高职院校档案资源信息共享途径研究

姜馨

摘 要：高职院校档案资源是每个高职院校自办学以来在教学与管理留下的宝贵资源，这些宝贵的资源一直以来都是学校赖以生存的保证，同时也是教师进一步优化教学的重要资料，因此一直以来档案资源都是各个高职院校非常重视的一个环节，同时很多高职院校之间也在进行着档案资源的互递，互相补短取长，寻求共同进步，随着网络技术的快速发展，高职院校档案资源信息共享有了更多新的方式，本文就新时期下高职院校档案资源信息共享的新途径进行探索。

关键词：高职院校 信息共享 新途径 档案资源

对于高职院校来说，档案是该学校历史和文化长期积累后的重要信息资源，同时也是一所高职院校在教学、科研以及管理等方面的真是记录，是证明学校科研教育的重要依据，同时具有很强的文化教育功能，因此它是高职院校最宝贵的财富。合理的利用和共享各高职院校档案资源，不仅对各个高职院校本身的发展有着重要的作用，这对社会的教育事业发展有着极大地推进作用，因而作为一名高职院校的档案工作者，应时刻创新自己的工作方法，加强学校与学校之间的共享力度，最大化的发挥好自身档案信息资源的优势，为学校和社会做出更多的共享。

一、高职院校档案资源信息的内含及分类

高职院校档案资源主要包括高职院校本身的党政管理、教学管理以及科研管理等活动中形成的各种信息以及来自上级主管部门或者兄弟院校等外界给高职院校分发的相关信息，同时也包括一些处理完毕的、经过鉴定或者整理保存下来的档案信息。总体上来说，高职院校的档案资源的形式主要有以下几部分内容。

第一类是基本目录数据库，即根据不同高职院校的各类档案的基本情况，通过将一些案卷目录以及案卷内部的基本情况进行分类，按照档号、题目、责任者、时间、主题词等基本情况进行标引形成的原始档案，并将其保存下来后形成的基本数据库。第二类数据库则是专题数据库，它指的是各专业自身的专业数据库，比如教学类档案可以将学生平时成绩、综合成绩、点名册、试卷分析、上课记录等内容记录下来形成一个专题数据库，科研类档案可以将近年来教师发表的各种科研论文、科研成果收集下来，形成一个专题数据库等。最后一类信息资源数据库为全文数据库，即将高职院校的档案资源中的可以公开利用的一些档案资源，比如党政、声像、实物等内容进行归档，通过扫描或者拍摄的方式形成电子档案，并以档案管理软件为操作平台，著录档案基本内容，建立相应索引数据库，实现档案全文原貌在网络环境下共享。

二、高职院校档案资源信息共享的必要性分析

将信息资源共享的实质其实是一种协调信息资源的方式，通过对一定区域、数量及部门上的档案信息的共享，使这一区域的用户能够最大限度的获取更多的想要获取的信息量，充分发挥信息资源的最大效用。高职院校的档案信息资源共享指的是在信息技术与现代化管理理念的武装下，通过网络技术将各校的档案联合一体，有效整合高职院校的档案信息资源，使各校的资源互相之间可轻松获取，有效的整合了各高职院校中的档案资源，使社会组织与公众对高职院校的了解更加深入，最大优势的发挥出高职院校档案信息的价值。高职院校档案资源信息共享的必要性主要包括以下几个方面。

（一）有利于加强各高职院校之间的信息交流力度

高职院校档案资源共享有利于学校与学校之间的信息交流力度，任何一个高职院校要想发展，必须处在一个和谐的办学氛围之中，与其他高职院校实现互相交流与合作，从而在合作的过程中谋求更高的发展。与其他学校进行合作的模式可以是多样的，但总体上来说包括两种模式，一种是直接进行学术交流，比如到某校参观拜访，与学校进行某种项目的合作，派学生到某高职院校访学等形式，这些形式直接到校进行交流的，另外一种形式则是通过网上进行资料共享，也就是我们所说的档案资源共享的方式，即每个学校将自己可以公开的档案资源上传至网络中，其他学校的教师和学生都可以通过网络查看该学校上传的资料，从而更加轻松的实现信息交流。与第一种形式相比，第二种形式显得更加便利一些，足不出户就可以轻松获取对方资源，因此这种方式更加有利于加强高职院校之间的信息交流力度。

（二）有效提高综合办学质量、充分发挥资源优势

很多人認为高职院校之间的关系应该是互相竞争的关系，因此之间不应有所来往，其实这种观点是片面的，高职院校之间确实有竞争，但如果因为竞争就不交往，学校与学校之间都是蒙头工作，是很难提升自身综合实力的。档案资源共享的另一个优点在于通过共享档案资源，不同学校之间可以轻松的获取对方成功的经验或者失败的原因，因此可以较为快速的实现资源信息的共享，当自己正好缺失某方面内容的时候，通过查阅兄弟学校的网络资源，正好能够找到相关的内容，这样就会节省更多的时间，同时还可以让每个学校之间共享这些教育资源，全面提升各个高职院校的整体办学质量。

