基于微信的高校学生事务档案信息系统架构与实现

王友建/江苏师范大学学生工作处

高校学生事务是高等教育人才培养系统的重要组成部分[1]，围绕学生事务组织架构、活动开展均形成了大量有价值的档案资源。这些档案资源对于高校学生工作的积累、优化和发展具有不可估量的价值。然而，大部分高校对学生事务档案的管理还停留在存与取的阶段，缺乏有效的设计与管理，造成档案资源占有者信息“孤岛”现象，学生事务档案的价值未能得到充分体现。因而，建立规范的管理策略，寻求一定的技术平台改变当前学生事务档案管理的模式，成为很多高校的迫切诉求。随着移动互联网的高速发展，微信作为一款可以实现多媒体即时通讯的软件迅速渗透到人们生活的各个方面[2]。微信客户群体的广泛性与微信技术的便捷性为学生事务档案信息系统的嫁接提供了可能。

1 高校学生事务档案的概念

我国高校学生工作实行的是党委领导下的党政共管体制，形成了两大共同运作的系统：思想教育系统和行政管理系统。思想教育系统形成了由团委、学生会为主体的第二课堂发展体系；行政管理系统形成了由学生资助、心理辅导、就业指导等部门组成的学生发展辅助支持体系[3]，而学生事务档案就是指在思想教育系统和行政管理系统运行中形成的，具有一定历史价值的文字、图形、图像、声音、动画和视像等各种资料。随着高校学生事务管理内涵的不断拓展，学生事务档案涵盖的内容也不断增加。具体而言，包含思政教育、学生管理、学生党建、心理健康、就业创业、学生资助、共青团工作、队伍建设等诸多方面，庞杂的工作决定了高校学生事务档案数量庞大、类型繁杂。由于高校学生事务管理具有独特性，高校学生事务档案呈现出周期性鲜明、文件格式繁杂、建设者流动性大、管理相对分散等诸多特点。

2 高校学生事务档案管理现状

第一，档案分类不够规范。当前高校学生事务档案的分类基本还停留在工作经验阶段，绝大多数高校学生事务档案没有明确的分类编目，分类取决于档案建立者的工作经验和管理习惯，特别是在单个文件的命名上更是花式繁多、随意性极强，这给档案的后续使用带来了极大不便。

第二，管理手段不够科学。由于信息化技术手段在高校的普及，高校学生事务档案已经基本实现了数字化。但档案管理模式仍停留在传统的单机管理模式的层面上，数字档案分散保存在不同档案工作人员的电脑中，缺乏统一的存储平台。

第三，档案调阅不够便捷。当前高校学生事务档案管理单机化、分散化的特征，使得档案调阅非常困难，且调阅的准确性和便捷性往往取决于档案工作人员的管理水平和责任心。此外，因档案分散保存在不同档案工作人员的电脑中，经常存在因为工作人员出差、休假等原因而使档案无法及时查阅的情况。再者，由于档案采取本地存储的方式，致使远程调档无法实现，数字档案的优势无法发挥。

第四，档案安全存在风险。单机化的档案管理模式增加了学生事务档案的安全风险，具体来说，采用单机化的档案管理模式，档案安全受制于单机安全，且这一管理模式往往缺少配套的灾备管理，出现重大意外时，档案极易丢失或损毁。加之档案分散保管在不同档案工作人员手中，单机出现意外的概率大大提升，增加了档案安全风险。

3 高校学生事务档案信息系统架构

高校学生事务档案具有数据量大、信息点多、数据类型复杂的特点，传统的档案管理模式已经不能满足现实需求。当前互联网技术特别是移动互联网的高速发展，为人们提供了不受时间与地理位置限制的获取信息的全新途径[4]，加之高校信息化建设环境相对较好、从业人员信息化素养和档案的信息化程度相对较高，这为构建基于移动互联网技术的学生事务档案信息系统提供了可能。由于高校数字化校园的建设起点较高，以及校内用户调取的需求相对单一，传统WEB方式的档案管理系统已经不能适应高校学生事务档案信息系统的建设需求，移动互联网技术，特别是微信的实时通信和良好的使用体验使高校学工队伍群体具有较高的使用率和黏着度，多种互动模式使信息交互更加灵活多样，新型的平台支持使电子档案系统应用开发更加便捷高效[5]。

3.1 高校学生事务档案的类目设计

学生事务档案信息系统的用户主体是学院一线辅导员和学院分管学生工作的党委副书记，因而基层学院学生事务工作中形成的全部档案必然要纳入到管理系统中。基于这一实际，笔者对当前基层学院的学生事务进行了梳理，并参考《高等学校档案实体分类法》以及《杜威十进制图书分类法》的分类和编目思想，为学生事务文档的整理提供标准化框架。系统共设置10个一级类目，89个二级类目，若干个三级类目，见表1。

