关于信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考

曹丽娟

【摘要】在新的社会发展形势下，电子档案的出现给纸质档案的存在带来巨大冲击，但短期内电子档案又不可能彻底取代纸质档案，为此，本文就信息化时代背景下，电子档案与纸质档案的并存问题展开了思考。

【关键词】信息化时代；电子档案；纸质档案；长期并存问题

一、长期内电子档案与纸质档案必将处于并存状态的必然性分析

（一）从两种类型档案的优缺点来看。特点区别如下：

1.电子档案。硬盘、光盘、磁盘等都可以成为信息的存储介质和载体，且可以储存文字、影音和图像等多种类型和形式的信息。相较于纸质档案，电子档案在信息存储上具有密度性高的优势，极大地节省了存储空间。同时，与多媒体信息技术结合在一起的电子档案可以把本来单一形态的信息转换成音频、视频等多种生动形象的信息类型，且具有极高的信息处理速度、能够随时对档案信息内容進行更新，突破时间和空间限制，实现资源的共享。另一方面，电子档案也存在很多弊端，一是不同于纸质档案信息与纸质载体的不可分离性，电子档案中的信息和载体可以被分离开来，并且能够实现在不同介质之间的重复拷贝，这种完全与载体和记录方式脱离的档案信息存储形式一方面让档案信息的形成和调用不再受空间限制，一方面又使得电子档案内的信息很容易被不留痕迹地篡改或复制传输。

2.纸质档案。以纸张为信息记录载体的纸质档案中信息与载体是一个共同体，一方面，彰显了纸质档案信息的原始性与真实性；一方面，又暴露了信息与载体之间存在依附性这个弊端。一旦纸质档案完成，就很难将信息与载体这二者分离开来，同时，纸张等载体上所记录和承载的文字、图形等信息是人们获取档案信息的唯一方式和途径。另外，当时使用的文件可以直接留存，转化成纸质档案，对以往历史情况进行了客观的记录，属于容易让人信服的一种原始凭证。从保存角度出发，纸张和胶片形式的档案是最适宜长期保存的，只要在保存过程中注意避免给水解反应和氧化反应提供必要的产生条件，就可以将纸质档案的保存寿命延长，最长时间可达上百年，甚至是更长的时间。另一方面，相对于电子档案，纸质档案又存在工作量大、耗费大量人力、物力资源和存储空间以及效率低、受时间和空间限制，无法实现信息资源共享、管理困难等缺点。

（二）从档案管理方面来看。电子档案作为新时期发展起来的一种新事物，大多数人并不是很了解和熟悉它所具有的功能与作用，尤其是已经习惯于以往纸质档案管理的工作人员。在工作中他们很容易因为未能及时转变观念而忽视电子文件的收集和整理，导致电子文件的收集缺乏规范性，无法保证电子档案的完整性。另外，因为纸质档案存在时间比较久远，所以已经形成了较为系统和完善的管理体系，但并不适用于电子档案的管理，故在电子档案的收集、归档等方面仍缺少相应的管理制度。同时，鉴于电子档案对计算机和信息网络技术的依赖性，负责电子档案管理的工作人员必须掌握相关方面的知识和技能，比如，电子档案管理软件的管理、数据库信息录入、调用等。

纸质档案管理涉及收集、整理和鉴定、保管以及统计、检索、开发利用等多个程序和环节，且各环节之间联系紧密，再加上纸质档案所具有的唯一性、易损性、客观性等特点，使得纸质档案管理很容易出现各种问题，造成纸质档案的损坏或丢失。比如，归档环节出现个别工作人员将档案私自留用现象，引发档案流失或泄密问题。

二、信息化时代实现电子档案与纸质档案长期并存科学性、合理性的有效措施

（一）逐步完善各项管理制度和标准。面对档案的数字化、电子化发展趋势，应针对电子档案同纸质档案的转化问题、对接问题以及管理问题制定相应保障制度。比如，电子数据格式标准以及电子档案著录和标引规则的制定等。

（二）保证二者归档的同步性。鉴于种种原因，短期内电子档案与信息档案并存的状态是不会被打破的，所以，为保证档案信息的安全性，方便档案的管理和利用，要记录下各种类型有价值的档案信息，然后对它们进行集中处理，这样可以实现两种类型档案之间的优势互补。在同步归档的过程中要逐步、有序地实现纸质档案与电子档案的相互转化，加强两者之间的关联性，以免原始数据丢失后延误使用。

（三）注重档案管理设施建设。在档案的保管问题上，不管是电子档案，还是纸质档案，都需要具备一定的保存条件、空间和保管设施，这样才能够为实现档案信息的完整性与安全性提供有力保障。对于把“件”当作最小保管单位的纸质档案来说，单个的纸质档案并没有很大的信息存储量，但会形成很多的案卷，并且案卷数量会随着时间的推移越积越多，会需要大面积的存储空间；对于以光盘等为存储载体的电子档案来说，并不需要很多的存放空间，但却对电子系统、保管设施等有更高的要求。这样来看，就应该对电子档案与纸质档案并存状态下的保管设施建设加强重视。比如，统一安排满足防潮、防火、防尘和防盗需求的库房；配备符合国标的档案密集架等保险设施，以及复印机、扫描仪、去湿机以及刻录盘等现代化设备。

【参考文献】

[1]邓辉.浅析信息化时代电子档案的保障问题.中国新技术新产品， 2009（10）.

[2]薛红艳.信息化时代对电子档案的保护技术.黑龙江科技信息，2013（12）.

[3]赖宇凌.信息化新时代对于城建档案电子化的思考.办公室业务，2014（23）.