三、高职院校档案资源信息共享途径研究

（一）转变以往传统观念，自觉提高档案合作意识

之所以要转变传统观念，主要是因为很多人认为高职院校之间的关系应该是互相竞争，互相隐蔽的关系，即自己有什么东西不应告诉别人，不然就是暴露自己的机密，另外还有一部分人愿意与其他院校进行资源共享，但共享方式仍处在互访互借的模式思想之下，不能很好的创新自己的思想，不愿通过网络技术来提高学校之间的档案互访质量。其实，档案信息资源共享本身就属于一种高职院校之间的合作方式，因此档案资源能否真正实现资源共享，这主要取决于各高职院校之间对资源互相之间的合作态度及能否进行合作模式的创新。为此各高职院校的档案管理部门应逐步将传统的“小而全”、“大而全”的思想抛弃掉，更清晰的认识信息时代下档案管理的机遇以及挑战，从更加整体的角度认识档案管理的共享机制，走联合与集成的道路，将各个高职院校之间的严格界限打破，提高高职院校档案服务效能，同时应尽快将“以藏为主”的思想抛弃掉，转向为全社会服务的理念，从而更好的实现高职院校档案资源的共享。

（二）创建高职特色档案，优化整合档案信息

首先我们应该创建一个属于自己院校特点的特色数据库，特色突出对于资源共享是最基本的前提，如果每个高职院校的档案资源都是一样的，共享也没有太大的意义。就数据库而言，创建一个有特色的数据库，就是按照本校的发展特点进行有特点的创建，换句话说就是对该校最有价值的资源进行深加工，使其能够更加深入的发挥自己的优势，并将这些属于自身特点的档案资源以电子数据的形式存储在计算机中，并根据不同的检索层次对其进行数据库的划分，从而构建出独具特色的高职院校数据库，在进行数据库的创建过程中，各部门应严格遵守信息共享的原则，实现写作分工，为构建本校特色的档案资源做贡献。其次应加强对资源的优化整合，前面所说的丰富数字化的档案资源，并创建出属于自己特色的档案信息是资源共享的前提，而当真正实现这一目标后，接下来要做的就是围绕某一特定的主题，各高职院校之间进行信息互递和深入信息整合，将那些原本分散的档案信息资源合并在一起，从而达到高职院校档案资源的优化整合，当然这项工作不是一蹴而就的事情，需要长时间的努力方可实现。

（三）构建整体集成系统，让各高职院校轻松交流

目前很多高职院校已经意识到档案资源共享的重要意义，因此纷纷加快了资源共享以及信息化建设的步伐，合理的创建出符合本校特色的信息资源共享模式以及应用系统，初步实现了科研教务以及其他各类工作之间的网络管理模式，但是由于各高职院校在进行信息化水平建设的同时各校之间的水平存在一定的差异，加上使用的软件也有一定的不兼容性，导致很多高职院校部分在互访过程中仍存在一定的问题，为此各高职院校之间必须联合起来，建立起一套档案信息的集成系统，使各高校档案资源可以实现真正的共享。为此我们应从以下几方面努力，首先从技术上来看，各个高职院校首先应创建自己的档案信息资源库，并且用集成的手段构建对应的系统及档案资源库，为后期各高职院校资源共享打好基础，其次应研发一套各高校之间可以软件兼容的数据体系，从而让各兄弟高职院校之间可以轻松实现资源互访，最终形成一套统一且有具有不同特点的高职院校信息数据库。

四、总结

总之，在高职院校档案建设过程中，各高职院校之间的合作与交流是必不可少的，然而传统的交流方式既要花费大量时间，同时效率也相对较低，为此在网络技术高速发展的今天，我们有必要采用网络技术將高职院校的档案资源编入数据库，并通过网络传递到信息平台当中，当其它学校需要访问该校的档案或者相关的科研资源时，只需通过网络进入到数据库就可以轻松获得很多相关资源与信息，这样不仅能节省时间又能极大提高工作效率，所以这是一种非常有必要工作模式。各高职院校应首先解放思想，抛弃传统的以藏为主的思维方式，努力构建属于自己的信息库的同时加强信息资源的整合，同时构建整体集成系统，让各校交流不再困难。

参考文献：

[1]秦美峰.网络时代高职院校档案资源共享途径探析[J].合作经济与科技.2013，08.

[2]豆亚玲.网络化背景下高职院校档案信息资源的有效整合[J].新西部.2015，06.

作者简介：

姜 馨 （1982年9月16日-），女，福建三明人 本科学历，职称：助理馆员，研究方向：图书资料管理。

（作者单位：三明职业技术学院 福建三明市 365000）