基建档案管理的实践与探讨

□刘　娜，翟　瑶

(1.中国科学院国家天文台，北京 100012; 2.中国科学院档案馆，北京 100190)



基建档案管理的实践与探讨

□刘娜1，翟瑶2

(1.中国科学院国家天文台，北京 100012; 2.中国科学院档案馆，北京 100190)

【摘要】本文首先探讨基建档案的定位，结合具体实践，提出基建项目不同阶段的管理方式和管理要点；同时，总结基建档案管理中对监理、总包和建设单位的不同要求，对基建档案管理的难点进行有益探索。

【关键词】基建档案;管理方式;管理实践

随着我国经济的快速发展，基本建设项目的发展也如火如荼。如何对基本建设项目的档案，特别是重大基建项目的档案进行管理是值得研究的课题。笔者将从以下方面进行探讨。

1基建档案管理工作的定位

基本建设项目档案，简称基建档案，是指在基建项目的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、项目验收全过程中形成的文字、图纸、声像等形式的全部档案。它是工程进行维护、管理、灾后鉴定、灾后重建、改建、扩建的重要依据。[1]

1.1基建档案管理的依据

国家制定的有关基建档案管理的标准有《建筑工程资料管理规程》(JGJ/T 185-2009)、《建设工程文件归档整理规范》(GBT 50328-2001)等；就不同地市基建的档案管理而言，有《北京市工程建设规范——建筑工程资料管理规程》(DB11/T695-2009)、《上海市工程建设规范——建设项目(工程)竣工档案编制技术规范》(DG/TJ08-2046-2008)等地标；从中国科学院基建档案的管理实践来看，执行《中国科学院基本建设项目档案建档规范》(ZKY/B002-2-2006)。以上国标、地标、院标均包含一个项目从决策立项到竣工验收全过程的文件资料，反映整个工程的建设历程。

1.2基建档案管理的责任划分

基建档案的形成主体较多，施工、监理、勘察、设计、总包、分包、业主等都对最终档案的形成负有责任。作为档案员，首先要了解各方职责。《建筑工程资料管理规程》(JGJ/T 185-2009)中规定：施工单位向建设单位移交施工资料，实行施工总承包的，各专业承包单位应向施工总承包单位移交施工资料；监理单位向建设单位移交监理资料；建设单位负责工程准备阶段文件和工程竣工文件的收集、整理与组卷，并在工程竣工验收前，负责接收、审查并汇总勘察、设计、施工、监理等单位及本单位各工作部门移交的项目档案。

明确各方职责，建立基建档案管理的责任体系，才能从根本上保证基建档案的完整性、准确性和系统性。

2基建档案的管理方式

笔者根据多个基建档案管理的经验，总结出不同阶段基建档案的管理方式和侧重点。

2.1工程开工前

在工程开工前，将档案归档的套数和验收标准写入合同或招标文件中。这样可以为业主提供归档的法律依据。如有特殊需求，在合同或招标文件中必须明确约定。例如中国科学院的基建合同中都需要约定：施工单位应整理一套(原件)符合中国科学院基本建设项目档案建档规范的档案移交建设单位；另编制一套与城建建设、规划管理有关的档案移交当地城建档案馆。[2]

2.2工程开工初期

工程开工初期，利用设计交底、图纸会审的机会，对参建单位进行档案交底培训。培训内容包括归档要求、归档标准、归档范围、归档渠道和业务流程等，并将最终基建档案验收标准发给各参建单位。档案交底培训有助于参建单位了解业主的档案需求，为最终验收做准备。

拨付工程预付款前，与监理单位共同审核分部分项划分表。分部分项划分表是基建档案开工初期施工单位必须报审的内容。根据分部分项划分表，建设单位档案员、参建单位资料员能对工程项目有所了解，便于开展预立卷工作。

2.3工程建设中到竣工验收前

在工程建设中，联合监理单位、项目管理公司等对施工单位的资料进行例行检查，可按月或按季度进行。月度检查能很好地督促施工单位整理资料。对于资料未按工程进度提供的扣付当月工程进度款，以经费制约的方式保障资料形成的同步性。

