件具有积极的保护作用。在日常工作利用中，网上查阅扫描件代替调阅纸质档案原件，使原件得到妥善的保存保管，有效减轻人员工作量，提高工作效率。

2. 在档案共享利用的空间和时间上，提供了更大的可行性和便利度。可以实现在“一张图”等统一平台的图形、数据、文档综合查询利用，快速简便地调阅自己需要的档案信息资源。数字化档案数据可以多量备份，实现多地保存和异地传输。

二、南京市矿山治理档案数字化管理需求

（一）需求概述

以“一张图”系统作为业务前台开展矿山治理的各项日常管理工作，档案管理系统作为后台做好各种矿山治理纸质档案电子化扫描数字化处理以及各类电子材料的整合、归档和数据提供利用工作。两个系统之间做好数据关联使用。最终实现在日常管理工作中需要查阅相关业务档案时，通过简单快捷的检索方法，如输入宕口名称或者代码，就能及时准确调阅各种业务文档、数据和图表。为日常查阅利用、日常数据更新和后续管理发挥积极作用。

在开展扫描操作时，利用高速扫描仪将纸质档案转化成电子档案，建立电子档案目录数据库，再结合大型存储设备，组成完整的矿山治理电子档案数据库。通俗而言，就是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。这种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。这种方式投入相对较少，对人员技术要求相对较低，又能较快满足对存量档案的数字化管理需求。在资金充裕、人员短缺的情况下，也可以委托专门的档案整理扫描公司，对存量矿山整治档案进行整理和扫描。

数字化的矿山治理档案以扫描文件形式存在，要妥善备份保存，至少备份两套及以上。按照档案主管部门要求，与纸质档案一起，实现双套制保存。

（二）功能介绍

建立数据处理和档案影像文档管理统一查阅的矿山治理的监管平台，实现以下几个功能。

1. 数据安全：采取先进存储设备，利用磁盘阵列存贮，建立专用数据服务器。数据实时进行多套备份，保证档案数据安全不丢失。

2. 保密权限：基于数据库的安全设计，可设定档案的查阅权限，区别人员的职责权限，对不同的用户赋予不同的查阅范围。

3. 查阅功能：在查阅档案时定位准确、查询迅速、图像清晰。这要求建立档案目录数据库时，要严格保证档案著录准确率。

4. 统计功能：监管平台通过设定的各种检索字段，可以快速准确统计各种数据，并做好日常更新统计。并将生成的电子报表及时归档。

5. 计划功能：根据统计功能模块的统计资料，利用经验公式，做出季度或年度计划预算提议，为相关部门提供参考。

最后两个统计功能，主要依靠“一张图”的有关数据统计功能实现。通过档案管理系统的各种数字化档案提供证据材料。

（三）作业要求

1. 采取流水线作业方式。按照工作流程将各个工序细化与规范化，做到分工明确，各个工序相互衔接，环环相扣，工作中互相配合与支持，提高工作效率。

2. 采取高速扫描，彩色与黑白相结合，对个别材料进行需要彩色扫描，大部分进行黑白或灰度扫描。

3. 在存量档案数量较大、扫描量较大时，也可考虑引进第三方监理进行日常检查和质量检验工作。日常的少量档案补充扫描的质量检验工作，可以由地环部门熟悉业务的工作人员担任，便于及时发现问题，及时改正。

4. 考虑运用条码技术管理档案，即在档案封面、卷内目录上打上条码，方便扫描和今后管理使用。

三、南京市矿山治理档案数字化操作流程

南京的矿山治理档案数字化在操作实施过程中，要做好软件开发与档案前期整理、扫描、条目录入、质量检查、扫描文件管理等全过程的协调配合问题。前期要细化做好矿山治理档案归档范围确定，扫描流程设计、扫描硬件配置等准备工作，过程中要重点加强质量检验，扫描后期要考虑做好人员配备，做好日常化的新增档案的数字化，实现矿山治理档案数字化的长效管理。

（一）档案分类整理，编制流水档案号

按照矿山治理档案分类细化要求，按照年度、类别、保管期限等进行分类整理、排序编页，暂不装订，待扫描完成后再进行装订。案卷目录和卷内目录的样式，应根据档案实际制定和调整。顺序编制流水档号。

（二）档案著录

矿山治理档案的著录，是实现今后档案检索查阅与管理的重要基础工作，所以对文字录入的准确性要求很高，工作量大。

著录内容按照国家《档案著录规则》（DA/T18）的要求录入，建立档案目录数据库。包括确定各具体著录项、字段长度和内容要求。通常包括案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。对于矿山整治档案特有的项目名称、项目位置、土地权属、组织实施单位、项目承担单位等，作为特殊著录项加以录入，便于今后的检索查询和统计。

（三）档案交接

矿山治理档案分类整理后按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数，并按实际页数填写详细的档案交接清单，由双方主管人员签字。

（四）档案的扫描

矿山治理档案材料原件扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。可以根据国家《纸质档案数字化技术规范》制定具体的扫描要求，扫描人员按照要求操作，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。

（五）图像处理

采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保矿山整治图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

（六）将扫描影像与著录条目挂接

可以通过软件，将质量检验后的扫描影像与系统的档案目录自动挂接，必要时手工辅助挂接。通过挂接实现再次的检验，验收合格做好记录。

（七）扫描后还原整理和装订

完成档案扫描后，安排专人负责案卷整理与还原。逐页检查，在预留装订边、不缺页、页面不颠倒，图件折叠符合要求等基础上，完成档案装订。按照已编档号入库上架排放。

（八）质量检验

对各作业流程环节进行质量抽检，重点阶段是完成扫描影像与著录条目挂接后，可以通过扫描影像的内容和数量，对著录项录入与案卷文件实体的标引等进行检查对比，发现不合格情况，及时登记并退回相应流程重新处理。

四、综述

矿山治理档案是对矿山环境治理工作的真实记录，通过档案的数字化管理，便于我们在总结经验的基础上，更加科学有效地开展矿山治理这项长期的工作，对国土资源工作保障社会民生、促进科学发展起到积极的推动作用。

（作者单位：南京市国土资源局）