表1 学生事务档案的类目设计

3.2 高校学生事务档案信息系统的设计

3.2.1 系统结构设计

微信作为一种划时代的移动信息技术终端，在青年群体中有较高的使用频率，因此基于微信开发高校学生事务档案信息系统就成为可能。基于微信的学生事务档案信息系统由用户层和对应的服务层构成，系统服务自下而上三层结构组成：基础服务提供系统的基础业务功能，同时可扩展和插拔其他业务服务功能；应用服务提供系统具体的业务功能；API服务提供外部访问接口，统一管理访问的次数、频率等。系统采用双门户模式，在桌面端以B/S（Browser/sever）结构作为档案建立者的输入门户；在移动互联网端以微信公众号作为开发基础，基于第三方校际接口开发应用模块，作为档案查阅者的访问门户。

3.2.2 系统开发工具

学生事务档案信息系统能够将原本零散分布的学生事务档案进行集中保存、整理、传递、查阅、统计，从而将传统的档案单机化管理模式转换为网络化管理模式。系统的开发应该着眼于功能的多元化、信息的集成化和使用的便捷性，综合考虑结构设计双门户的定位。在开发工具的选择上，应主要采用业内成熟稳健的开源项目和工具，这样在节省成本的同时便于系统的开发与维护。环境主要以Java EE、Eclipse、Maven为架构，以Spring Framework为核心框架，以Apache Commons、Jackson为主要开发工具。

3.2.3 系统数据库设计

学生事务档案信息系统以Oracle作为后台数据库，系统创建多个数据信息集，包括学生事务综合、思政教育、学生管理等10个模块数据库，在此基础上构建下一级89个子模块数据信息集。每一条数据均按照类目进行关联，同时按照建档年份进行分区，以便后续的档案查找工作。

3.2.4 系统安全设计

安全性对于一个数据库管理系统来说至关重要，就具体的档案管理系统而言，涉及到实体安全、软件安全、数据安全和运行安全等诸多方面。为防范安全事故的发生，学生事务档案管理系统与校园网采用统一身份认证的方式进行登录，根据不同权限开启权限控制，同时利用Iptables防火墙、日志、备份隔离等做法做好灾备工作。

3.3 高校学生事务档案信息系统的实现

3.3.1 微信端功能的实现

学生事务档案信息系统的门户通过微信端实现，无需开发独立的APP，在降低开发与运维成本的同时，也降低了用户的使用难度、增加了用户的黏度。该系统直接设置于高校官方微信的子栏目下，使用者只需要登录学校官微即可登录档案信息系统。使用者根据赋予的权限查询所需要的档案，档案按照10个一级类目，89个二级类目，若干个三级类目进行编排，使用者也可以通过搜索引擎完成档案的查询工作，查询的档案可以直接在手机端阅读、分享以及补充完善。

3.3.2 PC端功能的实现

学生事务档案信息系统的PC登录端基于学校学工系统进行设计，并通过现有学工系统实现跳转。可设置文档上传和文档统计两个模块，文档上传模块设置文档添加与文档列表两个子栏目，文档添加栏目可以选择添加文档的地址、文件名自定义、归属栏目、文档摘要、发布时间（系统默认）、发布状态（上传的文档可以修改，提交的文档不可以修改）等要素。文档列表栏目主要用于查询已归档的文档，包含搜索引擎（归属栏目选择、名称关键字搜索、发布状态定义），搜索到的文档可以直接点击预览、修改及上传。文档统计模块主要完成对阅档者权限部门归档文件的统计，统计内容包括文件个数、文档容量，等等。

3.3.3 用户权限的设置

学生事务档案具有一定的保密要求，尤其是一些学生个人信息的档案，因此，在设置档案查阅权限时需充分考虑用户权限的区分。在具体的权限设置上可采用两级权限的设置方法，即基层学院的辅导员、学工副书记有本学院档案的上传、修改及阅档权限，学生处、团委的工作人员有本部门学工档案的上传、修改及阅档权限，同时有基层学院单独提交档案的阅档权限。对于全校性工作中形成的档案不设定权限，实现所有用户共享，避免重复建档的情况发生。

4 结语

目前，高校学生事务档案信息系统建设处于起步阶段，系统建设是解决当前学生事务档案管理现状的有益尝试，特别是基于微信这种具有广泛用户基础、多样开发接口的新兴自媒体平台去架构信息系统，可有效提升当前学生事务档案的管理水平和层次。随着移动互联技术的发展，特别是互动、智能等多项传播方式的运用，基于微信的高校学生事务档案信息系统将有更大的拓展空间，从而逐步迈入“微档案”的新阶段。

注释与参考文献：

[1][3]朱红，李雪凝.我国高校学生工作与学生发展的关联性——实证研究发现了什么[J].高等教育研究，2011，32(08)：79-85.

[2][4]刘春年，陈通.基于微信架构的档案信息服务创新研究[J].档案与建设，2016，(01)：22-25.

[5]王萍.微信移动学习平台建设与应用[J].现代教育技术，2014，24(05)：88-95.