听取工程例会、监理例会、专题会议中各参建单位的档案工作总结，及时跟进各项档案进展。

在工程建设中后期，与施工单位、监理单位、项目管理公司等共同讨论该基建项目的档案归档范围；在取得城建档案管理机构出具的认可文件后组织工程竣工验收，以会签的形式确定该基建项目的档案归档范围，同时完成全部档案预立卷的工作。

2.4备案完成至档案验收前

工程竣工验收后进行档案汇总，移交城建档案馆备案。备案完成后，按照建设主管单位的档案要求进行档案验收，在支付工程结算款前完成档案整改和移交工作。

2.5保修期结束前

建设工程的保修期自竣工验收合格之日起计算。在支付保修款前，全面复核各参建单位移交的档案，确保最终整套基建档案的质量。

按照工程建设的不同阶段，以经费支付为节点，采用合同管理、档案交底、分部分项划分、月度检查、汇报总结、归档范围讨论等管理方式，可有效保证基建档案的最终质量。

图1　基建工程不同阶段档案的管理方式

3基建档案管理的要点

3.1归档材料必须为原件

原件按《英汉法荷德意俄亚档案术语词典》的解释，意为“区别于任何复制件的最初形成的文件。”按此定义原件的构成要素有两点：第一，非复制件。第二，最初形成的文件。[3]

在实际基建档案检查中，发现施工单位对于原件的理解很不准确。比如施工过程中试验资料、见证取样记录和测量资料，这些资料一般在现场试验时填写，原则上要求存档。但是施工单位认为工地条件有限，资料过脏不适合存档。然后提供加盖单位公章的复印件，以代替原件。还有一些单位用名章或电子签名替代手签字，这都是对原件的误解。

除了物资资料、试验资料等可能由外单位产生的文件外，其他归档材料均需原件，不能用名章、电子签名代替手签字，更不能以签名复印件加盖公章代替原件。

3.2注意图纸中的签章

对于施工图要有勘察设计企业和注册执业人员及相关人员的图章和签字，并加盖单位公章；对于竣工图要严格采用国家标准竣工图章样式50 mm×80 mm。竣工图章内8个签字框必须全部填写：施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。除了施工单位和监理单位的名称可以刻印外，其余都需要当事人手签。技术负责人和总监对图纸内容负责，需要在图纸审核通过后签字确认。[4]

3.3注意照片档案的收集

基建项目的建设过程中，要注意收集和保存关键过程照片。例如工程项目开工前的原地貌、地形，工程拆迁过程及开工、建设情况，施工过程中重要工序的验收，隐蔽前后照片，竣工验收等。这些照片可以直观地反映工程的建设过程，也可以在项目运行、维修、管理和改扩建等工作中发挥作用。3.4注意电子文件的收集

为了顺利推进档案电子化的工作，方便用户查询和利用，在施工过程中收集相应文档的电子版本是很必要的。在基建过程中，应要求所有设计、施工、竣工资料的纸质版相对应的电子版都保存移交。电子文件的名称与纸质文件一致，内容与纸质文件一一对应。特殊手写资料可扫描为PDF文件归档。重要材料如单位工程质量竣工验收记录、工程竣工质量报告、设计变更单、图纸会审记录、工程洽商、竣工图等需要扫描后归档。(卷内目录形成的电子文档刻成光盘，与卷内其他材料的电子版共存一张光盘内提交。)这项工作的开展对建设单位档案人员的工作非常有帮助。

4基建档案的管理实践

以上总结了基建档案的特点、管理方式和管理要点，以下介绍如何在实践过程中落实这些内容。

4.1充分发挥监理的职能

监理合同中应明确规定监理对基建档案的责任：负责监督和检查监理工作范围内的勘察、设计、施工等单位项目文件形成、积累、整理和归档工作。审查勘察、设计、施工等单位向建设单位移交档案情况，特别是竣工图制作质量；审查工作完成后，应对项目文件的真实性、准确性、完整性签署意见。[1]

除了在合同中明确约定监理的责任外，还应在监理大纲中明确加入“工程档案管理实施的细则”，用细则约束后续的档案管理工作。

要求监理单位配备专职的资料员，负责监理资料的收集、整理、组卷和移交。专职资料员还应会同专业监理工程师、业主、项目管理公司进行档案月度检查，并将检查结果在监理例会中进行通报，督促参建单位整改。

4.2充分调动总包单位的积极性

基建档案由形成单位负责资料的真实性、完整性和准确性，即“谁形成谁负责”。按照这一原则，实行施工总承包的工程，总包单位应负责审查和汇总各专业分包单位的资料。在实践过程中，总包单位的资料设有专职资料员管理，内容也较为完整齐全。但是对于分包单位的资料，总包单位往往并不关注，验收中也问题频现。

业主不熟悉各专业承包单位的工作内容，对其形成档案的质量更无从谈起。所以要充分调动总包单位的积极性。在支付总包管理费的同时，要求其承担分包单位资料管理的职责，不定期检查分包单位资料收集和整理的情况。

4.3建设单位全面负责

4.3.1前期档案提前整理

基建项目开工后，建设单位档案员可以整理工程准备阶段资料。准备阶段的资料一般包括立项文件，建设用地、征地和拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件、开工审批文件等。提前开展这些工作，可减轻档案员在基建档案验收时的工作量。

4.3.2编制作业指导书

基建项目参建单位较多，各单位档案管理水平参差不齐。建设单位可以汇总各单位资料移交中常见的问题，编制作业指导书，以教程的形式指导其归档。例如案卷封面样板，案卷目录和备考表填写方式，卷内目录样板、案卷组卷方法等。作业指导书的编写，可保证参建各方在档案形式上的统一。

4.3.3全面了解施工过程

建设单位档案人员要多走访工地，了解施工工序和流程，总体了解每个分部、分项和检验批可能产生的资料。在组卷过程中，按照施工的过程进行梳理，保证案卷之间的有机联系，也保持案卷形成的自然规律。

5基建档案的管理探讨

在基建档案的管理中，笔者有以下问题需要继续实践和探讨。

5.1对于接口档案的管理

不同专业、不同单位交叉作业的现象在基建工程中非常普遍，这也是基建档案管理中的难点。这些接口工作形成的档案互相关联，很难确定档案责任主体。比如设备安装工程对于设备基础工程的依赖度很高，设备基础工程往往是具有土建或房建资质的施工单位完成，而设备安装工程则是机电等专业施工单位。在交叉作业时会形成很多接口档案，如何管理这些档案，需要在实践中探讨和摸索。

5.2对专业承包单位档案的管理

在总包单位合同管理的范围外，业主有时会与专业承包单位直接签订合同。比如桩基、人防、消防、防雷、电梯等对施工资质要求较高的专业。对于这些专业承包单位形成的档案，业主很难掌握其完整性和准确性。在依靠监理单位、总承包单位帮助的同时，档案人员也需不断积累经验。

此外，基建档案管理中过程性资料的收集和保管、档案人才的培养等问题也需要在实践中不断探索和解决。

参考文献：

[1]中国科学院.ZKY/B002-2-2006中国科学院基本建设项目档案建档规范[S].

[2]中华人民共和国住房和城乡建设部.JGJ/T 185-2009建筑工程资料管理规程[S].北京：中国建筑工业出版社，2009.

[3]安小米，档案原件概念浅析[J].贵州档案，1995(6).

[4]刘娜，“天眼”工程档案管理的思考[J].中国档案,2014(2).

Practice and Discussion on the Management of Construction Archives

LIU Na1, ZHAI Yao2

(1.NationalAstronomicalObservatories,ChineseAcademyofSciences,Beijing100012,China;2.ArchivesofChineseAcademyofSciences，Beijing100190,China)

Abstract:This paper first discusses the positioning of construction archives, combining the concrete practice, proposes the management mode and management points of infrastructure projects at different stages. At the same time, it summarizes the different requirements of the supervisor, contractor and construction units in construction archives management, and explores the difficulties of the management of construction archives.

Key words:construction archives; management mode; management practice

【中图分类号】F284

【文献标识码】A

【文章编号】1008-9101(2016)01-0025-03

作者简介：刘娜(1986-)，女，山西临汾人,现工作于中国科学院国家天文台，馆员，研究方向：档案管理；

基金项目：中国科学院档案馆“中国科学院档案工作管理模式与规章制度探索项目”(DA02-2015-004)

收稿日期：2015-08-26

翟瑶(1986-)，女，湖北荆门人,现工作于中国科学院档案馆，馆员，研究方向：档案管理。